Was bietet ein Tagungsservice?

28.03.2014 |  Von  |  Geschäftlich
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Tagungen, Kongresse, Seminare und Workshops werden in Wirtschaft, Politik und vielen gesellschaftlichen Bereichen genutzt, um Themen bekannt zu machen, zu diskutieren und sich auszutauschen. Nicht immer verfügen die Initiatoren über die erforderlichen Kapazitäten, um eine Veranstaltung selbst zu organisieren und durchzuführen.

Dafür werden externe Dienstleister benötigt, die entsprechende Unterstützung bieten. Darum kümmern sich Tagungsservices, Kongress- und Tagungsagenturen und andere Veranstaltungs-Dienstleister.



Eine Dienstleistung mit vielen Facetten

Tagungsservices haben sich in den letzten Jahren zu einem eigenen Geschäftsmodell entwickelt. Die Erscheinungsformen am Markt sind sehr vielfältig. Häufig sind entsprechende Angebote Teil des Leistungspakets von Hotels, Veranstaltungsorten wie Kongresshallen, Bildungseinrichtungen oder Tagungshäusern und kommunalen Einrichtungen zur Tourismus- und Wirtschaftsförderung.

Es gibt aber auch viele Agenturen, die sich orts- und veranstaltungsunabhängig auf Tagungsorganisation fokussiert haben oder Tagungsservice im Rahmen eines weiteren Spektrums an Eventdienstleistungen anbieten. Grössere Unternehmen verfügen über eigene Organisationseinheiten, die für Tagungsmanagement und -unterstützung verantwortlich sind.

Tagungsservice: Alles ausser Inhalt



Tagungsservices können sich praktisch um alles bei einer Veranstaltung kümmern, ausser um den inhaltlichen Ablauf. Das Veranstaltungskonzept wird vom Ausrichter vorgegeben. Das betrifft nicht nur das Veranstaltungsformat, die behandelten Themen, sondern auch die Zielgruppe, Teilnehmerzahl, Zeitrahmen und Gliederung. Der Tagungsservice realisiert die Umsetzung. Das Leistungsspektrum ist breit. Geboten werden unter anderem:



Vorbereitung

Der Tagungsservice ist für die Koordination der Aktivitäten zur Tagungsvorbereitung verantwortlich. Er schliesst die notwendigen Verträge mit anderen Dienstleistern ab, die in die Veranstaltung eingebunden sind, brieft und überwacht sie. Er organisiert das Catering, die Tagungstechnik und -medien, Übernachtungsmöglichkeiten, die Erstellung von Tagungsunterlagen und kümmert sich ggf. auch um ein Rahmenprogramm, zum Beispiel eine Abendveranstaltung oder Besichtigungen. Die in diesem Zusammenfang anfallende Rechnungsabwicklung nebst Tagungsbuchführung gehört ebenfalls zu seinen Aufgaben.

Kommunikation



Der Tagungsservice übernimmt die Einladung. Dabei geht es nicht nur um den Versand, sondern auch um Nachfassaktionen, die Verwaltung von An- und Abmeldungen, Hotelreservierungen, die Bereitstellung von Namensschildern, Programmheften usw. Gegebenenfalls wird auch das Veranstaltungsmarketing durchgeführt: Schaltung von Anzeigen, Konzeption und Betreuung eines begleitenden Web-Auftritts sowie die Bereitstellung von Presseinformationen sind einige Beispiele dafür.

Durchführung

Während der Veranstaltung sorgt der Tagungsservice vor allem für den reibungslosen Ablauf. Medien- und Raumcheck, Ablaufkontrolle, Teilnehmerregistrierung und Ausgabe von Tagungsunterlagen, Presseregistrierung und -betreuung, die Besetzung des Tagungsbüros und das Monitoring, d.h. die Erfassung der Teilnehmerzufriedenheit, sind dabei unter anderem zu leisten.

Nachbereitung

Auch nach der Tagung kann ein Tagungsservice den Ausrichter unterstützen. Die gebotenen Leistungen drehen sich vor allem um die Erstellung und die Verbreitung der Tagungs-Dokumentation, den Versand von Danksagungen, die Endabrechnung, die teilnehmerbezogene Datenbankpflege für mögliche Folgeveranstaltungen und die Evaluation der Veranstaltung.

All-Inklusive oder modular

Viele Tagungsservices bieten ihre Leistungen wahlweise als All-Inklusive-Paket oder als Modul-Lösung an. Der Veranstalter kann bei Modul-Angeboten jeweils die Teile, der er in Anspruch nehmen möchte, selbst auswählen. All-Inklusive-Pakete werden in unterschiedlichem Leistungsumfang gerne im Rahmen von Tagungspauschalen offeriert. Eine Tagungspauschale umfasst dabei jeweils ein bestimmtes standardisiertes Leistungspaket.

Wann ist Tagungsservice sinnvoll?

Die Entscheidung für oder gegen die Nutzung eines Tagungsservice ist das klassische betriebswirtschaftliche Entscheidungsproblem von Eigenfertigung versus Fremdbezug. Sie hängt von verschiedenen Faktoren ab: 

  • der eigenen Expertise des Veranstalters bei Tagungsorganisation und -management;
  • den vorhandenen Kapazitäten, um selbst entsprechend tätig zu werden;
  • der Grössenordnung und dem Charakter der geplanten Veranstaltung.

Davon, welche Voraussetzungen und Anforderungen hier im Einzelfall gegeben sind, hängt die Entscheidung ab, ob und in welchem Umfang ein Tagungsservice in Anspruch genommen werden sollte. Dies betrifft auch die Auswahl des jeweiligen Dienstleisters.

Wenn schon länger Erfahrung in der Planung und Organisation einer Veranstaltung besteht, der Tagungsort bereits feststeht und es sich um kleinere Tagungen oder Wiederholungsveranstaltungen handelt, kann sich die Nutzung eines Tagungsservice auf einige Grundleistungen beschränken.

Anders sieht es aus, wenn erstmals eine Grossveranstaltung mit öffentlichkeitswirksamer Ausrichtung in einem bisher noch nicht genutzten Format ausgerichtet werden soll. Zwischen diesen beiden extremen Punkten bewegt sich das Nutzungsspektrum. Dabei spielen natürlich auch immer Kosten-Nutzen-Überlegungen eine Rolle. Was kostet der Dienstleister und was spare ich oder gewinne ich an Kapazitäten, wenn ich auf die interne Leistungserstellung verzichte? Das gilt es abzuwägen.

Internet-Research-Angela Waye-Shutterstock.com

Den richtigen Anbieter finden. (Bild: Angela Waye / Shutterstock.com)

Den richtigen Anbieter finden

Wie lassen sich geeignete Tagungsservices finden, wenn ein geeigneter, übergeordnet tätiger Dienstleister benötigt wird? Zunächst bietet sich als erster Schritt die Internetrecherche an.
Die Anbieter präsentieren Ihre Leistungen mehr oder weniger ausführlich in ihren jeweiligen Online-Auftritten. Daraus lässt sich bereits ein erster Eindruck gewinnen. In der Regel enthält die Internet-Präsenz ein Kontakt- oder Anfrageformular, mit dem sich bereits ein erstes Angebot abrufen lässt. Bei komplexeren und grösseren Veranstaltungen ist aber in der Regel eine persönliche Beratung nötig, um eine fundierte Entscheidungsgrundlage zu erhalten.

Manche Anbieter informieren auch über bereits durchgeführte Referenzveranstaltungen. Wenn sich Erfahrungsberichte nicht über das Internet recherchieren lassen, hilft ggf. auch eine direkte Kontaktaufnahme mit dem entsprechenden Veranstalter weiter. Ein möglicher Weg zur Beurteilung ist natürlich auch, eine vom Tagungsservice-Dienstleister ausgerichtete Veranstaltung selbst zu besuchen und sich so einen Eindruck vor Ort zu verschaffen. Gerade, wenn es um wichtige und grössere Veranstaltungen geht, sollten immer mehrere Anbieter geprüft werden.



 

Oberstes Bild: © Andrey_Popov / Shutterstock.com

Über Stephan Gerhard

ist seit Jahren als freier Autor und Texter tätig und beschäftigt sich bevorzugt mit Themen rund um Finanzen, Geldanlagen und Versicherungen sowie Wirtschaft. Als langjähriger Mitarbeiter bei einem Bankenverband und einem großen Logistikkonzern verfügt er über umfassende Erfahrungen in diesen Gebieten.

Darüber hinaus deckt er eine Vielzahl an Themen im Bereich Reisen, Tourismus und Freizeitgestaltung ab. Er bietet seinen Kunden kompetente und schnelle Unterstützung bei der Erstellung von Texten und Präsentationen.


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