Eventmarketing: So wird Ihr Event ein voller Erfolg

Jedes noch so hochwertige Event braucht Vermarktung, um seine Ziele effektiv zu erreichen. Dabei gibt es viele Punkte, die beachtet werden müssen. Wir stellen Ihnen die wichtigsten vor.

Alles super organisiert, und trotzdem blieb der Erfolg aus? Solch eine frustrierende Erfahrung kann man sich als Veranstalter sparen, wenn man im Vorfeld das Eventmarketing in die Planung miteinbezieht. Lesen Sie, was vom Marktanalyse bis Kommunikationspolitik alles beachtet werden sollte.

Analysieren Sie den Markt

Die erste Frage, die man sich stellen sollte, lautet: Gibt es überhaupt einen Bedarf bzw. die Möglichkeit der Durchführung des Events? Mit folgenden vier Fragen können Sie dies sehr einfach testen:

1. Gibt es eine Nachfrage nach dem Event?

Prüfen Sie dies nach, indem Sie Ihr Event mit ähnlichen Veranstaltungen in anderen Regionen vergleichen. Suchen Sie gezielt nach Erfahrungsberichten, aus denen der Erfolg oder Misserfolg solcher Events hervorgeht. Die Referenz-Regionen sollten dabei mit der eigenen vergleichbar sein.

2. Gibt es eine Zielgruppe für das Event?

Sehen Sie sich Ihr Einzugsgebiet genau an. Gibt es hier (genug) Menschen, die das geplante Event ansprechen würde? Alter, Bildung, Einkommen, aber auch besondere sportliche oder kulturelle Vorlieben entscheiden, ob eine Veranstaltung in einer bestimmten Gegend ankommt oder nicht. Gibt es aufgrund von z.B. zu geringer Bevölkerungsdichte zu wenig Mitglieder der Zielgruppe, kann man über eine überregionale Kommunikation nachdenken. Dies ist allerdings gegen höhere Kosten sowie den weiteren Anfahrtsweg abzuwägen.

3. Erfüllen andere Veranstaltungen bereits den Bedarf?

Hierzu zählen nicht nur lokale Ereignisse, sondern auch etwa TV-Übertragungen von Grossereignissen oder sonstige Grossveranstaltungen, die auch aus grösserer Entfernung noch Menschen anziehen.

4. Gibt es einen geeigneten Veranstaltungsort?

Falls nein, sollten Sie es sich gut überlegen. Eine mangelhafte Infrastruktur vor Ort kann zu nervigen Problemen sowie massiven Kostensteigerungen führen.

Die richtige Event-Produktpolitik

Jedes Event ist eine Dienstleistung, also letztlich ein Produkt, und sollte auch so verstanden werden. Deshalb sollte bei der Planung nicht nur auf den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung abgezielt werden, sondern auch auf die richtige „Dramaturgie“ sowie den richtigen Rahmen, damit von dem Event die richtigen Impulse ausgehen.

Passen Sie das Programm dem Publikum an

Ganz natürlich erstellt jeder Veranstalter das Programm je nach Zielgruppe. Häufig eingesetzte Elemente dabei sind Moderation, Schauspiel, Tanz, Show-Acts, Licht und Medien. Besondere Beachtung verdient die Dramaturgie des Programms. Wie bei einem Theaterstück sollten sich dabei Phasen der Anspannung mit Phasen der Entspannung abwechseln, wobei das Programm insgesamt auf einen Höhepunkt zuläuft, der gegen Ende kommen sollte.

Der Rahmen ist so wichtig wie das Bild

Haben Sie schon mal ein wunderschönes Bild in einem abgenutzten alten Holzrahmen gesehen? Auch das beste Programm kann bei unvorteilhaften Rahmenbedingungen nicht zur Geltung kommen. Diese beginnen bei den Parkplätzen, setzen sich über Zugangswege und das Foyer fort und umfassen Garderobe, Gastronomiebereiche, die Bühne und vieles mehr. Eine ganz besondere organisatorische Herausforderung stellt die Lenkung der Besucherströme in Pausen oder beim Essen dar. Nicht zu vergessen ist auch die Gemeinde, in der das Event stattfindet. Hat sie einen guten Ruf beziehungsweise ein passendes Image? All diese Punkte wirken sich entscheidend auf das Gesamtbild der Veranstaltung aus.

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Catering – Essen macht Leute

Das Catering ist einen eigenen Punkt wert, weil man durch das entsprechende Essen die Gäste besonders beeindrucken kann – oder auch nachhaltig vergraulen. Dabei muss es nicht immer ein 5-Gänge-Menü sein. Auch wenn zum Programm nur Fingerfood und Getränke passen: Wählen Sie hochwertige Speisen und Getränke aus, die schön kredenzt werden. Die kulinarische Qualität einer Veranstaltung setzt sich besonders tief im Gedächtnis fest.

Was ist, wenn – kalkulieren Sie Risiken

Keiner hofft darauf, aber genauso wenig kann jemand Einfluss darauf nehmen: Wenn Veranstaltungen wegen „höherer Gewalt“ wie zum Beispiel schlechtem Wetter abgeändert oder gar abgesagt werden müssen, ist guter Rat teuer. Legen Sie deshalb im Vorfeld fest, wie Sie etwaige Programmänderungen kommunizieren wollen, damit nicht Gäste vor einem leeren Veranstaltungshaus stehen. Bei bestimmten Veranstaltungen ist es sinnvoll, sich versichern zu lassen. Auf den Kosten einer teuer geplante Open-Air-Veranstaltung möchte man zum Beispiel nicht sitzen bleiben.

Die Preispolitik

Preiskalkulationen für Events sind so divers wie die Events selbst. Wie hoch der Eintrittspreis sein soll, hängt vom Ziel und der Gestaltung der Veranstaltung ab. Dient sie mehr einem karitativen Zweck, soll also nur kostendeckend arbeiten? Sollen die Einnahmen hauptsächlich durch den Eintritt oder durch Konsum während der Veranstaltung eingebracht werden?

Details zum Thema Kostenplanung finden Sie in unserem Beitrag zur Kostenkontrolle. In jedem Fall sollte der Break-Even-Point nicht mit dem optimistischsten Szenario erreicht werden.

Kommunikation: So machen Sie Ihr Event bekannt

Egal, durch welches Medium Sie Ihre Veranstaltung bewerben, einige Kernpunkte sollte die Kommunikation immer beinhalten:

• Den Namen des Events mit Logo (gegebenenfalls inclusive des gesamten Corporate Designs)
• Die Art des Event, dessen Ziel und Zielgruppe
• Den Veranstalter (auch hier mit Corporate Identity)
• Eine speziell auf das Event zugeschnittene Botschaft beziehungsweise ein Slogan (sog. Unique Selling Proposition)
• Allgemeine Infos zum Event (Ort, Zeit, Dauer etc.)

Die Einbindung oder Beauftragung einer Werbeagentur kann hier sinnvoll sein. Eine gewisse Sonderstellung haben Radiospots, da hier das visuelle Element wegfällt.

 

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