Die Geburtstagsfeier perfekt organisieren

14.09.2014 |  Von  |  Familie, Geschäftlich
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Die Geburtstagsfeier perfekt organisieren
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Wer eine Geburtstagsfeier organisieren möchte, muss an viele Dinge denken. Von der Location über das Catering bis hin zu den Einladungen, die Liste ist lang. Welche Arbeiten sollte man selbst durchführen und wo ist ein wenig Unterstützung nützlich? Die folgende Checkliste gibt Ihnen einen kleinen Einblick in den Ablauf der Organisation.

Sei es der eigene Geburtstag oder der der Eltern beziehungsweise der Grosseltern, jedes Event muss individuell geplant werden. Kriterien sind unter anderem die geplante Gästezahl, die Wünsche des Geburtstagskindes und das zur Verfügung stehende Budget. Einige Punkte dürfen auf keiner Feier fehlen und müssen rechtzeitig organisiert werden.



Die Location auswählen und dekorieren

Wenn Sie einen Geburtstag feiern, dann entscheidet die Anzahl der Gäste mit über den Veranstaltungsort. Bei einer grösseren Gruppe kann beispielsweise eine Etage in einem Restaurant gemietet, eine Stadthalle dekoriert oder der eigene Garten genutzt werden. In jedem Fall muss genügend Raum vorhanden sein, eventuell ist auch eine kleine Tanzfläche erwünscht. Die Räumlichkeiten sollten ansprechend dekoriert werden, so fühlen sich die Gäste wohl.

Nachdem Sie sich für einen Ort entschieden haben, stellt sich die Frage nach der Art der Dekoration. In einem Restaurant wird sie vielfach von den Betreibern organisiert, oder diese können Ihnen entsprechende Kräfte empfehlen. Bei einer Stadthalle oder einer ähnlich grossen Location ist meistens Unterstützung notwendig. Es muss ein Gesamtkonzept erstellt werden und es werden viele Elemente benötigt. Entsprechende Anbieter arbeiten schnell und stellen vielfach Mietobjekte, wie Blumenvasen und Girlanden, zur Verfügung.

Die Gästeliste zusammenstellen und die Einladungen verschicken



Die Gästeliste ist ein sehr wichtiger Punkt. Da die Zahl der Verwandten und Freunden oftmals sehr gross ist, dürfen hier keine Fehlentscheidungen getroffen werden. Damit kein Name auf der Gästeliste vergessen wird, empfiehlt es sich, mit der Zusammenstellung rechtzeitig zu beginnen. Sollten Ihnen dann zwischenzeitlich noch Personen einfallen, welche unbedingt eingeladen werden sollten, dann lässt sich die Liste noch abändern.

Die Einladungen sollten individuell wirken und einen professionellen Eindruck hinterlassen. Wichtig ist, dass das Design, die Schrift und die Wortwahl zu dem Geburtstagskind passen. Die Karte muss authentisch erscheinen, dann kommt sie am besten zur Geltung. Sie sollten unbedingt darauf achten, dass alle Einladungen gleichzeitig verschickt werden. Wenn einige Gäste die Karten lange vor den anderen erhalten, kann es leicht zu Missverständnissen kommen.



Die Herstellung der Karten lässt sich vielfach alleine nicht bewältigen. Gerade bei einer grossen Anzahl an Gästen ist daher eine externe Anfertigung der Einladungen notwendig. Sie können jede Karte per Hand unterschreiben, dann wirkt die Einladung persönlicher.



Leckere Speisen begeistern die Gäste

Das Essen ist ebenfalls ein wichtiger Punkt bei der Organisation. Haben Sie sich für eine Feier im Restaurant entschieden, dann wird ein Menüplan aufgestellt. Würden sich die Gäste die Gerichte von der Karte auswählen, dann könnte die Küche die Speisen nur in grossen zeitlichen Intervallen herausschicken. Besser ist es daher, den Gästen zwei oder drei unterschiedliche Menüs anzubieten; jene entscheiden sich im Idealfall bereits vorher für ein Essen.

Orientieren Sie sich bei der Auswahl an den Vorlieben der Gäste und stellen Sie unterschiedliche Angebote zur Auswahl bereit. Durch die zusätzliche Entscheidung für eine Beilage oder durch die Kombination mit verschiedenen Suppen kann die Vielfalt erhöht werden. Hierbei sind die Ressourcen der Küche zu berücksichtigen und das Menü muss ausgiebig besprochen werden.

Caterer. (Bild: Dotshock / Shutterstock.com)

Caterer. (Bild: Dotshock / Shutterstock.com)

In anderen Locations kann ein Caterer beauftragt werden. Dieser bietet ebenfalls verschiedene Menüs an, es müssen ein Vorgespräch und eine Auswahl stattfinden. In diesem Fall muss noch entschieden werden, ob Sie Keller und Kellnerinnen benötigen oder ob ein Buffet aufgebaut werden soll. Geschirr, Gläser und Besteck werden ebenfalls gebraucht, in vielen Fällen können diese Objekte beim Caterer gemietet werden.

Für Unterhaltung sollte gesorgt sein

Auf einer Geburtstagsfeier muss gute Stimmung herrschen. Die Gäste sollten unterhalten werden und sich gut amüsieren. Die Auswahl des Programms hängt von den Gästen und vom Geburtstagskind ab. Sie können beispielsweise eine Musikband buchen, einen Zauberkünstler für das Event mieten oder einen Schnellzeichner beauftragen. Sie kennen Ihre Gäste am besten und wissen, welche Vorstellungen diese haben könnten.

Im Aussenbereich lassen sich viele Unterhaltungsideen umsetzen. Von kleinen sportlichen Wettkämpfen über ein Grillevent bis hin zu einer Hüpfburg, die Möglichkeiten sind gross. Bei einem breit gefächerten Publikum sollte für jede Altersgruppe das richtige Angebot dabei sein, sodass keine Langeweile aufkommt.

Für den Geburtstag darf auch eine Überraschung eingeplant werden. Vielleicht hat das Geburtstagskind einen lang ersehnten Wunsch, welcher ihm zu dieser Gelegenheit erfüllt werden kann. Einmal Bullriding machen, die Lieblingsband live hören oder Quad fahren, entscheiden Sie, was am besten zum Event passt.

Hierbei spielt auch das Budget eine grosse Rolle, oftmals reichen aber auch kleine Ideen aus. Wer Live-Musik hören möchte und nicht genug Geld für eine bekannte Gruppe zur Verfügung hat, sollte sich in seiner Region umsehen. Es gibt in der Schweiz viele unentdeckte Talente, welche auf privaten Feiern auftreten. Lassen Sie sich eine musikalische Kostprobe geben und entscheiden Sie, ob die Band zu Ihrem Event passt. Auch mit einem kleinen Budget lassen sich wunderschöne Feiern organisieren.




 

Oberstes Bild: © Pressmaster – Shutterstock.com


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