Der Programmablauf auf Ihrem Event

27.02.2014 |  Von  |  Geschäftlich
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Der Programmablauf auf Ihrem Event
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Jeder erfolgsorientierte Geschäftsmann, der ein Event ins Leben rufen möchte, hat vor allem eines im Sinn: die Erhöhung des Bekanntheitsgrades seines Unternehmens, die Vorstellung der Produkte, Services und Leistungen sowie vor allem die mögliche Akquise von Aufträgen. Lobbyarbeit generell spielt in diesem Zusammenhang eine wesentliche Rolle, sodass von Anfang an alles passen muss. Ein wohldurchdachter Programmablauf bei Ihrem Event ist demzufolge das A und O.

So wichtig es ist, den gesamten Ablauf Ihrer Veranstaltung im Vorfeld möglichst perfekt zu gestalten, so sehr sollten Sie gleichwohl darauf achten, genügend Zeit einzuplanen, um in aller Ruhe Gespräche mit Ihren Gästen führen zu können. Denn wer weiss: Vielleicht ist dies ja die Basis für eine beginnende vielversprechende Zusammenarbeit, in welcher Form auch immer?



Den Heimvorteil nutzen

Schliesslich ist eine zielorientierte Kommunikation im Big Business alles, um langfristig erfolgreich zu sein. Mögliche Partner, Kunden und auch Fans lassen sich im Rahmen eines gut geplanten Events eben am besten generieren. Wie die Erfahrung gezeigt hat, ist das direkte Gespräch generell weitaus vielversprechender, als jede noch so ausgeklügelte Marketingstrategie, die online oder mittels Flyern, Werbebriefen und Co. abgewickelt wird.

Zeigen Sie Präsenz und stellen Sie sich dar – nutzen Sie im Zuge dessen Ihren „Heimvorteil“. Zwar haben Sie durch das Aussprechen bzw. das Versenden der Einladungen zu Ihrem Event bereits eine erste Hürde erklommen und Ihre Gäste dadurch animiert, tatsächlich zu Ihrer Veranstaltung zu erscheinen. Bedenken Sie diesbezüglich, dass Sie dies sehr wohl als eine Art Wertschätzung und Interesse bewerten dürfen.

Aber nun ist es erneut an Ihnen, aktiv zu werden und auf unterschiedlicher Ebene Punkte zu sammeln. Eben vor allem dadurch, zugegen zu sein und sich nicht mit überflüssigen Dingen zu befassen; zum Beispiel mit der Sorge, ob wirklich alles planmässig „über die Bühne geht“. Wenn das Programm bzw. sämtliche Abläufe explizit durchdacht sind, kann nichts schief gehen, sodass Sie sich nun ausschliesslich auf Ihre Gäste konzentrieren können.



Ein idealer Programmablauf könnte so aussehen:



  • Gesetzt den Fall, dass Ihre Gäste von weiter herkommen, bietet es sich an, sich frühzeitig um ihre Anreise zu kümmern. So ist es stets ratsam, ihnen schon mit der Einladung auch Hotelprospekte zuzusenden oder bereits Reservierungen in adäquaten Unterkünften – am besten in der Nähe der Event-Location – vorzunehmen.
  • Wie möchten Sie den Einlass gestalten? In Form eines Sekt- oder Champagnerempfangs? Oder ziehen Sie es vor, dass man sogleich an den reservierten Tischen Platz nimmt?
  • Die Begrüssung – entweder direkt beim Einlass oder im Rahmen einer kurzen Rede darf selbstverständlich nicht fehlen. Im Zuge dessen liegt es an Ihnen, die Feierlichkeit offiziell zu eröffnen.
  • Kontakte knüpfen ist das A und O. Mischen Sie sich unter die Anwesenden, begrüssen Sie die ihnen bekannten Persönlichkeiten, suchen Sie aber auch die Kommunikation mit den anderen. Vergessen Sie freilich nicht, Ihre Gäste untereinander bekannt zu machen.
  • Wenn die Festivität so mehr und mehr ihren Lauf nimmt, und auch die Musik ihren Teil zum guten Gelingen beiträgt, so brauchen Sie an sich nichts weiter tun, als „Ihr“ Fest zu geniessen. Gleichzeitig sollten Sie Ihr Ziel im Auge halten, den weiteren Erfolg Ihres Unternehmens zu ebnen und sich Ihren Gästen von der besten Seite zu präsentieren. Geben Sie sich so, wie Sie wirklich sind und verstellen Sie sich nicht. Das wirkt natürlich, nicht aufgesetzt und kommt stets am besten an.
  • Was wäre ein rundum gelungenes Event ohne Highlights? Stellen Sie als Höhepunkt Ihrer Veranstaltung prominente Persönlichkeiten vor, berichten Sie im Rahmen einer Rede von besonderen Begebenheiten im Unternehmen oder von dem neuen Produkt, rufen Sie Jubilare auf die Bühne oder zeichnen Sie ausgewählte Gäste aus, die sich durch bestimmte Besonderheiten in der jüngeren Vergangenheit positiv hervorgetan haben. Auch wäre jetzt der richtige Zeitpunkt, um die Gewinner eines im Vorfeld der Veranstaltung durchgeführten Preisausschreibens zu küren.
  • „Man soll gehen, wenn es am schönsten ist.“ In der Tat ist an dieser Redewendung ein Fünkchen Wahrheit. Wenn die Anwesenden zu später Stunde nach und nach die Festivität verlassen, sollten Sie es möglichst nicht versäumen, sich persönlich von ihnen zu verabschieden. Vielleicht trifft man ja dabei Verabredungen oder Vereinbarungen für ein weiteres Treffen?





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Programmablauf stets prüfen und adäquat überwachen. (Bild: Robert Kneschke / shutterstock.com)

Ein Event von Anfang bis Ende genau zu planen, ist mit Blick auf ein erfolgreiches Gelingen durchaus von Belang. Achten Sie aber bereits während der Organisation Ihres Events darauf, den Programmablauf stets mit Argusaugen zu prüfen und adäquat zu überwachen.

Dabei nehmen folgende Punkte einen besonderen Stellenwert ein: 

  • Haben Sie darauf geachtet, ausreichend Personal einzuplanen?
  • Inwiefern ist das zur Verfügung stehende Budget bislang eingehalten worden?
  • Sind den zuständigen Mitarbeitern Instruktionen dahingehend erteilt worden, was im Falle einer unplanmässigen Situation zu tun ist?
  • Wie ist es um die Genehmigungen bestellt? Liegen sämtliche Dokumente ordnungsgemäss vor?
  • Sind die Sicherheitsvorkehrungen in adäquatem Masse eingehalten?
  • Wurden sämtliche benötigte Gegenstände, zum Beispiel Veranstaltungstechniken, Dekoration und Co. zeitnah geordert?
  • Stehen die beauftragten externen Unternehmen, wie Catering-Service, Band et cetera tatsächlich wie geplant zur Verfügung?
  • Gibt es notfalls einen Plan B?

Überlassen Sie nichts dem Zufall, sondern überprüfen Sie jeden einzelnen Schritt gegebenenfalls auch mehrfach. Gewiss stehen Ihnen zuverlässige Mitarbeiter zur Seite, ohne Frage. Denken Sie jedoch auch daran, dass ein Mensch eben keine Maschine ist und folglich auch mal der eine oder andere Fehler unterlaufen kann. Daher gilt: „Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser…!“



 

Oberstes Bild: © Ivelin Radkov – shutterstock.com

Über Sandra Katemann

Sandra Katemann ist ausgebildete Bürofachwirtin im Personal- und Rechnungswesen, Werbetexterin und Coach und seit 2006 freiberuflich tätig. Sie verfügt über umfassendes Know-how in Sachen Marketing, Personalwesen, Redaktion, Konzeption, Presse- und Textarbeit.



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  1. Was macht eine Veranstaltung erfolgreich? › events24.ch

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