Wie bereite ich einen erfolgreichen Messeauftritt optimal vor?

Messen und Ausstellungen sind für erfolgsorientierte Unternehmer heute geradezu ein Muss, wenn es darum geht, sich dauerhaft erfolgreich am Markt zu platzieren und neue Kunden zu gewinnen. Je höher der Bekanntheitsgrad eines Unternehmens ist, desto eher ist es möglich, auch langfristig gute Umsätze zu generieren.

Frei nach dem Motto: „Sehen und gesehen werden“ kann in diesem Zusammenhang eine Messe – gleich, welcher Kategorie – sehr wohl auch als eine Art Kontaktbörse betrachtet werden. Wer über ein umfangreiches Kontaktenetzwerk verfügt – sowohl im Online-Business als auch ausserhalb des World Wide Web -, der wird davon ganz gewiss profitieren. Kontakte schaden schliesslich nur demjenigen, der sie nicht hat. Umso wichtiger ist es folglich, einen Messeauftritt optimal und zielgerichtet vorzubereiten, um dadurch einen bestmöglichen Erfolg zu erzielen.

Von Anfang an wohlüberlegt agieren

Im Vorfeld ist es unerlässlich, die Zielgruppe festzulegen, welche man erreichen möchte. Erst anhand dieser Orientierung kann sodann die passende Messe oder Ausstellung ausgewählt werden. Die unternehmensspezifische Message, die man individuell vermitteln möchte, ist dabei die Grundlage des gesamten Messekonzeptes.

In Anlehnung an diese Überlegungen gilt es, die entsprechenden Werbemittel, Broschüren und Plakate zu konzipieren und zusammenzustellen. Eine professionelle Werbe-Agentur leistet hier vielversprechende Dienste. Je professioneller besagte Werbematerialien gestaltet sind, desto einfacher wird es sein, das Interesse der Messebesucher zu wecken. Daher sollte man auch in diesem Teil der Planungen nichts dem Zufall überlassen.

Gleichwohl ist es natürlich von Belang, das passende Messepersonal auszuwählen. Engagierte Unternehmensmitarbeiter, die über adäquate Kenntnisse und möglichst jahrelange Erfahrungswerte verfügen, sind geradezu prädestiniert dafür, die Interessenten am Messestand bestmöglich zu informieren und für die offerierten Produkte und/oder Dienstleistungen zu begeistern.

Grundsätzlich ist zu bedenken, dass es stets auch die Mitarbeiter selbst sind, welche die Philosophie eines Unternehmens nach aussen hin präsentieren. Kompetenz und Professionalität überzeugen – und sorgen darüber hinaus für einen sicheren und gelungenen Messeauftritt.

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Auch auf die Optik kommt es an

Steht nun das Grundkonzept einmal fest, kann das Budget bestimmt und die Grösse und das Design des Messestandes eruiert werden. Es bietet sich an, mit dem Messeveranstalter in Verbindung zu treten, um hinsichtlich der Umsetzung des Unternehmenskonzeptes relevante Zusatzinformationen zu erhalten. Idealerweise wird zudem ein professioneller Messebauer hinzugezogen, mit dem das richtige Messe-Konzept entwickelt wird.

Dieser ist mit den Gegebenheiten und Anforderungen bei Messen und Ausstellungen bestens vertraut und kann gleichwohl mit Blick auf die optimalen Präsentationstechnologien mit Rat und Tat zur Seite stehen. Natürlich soll auch das mitwirkende Personal des ausstellenden Unternehmens von Anfang an optimal über die Planungen und Vorgehensweisen informiert werden, damit später bei der Messe alles wunschgemäss „über die Bühne geht“.

Sobald alle Planungen abgeschlossen sind, können die erforderlichen Werbemittel, Visitenkarten, Info-Broschüren etc. zusammengepackt werden. Kleine Give-aways für die Messebesucher tragen überdies dazu bei, das Unternehmen auch nach der Ausstellung in positiver Erinnerung zu halten: die beste Basis dafür, dass Interessenten zu (zahlenden) Kunden werden!

Das Wichtigste ist im Übrigen, die bisherigen Kunden und Interessenten des Unternehmens rechtzeitig im Vorfeld über die geplante Messe zu informieren. Wegweiser zum Stand dürfen dabei auf keinen Fall fehlen. Ausserdem empfiehlt es sich, die Presse über diesen wichtigen Termin zu informieren und zusätzlich eine Pressemeldung zu verfassen, die sowohl auf lokaler Ebene als auch im Internet publiziert wird.

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Das Beste kommt zum Schluss

Kurz bevor es dann soweit ist, sollte noch einmal ein Briefing des Messe-Teams erfolgen. Dabei geht es nunmehr ans „Eingemachte“ bzw. an die Detailarbeit. So gilt es unter anderem festzulegen, wie es um die Auf- und Abbau-Modalitäten vor Ort bestimmt ist und wer welche Aufgaben übernimmt.

So arbeitsreich und anstrengend die Vorbereitung einer Messe in der Regel ist, so wesentlich sind die Aufgaben, die im Nachhinein zu bewältigen sind. Denn nach der Messe fängt die eigentliche Arbeit erst an. Nun gilt es nämlich, Interessentendaten auszuwerten, die neu generierten Kontakte in die Unternehmensdatenbank einzupflegen und mit den Gesprächspartnern in Kontakt zu bleiben.

Meist werden im Zuge einer Messe mit den potenziellen Neukunden Verabredungen getroffen, wie zum Beispiel persönliche Erstgespräche, die Zusendung spezifischer Informationen, die Erstellung von Angeboten und so weiter. Natürlich ist es dabei von grundlegender Relevanz, all diese Dinge sukzessive abzuarbeiten, um die Belange der Interessenten möglichst kurzfristig zu erfüllen. „Zeit ist Geld“, und wenn alle Anfragen zügig und professionell bearbeitet werden, signalisiert der Unternehmer, dass eine Zusammenarbeit mit ihm auf Zuverlässigkeit, Schnelligkeit und Effizienz basiert. Genau darauf kommt es im Business schliesslich an!

 

Oberstes Bild:  BEA/PFERD 2013. (Quelle: beapferd.ch)