Outdoor-Events: Wie auch unter freiem Himmel alles klappt

Wer im Sommer draussen feiern möchte, sollte zu Beginn des Frühjahrs mit der Planung beginnen – gerade, wenn es sich um die erste Outdoor-Veranstaltung handelt, die man organisiert. Open-Air Events bleiben lange in Erinnerung.

Sie bedürfen aber auch einer besonders sorgfältigen Planung, denn in vieler Hinsicht funktionieren sie anders als Veranstaltungen in geschlossenen Räumen. Wir haben die wichtigsten Kriterien für eine erfolgreiche Veranstaltung unter freiem Himmel zusammengestellt.

1. Feiern Sie, wann Sie möchten – solange Ihre Gäste sich wohl fühlen

Klassischerweise finden die meisten Outdoor-Veranstaltungen im späten Frühjahr, Sommer und frühen Herbst statt. Sie können bei Ihren Gäste aber auch ausgezeichnet mit einem Winter-Barbecue in Erinnerung bleiben. In jedem Fall müssen Sie (und nicht Ihre Gäste selbst) dafür sorgen, dass diesen nicht kalt wird und sie nicht nass werden. Die entsprechenden Massnahmen können von dezenten Hinweisen auf den Einladungen hinsichtlich der kühleren Frühsommerabende über Ausweichpavillons bis zu mobilen Heizeinheiten, einem grossen, lodernden Feuer und ausgefallenen Give-Aways wie Taschenhandwärmern reichen.

2. Stimmen Sie Veranstaltungsort und Anlass sorgfältig ab

Ihre Venue sollte gerade draussen perfekt auf Ihre Gäste abgestimmt sein – vor allem, wenn es sich um ein Corporate Event handelt. Definieren Sie für sich exakt die Absicht der Veranstaltung: Ist es ein Incentive-Tag für Mitarbeiter? Eine Kundenbindungsmassnahme für bestehende Kunden oder ein Werbevent zur Neukundengewinnung? Soll das Produktportfolio neuen Geschäftspartnern vorgestellt werden?

Hiervon ist abhängig, wie gross die Fläche sein muss, ob es aufgrund der ausgestellten Exponate einen überdachten Teil geben sollte, wie viel Bestuhlung in welcher Aufstellungskonstellation für Gespräche am günstigsten ist, ob aufgrund von Reden und Vorträgen an Akustik gedacht werden sollte etc. Erstellen Sie eine detaillierte Liste aller Aspekte, die der Zielsetzung des Events am effektivsten entgegenkommen und suchen Sie dann die Venue, in der diese praktisch umgesetzt werden können.

3. Gehen Sie von Ihrem Budget aus und werden kreativ

Gerade für Start-Ups und bei engeren Budgets können Outdoor-Events eine exzellente Alternative zum kostenintensiven Anmieten einer Indoor-Venue sein. Kreative Lösungen wie Barbecues oder Picknicks werden auch von Geschäftskunden als willkommene und ausgefallene Abwechslung wahrgenommen und belasten das Cateringbudget wesentlich weniger als gesetzte Menus. Pavillons und Zelte können fast überall aufgestellt werden – denken Sie also lateral.


Am Salatbuffet (Bild: Rainer Sturm / pixelio.de)


Oft haben Sportvereine wunderschöne Grünflächen (bei Wassersportorganisationen liegen diese meist malerisch an Flüssen oder Seen), die sie gerne vermieten. Auch öffentliche Einrichtungen wie Museen vermieten ihre Gärten häufiger als man denkt. Für urbanere Kontexte eignen sich nach oben offene Parkdeckflächen; und auch sonst lässt es sich auf (dafür zugelassenen) Dächern exzellent feiern – bei der Locationsuche hilft Google weiter. Es kann sogar preiswerter sein, einen komfortablen Bus oder sogar ein Schiff anzumieten und alle Gäste zu einer Location ausserhalb der Stadt zu bringen. Werden Sie gerade bei Outdoor-Veranstaltungen kreativ, was die Location angeht!

4. Ihre Gäste erwarten draussen dieselbe Servicequalität wie indoors.

Ihre Location muss deshalb hygienisch einwandfreie Sanitäranlagen, bequem zu erreichende Parkplätze, Anbindungen an den öffentlichen Nahverkehr und in der Nähe liegende Hotels bieten. Sie können das beste Catering und die malerischste Örtlichkeit bieten – wenn Ihre Gäste vor einem ungepflegten Mobilklo stehen, eine Stunde auf ihr Taxi warten müssen und nur über einen Matschweg ihr Auto erreichen, sind es diese Erfahrungen, die in Erinnerung bleiben.

Wenn die Entfernungen zu Hotels und Verkehrsanbindungen mehr als einen Kilometer zum Veranstaltungsort betragen, dann stellen Sie einen Shuttle-Service zur Verfügung. Vernachlässigen Sie diese infrastrukturellen „Nebensächlichkeiten“ auf keinen Fall zugunsten der Venue und des Programms selbst.

5. Kommen Sie dem Wetter zuvor

Das Wetter ist der grosse Risikofaktor für jedes Outdoor-Event. Falls Sie flexibel genug sind, sollten Sie Ihren Veranstaltungstermin auf die örtlichen, klimatischen Gegebenheiten anpassen. Informieren Sie sich hier genau, auch wenn Sie selbst vielleicht nur 50km entfernt leben. Liegt der Ort etwa in einer Senke, auf einer Anhöhe, am Wasser etc. kann das bereits Einfluss auf die Wetterentwicklung haben.

Überlegen Sie, ob Sie von Anfang einen Ausweichtermin einplanen, falls das Wetter offensichtlich nicht mitspielen wird. Dann sollten Sie diesen bereits auf der Einladung kommunizieren und eine „Wetter-Hotline“ und eine Webseite einrichten, über die Ihre Gäste ab dem Vorabend des eigentlichen Veranstaltungstages erfahren, ob der Termin verschoben wird. In jedem Fall sollten bei allen Open-Air Events Unterstellmöglichkeiten für kleine Regenschauer bereit stehen (nicht erst aufgebaut werden müssen!). Mieten Sie lieber ein Zelt mehr: Ihre Gäste sollten sich nicht darunter quetschen müssen, sondern in aufgelockerten Gruppen ihre Unterhaltungen weiterführen können. Sorgen Sie auch dafür, dass das Catering schnell und sicher abgedeckt werden kann.

6. Passen Sie das Catering dem Event an

Outddor-Events sind perfekt für informelle Zusammenkünfte. Wenn es Ihnen vor allem auf erfolgreiches Networking und eine offene Kommunikationssituation ankommt, eignet sich ein Fingerfood-Buffet sehr gut. Achten Sie darauf, dass sich draussen sowohl Insekten als auch Staub, Pflanzenteile etc. auf den angebotenen Snacks absetzen können. Sie sollten also dafür sorgen, dass jemand sich kontinuierlich um die appetitlich bleibende Präsentation des Buffets kümmert. Wenn Sie ein formelleres Setting bevorzugen, können Sie auch draussen 3-Gänge-Menus servieren. Hier kann sich ein Pavillon allerdings als günstig erweisen, der Ihnen zusätzlich erweiterte Dekorationsmöglichkeiten bietet.

Texte: Caroline Brunner

 

Oberstes Bild: Open-Air Events bleiben lange in Erinnerung (Bild: © Photographee.eu – Fotolia.com)

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