Wer zahlt was und an wen?

12.03.2014 |  Von  |  Geschäftlich
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Wer zahlt was und an wen?
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Bei der Planung einer Veranstaltung ist der finanzielle Aspekt natürlich das A und O. Nur mit einem fundierten, wohldurchdachten Grundgerüst ist es möglich, das Ganze erfolgreich über die Bühne zu bringen und im Zuge dessen vor allem auch nachhaltig davon zu profitieren.

Aber haben Sie sich einmal Gedanken darüber gemacht, mit welchen Kosten Sie überhaupt zu rechnen haben? Mit den finanziellen Aufwendungen für Essen, Trinken und die musikalische Untermalung ist es nämlich keineswegs allein getan.



Vor allem bei grösseren Events ist eine konkrete Kostenplanung von einer nahezu grundlegenden Bedeutung. Grundsätzlich kommen in dem Zusammenhang vor allem diese Faktoren in Betracht:

  • das leibliche Wohl der Gäste
  • das musikalische Rahmenprogramm
  • die Kosten für die Bereitstellung der Location
  • die Bezahlung der Helfer
  • der finanzielle Aufwand für die dekorative Gestaltung des Ganzen

Jeder dieser Posten gliedert sich wiederum in zahlreiche weitere, die ebenfalls mit einem gewissen Kostenaufwand verbunden sind.

Mit Blick auf die Buchung des lokalen Räumlichkeiten sind zum Beispiel die Mietaufwendungen zu berücksichtigen, die Nebenkosten, gegebenenfalls die Bereitstellung des Mobiliars sowie die Endreinigung. Inwiefern ist es diesbezüglich unter Umständen möglich, „in Eigenregie“ tätig zu werden? Hier kann die tatkräftige – im Vorfeld angekündigte – Unterstützung von Mitarbeitern und/oder Gästen hilfreich sein.

Vergessen Sie nicht, dass das Personal bzw. die vielen „helfenden Hände“ am Ende nicht leer ausgehen möchten. So fallen unter Umständen Kosten für die Techniker, die Kellner und Servicekräfte, die Garderobiere, das Deko-Team sowie nicht zuletzt für das Planungskomitee an. Gesetzt den Fall, dass Sie einen Catering-Service oder eine Event-Agentur als zusätzliche Unterstützung benötigen, werden Speisen und Getränke, Geschirr und Besteck, die Erstellung der Menükarten, die Anlieferung etc. in Rechnung gestellt.



Bei Unternehmensveranstaltungen macht es diesbezüglich Sinn, vorab von der Buchhaltung kalkulieren zu lassen, ob es günstiger ist, externe Unternehmen zu buchen oder stattdessen auf das Engagement der eigenen Mitarbeiter zu setzen. Allerdings ist in letzterem Fall der Fokus auf die Qualität bzw. das Know-how der Helfer zu richten. Planen Sie deshalb rechtzeitig im Vorfeld, welcher Mitarbeiter für welche Aufgabe jeweils am besten geeignet ist.

Auch bei der Dekoration gilt es, einen nicht unerheblichen Geldbetrag bereit zu halten – zum Beispiel für die Tisch- und Raumdeko, Stuhlhussen, Aussendeko, Beschilderung, Floristik und so weiter.

Insbesondere das Entertainmentprogramm an sich schlägt mit einem beträchtlichen Aufwand zu Buche. Band, DJ, Alleinunterhalter bzw. Animateure wollen bezahlt werden, aber auch die SUISA will in der Regel Bares sehen. Nicht zuletzt hat der Veranstalter obendrein die Verpflegungs- und Übernachtungskosten sowie Steuern und Versicherungen für die Entertainer zu zahlen. Bei A- oder B-Promis fallen gegebenenfalls sogar weitere Kosten für die Erfüllung möglicher Sonderwünsche an.



Bedenken Sie, dass man schon im Vorfeld tief in die Tasche greifen muss. So kostet nicht nur die Konzeptionierung bzw. die Erstellung der Einladungen, der Plakate und Schilder Geld; auch das Marketing bzw. die Verbreitung der Informationen zur Veranstaltung vorab sind buchstäblich nicht „umsonst“. Ausserdem ist das zur Verfügung stehende Veranstaltungsbudget – je nach Art und Umfang Ihres Events – bereits für die Gestaltung von Programmführern, Karten etc. zu beanspruchen.

Vor dem Hintergrund, dass viele Veranstalter ihren Gästen etwas besonders Gutes angedeihen lassen wollen, sehen Sie sich vielleicht mit der Frage konfrontiert: Wie teuer sind die Give-aways? Getreu dem Leitspruch: „Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft“, machen sich heute immer mehr Geschäftsleute bzw. Veranstalter und Co. die Tatsache zu Nutze, dass es schon mit kleinen Präsenten möglich ist, nachhaltig in guter Erinnerung zu bleiben. Werbegeschenke, wie zum Beispiel Spielzeug, Probepackungen, Feuerzeuge, Kugelschreiber und so weiter sind zumeist nicht nur recht nützlich und werden vom Gast somit im Alltag immer mal wieder gerne verwendet. Es dabei auch darauf an, stets aufs Neue das Logo bzw. die Firmenfarben vor Augen zu führen. 

Kostenplanung-Lisa-S.-shutterstock.com

Die Kostenplanung für Ihr Event sollte sinnvollerweise mit zuverlässigen Partnern Ihres Vertrauens erfolgen. (Bild: Lisa S. / shutterstock.com)




Die Kostenplanung für Ihr Event sollte sinnvollerweise mit zuverlässigen Partnern Ihres Vertrauens erfolgen. Um den finanziellen Aufwand in dem Zusammenhang so gering wie möglich zu halten, kann Verhandlungsgeschick nicht schaden. Dies ist schon bei der Buchung der externen Anbieter hilfreich. Versuchen Sie, Rabatte bzw. Skontozahlungen auszuhandeln oder bieten Sie bestimmte Gegenleistungen an. Häufig lassen sich auch durch bestimmte Vereinbarungen Kosten senken, zum Beispiel dadurch, dass Sie anbieten, auch die nächste Veranstaltung beim jeweiligen Anbieter durchführen zu lassen.

Grundsätzlich muss im Vorfeld geregelt werden, wer welche Kosten zu tragen hat. Natürlich lässt es sich nicht verhindern, dass Sie als Veranstalter den Mammutanteil zu tragen haben. Wenn es aber zum Beispiel gelingt, den Catering-Service zu überzeugen, die Kosten für Deko und Geschirrreinigung zu übernehmen, ist schon einiges „gewonnen“. Auch wenn Sie erreichen, dass das Management des VIP-Gastes in Eigenregie die Werbetrommel rührt, kann Ihre Kasse erfahrungsgemäss nachhaltig geschont werden.

Wer nicht vergleicht, ist selber schuld

Im Übrigen macht auch ein Versicherungsvergleich Sinn: In Bezug auf die unbedingt erforderliche Veranstalterhaftpflichtversicherung schadet es nicht, die Angebotsvielfalt im Internet auf Herz und Nieren zu prüfen. Mit ein wenig Geduld und Engagement lassen sich nämlich durchaus auch günstige Versicherer ermitteln, deren Leistungsportfolio umfassend und individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.

Wenn Sie – ganz gleich, um welchen Posten es im Einzelnen geht – am „falschen Ende sparen“, zahlen Sie letztlich womöglich drauf. Deshalb ist eine fundierte Kostenplanung von A bis Z buchstäblich „unbezahlbar“. 



 

Oberstes Bild: © arka38 – shutterstock.com



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Über Sandra Katemann

Sandra Katemann ist ausgebildete Bürofachwirtin im Personal- und Rechnungswesen, Werbetexterin und Coach und seit 2006 freiberuflich tätig. Sie verfügt über umfassendes Know-how in Sachen Marketing, Personalwesen, Redaktion, Konzeption, Presse- und Textarbeit.


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