Eventplanung: Die Kunst, Angebote zu vergleichen

29.03.2014 |  Von  |  Geschäftlich
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Eventplanung: Die Kunst, Angebote zu vergleichen
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Wird die Planung eines Events erst kurzfristig in Angriff genommen, ist es durchaus nachvollziehbar, dass man bei der Auswahl der externen Anbieter häufig auf das erstbeste Angebot zurückgreift. Und genau hier verbergen sich oftmals echte „Kostenfallen“. Gehen Sie bei der Durchsicht und Prüfung der Angebote unbedingt mit Sorgfalt und dem „gespitzten Rotstift“ zu Werke. So sparen Sie nicht nur Geld, sondern auch Zeit und Nerven!

Sie planen ein Event und wollen einen Teil der Organisation an eine professionelle Event-Agentur abgeben? Eine durchaus sinnvolle Entscheidung, denn auf diese Weise bleibt Ihnen mehr Zeit, sich um das Wesentliche zu kümmern: Ihr Kerngeschäft. Allerdings sollten Sie bei der Auswahl der passenden Agentur nicht gleich auf den erstbesten Anbieter setzen. Denn gerade in dieser Branche fallen oft grosse Qualitäts- und Leistungsunterschiede auf.



Der Termin und die Location für Ihre Veranstaltung sind bereits festgelegt? Dann geht es nun darum, den richtigen Catering-Service, das passende Equipment, eine ansprechende Dekoration, die optimale musikalische Untermalung, das Entertainment-Programm etc. auszuwählen. Es macht Sinn, hier schon im Vorfeld die Spreu vom Weizen zu trennen. Zum einen ist es möglich, dass der eine oder andere Anbieter ausschliesslich auf bestimmte Event-Kategorien spezialisiert ist.

Andererseits kann es sein, dass man mit Subunternehmern zusammenarbeitet, deren Service- und Leistungsangebot im Vergleich teurer ist. Dabei ist es oft nicht immer auf Anhieb möglich, diesbezüglich im Vorfeld Qualitätschecks durchzuführen. Es empfiehlt sich daher, ein Probeessen zu veranstalten und erst danach eine Entscheidung zu treffen.

Die Zahl der Partyservice-Dienstleister ist mittlerweile sehr gross und somit mitunter auch recht unübersichtlich. Lassen Sie sich also bei der Auswahl der Angebote möglichst viel Zeit. Denn nicht nur die preislichen Aspekte sollten dabei im Vordergrund stehen, sondern zunächst einmal die Art und der Umfang des Leistungsportfolios. Idealerweise richten Sie dies nach der Art Ihres geplanten Events aus.

So genügt es zum Beispiel bei Messe-Events, Workshops oder Produktschulungen, wenn Snacks oder kleine Canapés aufgefahren werden. Bei Hochzeiten, Geburtstagen oder Jubiläen erwartet der Gast in der Regel weit höherwertigere Produkte. Wintergrill-Events, Strassenfeste oder ähnliche Veranstaltungen erfordern wiederum eher rustikale Kost. Es bietet sich an, je nach Anlass den passenden Caterer auszuwählen. Servicedienstleister, die nämlich üblicherweise vornehmlich Hausmannskost im Programm haben, stellen bei kostspieliger Feinkost, Häppchen und Co. oftmals noch einen zusätzlichen Obolus in Rechnung.



Sie wünschen einen Bierwagen? Das Internet hält zahlreiche Portale bereit, in denen Sie die Angebote vorab „zum Nulltarif“ prüfen können. Nicht immer sind diesbezüglich nämlich die lokalen Anbieter die günstigsten. Andererseits kann es jedoch gerade aus Unternehmersicht von Vorteil sein, trotz eines höheren Kostenaufwandes auf lokale Anbieter zu setzen. So kann der Zusammenhalt der Wirtschaft vor Ort unterstützt werden, was mit Blick auf weitere Events oder Projekte Ihres Unternehmens gegebenenfalls ein echter Vorteil sein kann. Versuchen Sie grundsätzlich, ein möglichst attraktives Preisangebot zu erhalten. In einem persönlichen Gespräch lässt sich diesbezüglich oft weit mehr erreichen.



In der Tat kann es oft hilfreich und kostensparender sein, auf regionale Anbieter zu setzen. Nichtsdestotrotz schadet aber auch ein Blick ins Internet nicht. Denn hier finden Sie meist nicht nur eine erheblich grössere Anbieterauswahl. Sondern die preislichen Konditionen können durchaus günstiger sein. Ein Nachteil im Gegensatz zur lokalen Suche ist allerdings, dass es nicht immer möglich ist, Preise zu verhandeln.

Wenn es um die Gestaltung des Rahmenprogramms geht, ist es angesichts der Vielfalt der Anbieter gewiss ein Leichtes, auf wirklich preisgünstige Entertainer bzw. Unternehmer zu stossen. Aber gerade in diesem Zusammenhang kann es oft von Nachteil sein, am falschen Ende zu sparen. Schliesslich wollen Sie Ihren Gästen doch etwas Besonderes bieten; etwas Aufregendes, das ihnen noch lange in guter Erinnerung bleibt.





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Die Konzeptionierung des Ticketings sollte möglichst einfach und klar strukturiert sein. (Bild: IKasparus / Shutterstock.com)

Die Konzeptionierung des Ticketings sollte möglichst einfach und klar strukturiert sein. So gross die Zahl der Eventticket-Anbieter, so gross sind allerdings auch die preislichen Differenzen. Und auch in Sachen Service und Engagement unterscheiden sich besagte Unternehmen oft erheblich voneinander. Während Anbieter A beispielsweise auf bestimmte Eventarten spezialisiert ist und durch besonders günstige Ticketpreise punkten kann, hält Anbieter B zusätzliche, lukrative Serviceleistungen bereit: zum Beispiel hinsichtlich einer preiswerten Ticketversicherung, kostenloser Stornierungsmöglichkeiten, die Möglichkeit, auch Weiterverkäufe durchführen zu können, Frühbucher-Rabattierungen oder preislich besonders attraktive Mitgliedschaftssysteme etc.

Bevor Sie sich für ein in Frage kommendes externes Unternehmen entscheiden, wägen Sie ab, welches am besten für Ihre Veranstaltung geeignet ist. Sofern die betreffenden Anbieter mit Subunternehmern zusammenarbeiten, informieren Sie sich nach Möglichkeit im Vorfeld über die entsprechenden Qualitätsstandards. Werden eventuell gar zusätzliche Highlights offeriert, die für Ihr Event von Vorteil sein können? Und wie sieht es mit der Meinung anderer Kunden aus?

Es schadet nicht, sofern möglich, die jeweiligen Kundenbewertungen einzusehen, um sich anhand derer ein besseres Bild vom Leistungs- und Serviceportfolio der Anbieter zu machen. Fragen Sie ausserdem nach Skonto- oder anderen Rabattierungsmöglichkeiten. Vielleicht besteht sogar die Möglichkeit, mit Blick auf künftige Veranstaltungen einen zusätzlichen Preisnachlass zu erhalten. Grundsätzlich gilt, gerade in Bezug auf die Planung von Events: Qualität geht vor Quantität. Ziel Ihrer Veranstaltung soll es doch sein, etwas Grossartiges und nachhaltig „Wirksames“ auf die Beine zu stellen. Drehen Sie also nicht unnötig an der „Kostenschraube“, nur um ein paar Franken einzusparen.



 

Oberstes Bild: © Seanika / Shutterstock.com

Über Sandra Katemann

Sandra Katemann ist ausgebildete Bürofachwirtin im Personal- und Rechnungswesen, Werbetexterin und Coach und seit 2006 freiberuflich tätig. Sie verfügt über umfassendes Know-how in Sachen Marketing, Personalwesen, Redaktion, Konzeption, Presse- und Textarbeit.


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