Nach dem Event ist vor dem Event: Evaluation und Nachbereitung

Die Evaluation – also Auswertung – sollte fester Bestandteil der Eventplanung sein. Erschöpfung ist der natürliche Zustand nach Beendigung eines Events, sollte Sie aber nicht davon abhalten, eine Nachlese vorzunehmen.

Die Auswertung hilft nicht nur Ihnen selbst für zukünftige Veranstaltungen. Auch andere Organisatoren können davon profitieren. Zudem sollten nach Ende einer Veranstaltung sowohl der Gewinn ermittelt als auch die Gäste ein letztes Mal kontaktiert werden. Beides vergessen Sie nicht, wenn eine Evaluation fester Bestandteil der Planung ist.

Holen Sie Rückmeldungen ein

Das beste Feedback kommt aus erster Hand, sprich von den Gästen. Bereiten Sie dazu schon im Vorfeld eine kleine Umfrage vor, die direkt am Ende der Veranstaltung oder danach per E-Mail durchführen. Fotos der Veranstaltung auf Ihrer Webseite erhöhen die Teilnahmequote, und vielleicht können Sie Gästen als kleine „Belohnung“ ein Foto speziell mit ihnen darauf anbieten.

Berufen Sie ein Team-Nachtreffen ein

Auch vom Organisationsteam kommen wichtige Rückmeldungen. Trommeln Sie deshalb etwa eine Woche nach der Veranstaltung alle noch einmal zusammen. Erfragen Sie genau, was gut und was weniger gut lief, und machen Sie dabei Notizen. Noch besser: ein standardisierter Evaluationsbogen für Mitarbeiter. Damit tragen Sie massgeblich zur Verbesserung der nächsten Auflage des Events bei, auch wenn Sie selbst nicht mehr dafür verantwortlich sind.

Natürlich stellt sich hier die Frage, was in solchen Fragebögen eigentlich abgefragt werden soll. Als Orientierung für die zu evaluierenden Bereiche kann unsere Eventmarketing-Checkliste dienen. Sie können dabei Fragen stellen, z.B. „Wie waren Sie mit der Qualität der Verpflegung zufrieden?“, wobei dann eine Antwort von „Sehr“ bis „Gar nicht“ gegeben werden kann. Die meisten Evaluationsbögen nutzen ein fünfstufiges System, das allerdings den Nachteil hat, eine neutrale Mittelantwort zuzulassen. Denken Sie deshalb über ein vierstufiges Antwortsystem nach, in dem man sich zwischen „Gut/Eher gut“ und „Schlecht/Eher schlecht“ entscheiden muss.

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Natürlich können Sie ausser Fragen auch Aussagen oder schlichtweg Stichpunkte verwenden. Erfahrungsgemäss fallen den Ausfüllern Fragebögen mit Fragen oder Aussagen leichter.

Danken Sie allen Beteiligten

Danken Sie schriftlich allen Gästen und Mitgestaltern Ihres Events: Redner, Entertainer, Aussteller,…danken Sie Ihnen dafür, dabei gewesen und die Veranstaltung erfolgreich mitgestaltet zu haben. Dank gehört nicht nur zum guten Ton, sondern wird es Ihnen auch erleichtern, die Personen wieder für ein Event zu gewinnen.

Sagen Sie’s den Medien

Schreiben Sie eine Pressemitteilung. Die Medien sollen wissen, was an Ihrem Event passiert ist. Fassen Sie sich am besten kurz, mit dem Hinweis, dass Sie bei Bedarf noch detailliertere Informationen besitzen. Fügen Sie noch Fotos bei, wird eine Veröffentlichung des Artikels sehr wahrscheinlich. Solche Pressemitteilungen sind von unschätzbarem Wert für Ihr nächstes Event und ein hervorragende Werbung für Ihr Unternehmen.

 

Oberstes Bild: © Felix Pergande – Fotolia.com