Eventmanagement – Was wäre wenn…

24.02.2014 |  Von  |  Geschäftlich
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Eventmanagement – Was wäre wenn…
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Ein Event zu organisieren kann durchaus von Anfang an perfekt funktionieren und reibungslos über die Bühne gehen. Allerdings muss man andererseits ebenso mit gewissen Herausforderungen oder Schwierigkeiten rechnen, die sich einem im Zuge der Planungen in den Weg stellen können.

So ist es denkbar, dass schon im Vorfeld bzw. am Veranstaltungstag das eine oder andere nicht wie geplant verläuft oder dass Dinge geschehen, die den Ablauf des gesamten Events gehörig durcheinander bringen können. Und eben jene Eventualitäten gilt es möglichst bereits im Vorhinein auf ein Mindestmass zu reduzieren. An sich ist dies jedoch leichter gesagt als getan. So jedenfalls könnte man meinen.



Gut gewappnet gegen alle erdenklichen Risiken

Gegen schlechtes Wetter können Sie noch nicht wirklich etwas ausrichten, wobei man diesem – je nach Eventkategorie und Publikum – gut und gerne auch mal humorvoll mit einem „Regentanz“ entgegnen könnte…Der sorgt zumindest kurzzeitig für gute Laune bei Ihren Gästen. In jedem Fall aber sind Organisationstalent, Flexibilität und der „Blick über den Tellerrand“ nahezu unverzichtbar, wenn Sie sich einen rundum erfolgreichen Eventverlauf wünschen und für Ihre Gäste nur das Beste wollen.

Ein gewisses Gefahrenpotenzial mit einkalkulieren

Neben den klassischen Wetterrisiken, die es vor allem bei Outdoor-Veranstaltungen in Kauf zu nehmen gilt, können freilich auch völlig andere unvorhergesehene Situationen eintreffen. Welche „Tiefschläge“ oder Hürden es diesbezüglich auch immer sein mögen: Bei erstmalig durchgeführten Veranstaltungen sind es in erster Linie die kleinen Missgeschicke, die mitunter grosse Wellen schlagen können. Events, die sich hingegen über einen längeren Zeitraum hinweg durch ein gut funktionierendes, fundiertes Konzept immer wieder bewährt haben, sind grundsätzlich einfacher kalkulierbar.



Gründe genug, um möglichst im Vorfeld adäquate Vorkehrungen zu treffen, um das Risiko für Ihre Veranstaltung gering zu halten. Sind die theoretischen Abläufe erst einmal geklärt und wirklich alle weiterführenden Fragen zufriedenstellend beantwortet, gehen viele Veranstalter davon aus, dass nun keine Fehlerquellen mehr vorhanden sein dürften. Irrtum. Denn selbst wenn von Ihnen und Ihrem Team alles bis ins kleinste Detail erledigt und erarbeitet wurde, müssen Sie dennoch die Kompetenz bzw. die Fähigkeiten und den Einsatz Dritter berücksichtigen. Und genau hier fangen die Probleme unter Umständen erst an.

Auch wenn Sie zum Beispiel nach intensiver Planung und Kalkulation zeitlich passend und zahlenmässig korrekte Bestellungen abgegeben haben, ist es durchaus möglich, dass eben Ihre Anforderung beim jeweiligen Lieferanten unsachgemäss oder schlimmstenfalls gar nicht bearbeitet wird. Lieferengpässe oder -ausfälle wären da die Folge. Und Ihnen sind in einer solchen Lage die Hände gebunden. Allerdings nur dann, wenn Sie keinen „Plan B“ in der Tasche haben… Stellen Sie sich abgesehen von dem mit Lieferschwierigkeiten einhergehenden Dilemma nur einmal vor, wie die weiteren Planungen aussehen würden, wenn plötzlich die gebuchte Location nicht mehr verfügbar wäre. Wenn Sie also gänzlich umdisponieren und einen neuen Veranstaltungsort suchen müssten. Vielleicht, weil die Verantwortlichen bei der Buchung versehentlich einen falschen Termin eingeteilt oder Ihre Reservierung gar gänzlich verschwitzt haben.



Unvorhergesehene Ereignisse

Was wäre zu tun, wenn es am Tag der Veranstaltung einen weit grösseren Besucherandrang zu bewältigen gäbe als ursprünglich angenommen? Oder wenn die im Rahmen einer umfangreichen Werbeaktion angekündigte berühmte Persönlichkeit aus unerfindlichen Gründen doch nicht zu Ihrer Veranstaltung käme? Nehmen wir ausserdem einmal an, die georderte Kapelle bzw. die Band oder der Alleinunterhalter, welche für die Gestaltung des musikalischen Rahmens zuständig sind, sagten kurz vor dem vereinbarten Termin ab.

Nicht auszudenken! 1’001 unvorhergesehene Dinge könnten also geschehen – ohne, dass Sie und Ihr Team auch nur ansatzweise Einfluss darauf hätten. Umso besser ist es angesichts dessen, wenn man diesbezüglich optimal gerüstet ist und über einen wohldurchdachten Plan B verfügt. Sicherlich ist es bei einer Vielzahl an Risiken oft nicht oder nur schwerlich möglich, Schwierigkeiten vorherzusehen oder sie schon vorab mit einzuplanen. Wer aber den nötigen Weitblick hat und für jeden noch so kleinen Step eine Alternative zur Hand hat, ist erfahrungsgemäss klar im Vorteil.





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Nahezu unbezahlbar ist im Bereich Eventmanagement ein gut funktionierendes, breit gespanntes Kontaktenetzwerk. (Bild: dagmar zechel / pixelio.de)

Durch Souveränität punkten

Nahezu unbezahlbar ist im Bereich Eventmanagement ein gut funktionierendes, breit gespanntes Kontaktenetzwerk. Getreu dem Motto: „Kontakte schaden nur dem, der sie nicht hat“, könnten Sie damit im Notfall auf so manche wertvolle Unterstützung zurückgreifen, wann immer Sie Hilfe benötigen. Achten Sie aber – unabhängig davon – stets frühzeitig darauf, für bestimmte Anliegen oder Arbeitsabläufe generell nicht nur einen Ansprechpartner zur Verfügung zu haben, sondern gleich mehrere. Diese vielversprechende „Basis“ ist von Vorteil, wenn es darum geht, mögliche Lieferengpässe zu verhindern oder rechtzeitig für Ersatz zu sorgen, wenn der „Promi“ es sich tatsächlich doch noch anders überlegt. Selbst die musikalische Untermalung durch einen Alleinunterhalter, eine Band oder einen Sänger kann durch eine adäquate Vorausplanung optimal gewährleistet werden.

Gesetzt den Fall, dass letztlich doch noch etwas Unerwartetes geschieht, ist es wichtig, dass Sie trotzdem einen kühlen Kopf bewahren. Unter diesen Umständen können Sie bei Ihren Gästen nämlich durchaus auch mit einer gesunden Portion Humor Punkte sammeln. Gelingt es Ihnen, mit dem Missgeschick souverän umzugehen und dieses durch die richtigen Worte zu „überspielen“, wird man Ihnen diesen Fauxpas ganz gewiss schnell verzeihen. Mit Souveränität und der nötigen Gelassenheit geht alles einfach leichter von der Hand. Es muss schliesslich nicht alles perfekt sein.



 

Oberstes Bild: © WoGi – Fotolia.com

Über Sandra Katemann

Sandra Katemann ist ausgebildete Bürofachwirtin im Personal- und Rechnungswesen, Werbetexterin und Coach und seit 2006 freiberuflich tätig. Sie verfügt über umfassendes Know-how in Sachen Marketing, Personalwesen, Redaktion, Konzeption, Presse- und Textarbeit.


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