7 Tipps, wie Sie Ihr Eventbudget planen - und auch bei explodierenden Kosten die Kontrolle behalten

Die Veranstaltung ist quasi zu Ende geplant, alle externen Dienstleister unwiderruflich bestellt – und plötzlich kostet alles doch viel mehr als gedacht. Explodierende Kosten lassen Eventmanager ergrauen, und können doch durch sorgfältige Vorbereitung vermieden werden.

Wer jemals ein Event geplant hat, weiss: Die Kostenaufstellung ist eine der grössten Herausforderungen dabei. Nur wenn alle Details beachtet und unerwartete Ereignisse mit eingeplant werden sowie auf ein angemessenes Preis-Leistungs-Verhältnis geachtet wird, ist ein Erreichen der finanziellen Ziele sicher.

So halten Sie den Budgetrahmen ein

1. Erstellen Sie zuallererst – auch grundsätzlich für die Eventplanung – eine Zeitleiste (engl. timeline). Dort sollten alle zu erledigenden Aufgaben und Termin von Beginn der Veranstaltungsplanung an eingetragen werden. Die Zeitleiste hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und zu wissen, was als nächstes ansteht.

2. Nun zur Budgetplanung selbst. Beziehen Sie jedes Detail in die Planung mit ein. Selbst die geringsten Kosten wie Briefmarken oder Plastiklöffel sollten von vornherein mit einkalkuliert werden. Werden die „Peanuts“-Posten zu viele, können sie in der Summe einen grossen Unterschied ausmachen.

3. Denken Sie alles von Anfang bis Ende durch. Von der ersten Minute an, in der Sie per Brainstorming Ideen sammeln, sollten Sie entstehende Kosten mit einpreisen. Sie haben im Schreibwarenhandel schon Stifte für ein Meeting gekauft? Rein damit ins Budget! Benutzen Sie auch Ihre Zeitleiste, um sich noch nicht berücksichtigte Kosten zu vergegenwärtigen.

4. Doch einmal erstellt heisst noch lange nicht, dass Sie dem Budget keine Aufmerksamkeit mehr schenken müssen. Sichten Sie regelmässig die Kosten. Nach Erstellung des Budgetplans sollten Sie über die Ausgaben genau Buch führen. Möglicherweise stellen Sie fest, dass das Budget angepasst werden muss – mehrfache Adaptionen im Laufe einer Eventplanung sind keine Seltenheit.

---

---

5. Gerade weil Kosten nicht in der Gänze kalkulierbar sind, lassen Sie einen Puffer für unerwartete Mehrausgaben. Wie sorgfältig und umsichtig Sie auch sein mögen, überraschende Zusatzkosten entstehen fast immer. Ein Extra-Kontingent von 2 % hat sich in der Praxis bewährt. Falls Kosten in Ihrem Budget nur geschätzt sind, sollten Sie den Puffer sogar noch höher ansetzen; 15 % wären hier sinnvoll. Generell gilt: Je, gröber Ihre Schätzung, desto höher die Rücklagen.

Wenn das Budget doch überschritten wird

6. Sparen Sie nicht an der Qualität. Es gibt sicherlich Bereiche, in denen Sie Kosten zurückschrauben können. In anderen Fällen würden Sie dadurch den Erfolg Ihrer Veranstaltung gefährden. So sollten niemals die Qualität des Veranstaltungsorts sowie des Essens und der Getränke geopfert werden. Zu stark sind diese Dinge mit dem Gesamteindruck nicht nur des Events, sondern auch Ihrer Organisation oder Firma verbunden. Eine kurzfristige Einsparung kann sich langfristig also als sehr teuer herausstellen.

Rationalisierungen sind jedoch in aller Regel bei der Dekoration sinnvoll. Attraktive und stilsichere Events sind auch ohne extravagante Deko möglich. Tauschen oder entfernen Sie also im Notfall Dekoration, ohne an Style zu verlieren. Das selbe gilt auch für Live-Bands und andere Unterhaltungskünstler. Braucht man wirklich so viele? Die ganze Zeit über? Hier bietet sich ein grosses Einsparpotenzial. Manchmal tut es Musik vom Band genauso gut, oder man lädt eine weniger bekannte Band ein.

7. Zu guter Letzt kann Ihnen auch noch das Mehraugenprinzip helfen. Wenn Ihnen nichts mehr einfällt, womit man ohne Qualitätsverlust Kosten drücken kann, laden Sie doch einfach alle Mitglieder des Organisationsteams zu einer Besprechung ein. Gewiss wird dem einen oder anderen etwas auffallen.

 

Oberstes Bild: © FirstBlood – Fotolia.com