Sieben Tipps für erfolgreiche Kongresskommunikation

Der inhaltsreichste Kongress macht wenig Sinn, wenn sich zu wenig Teilnehmer anmelden oder die Teilnehmenden unnötigerweise unzufrieden sind. Gerade, wenn Sie das erste Mal einen Kongress organisieren, sollten die bestimmenden Erfolgsfaktoren bereits sehr früh in der Planungsphase berücksichtigt und ihre Umsetzung eingeleitet werden. Dabei ist die Kommunikation mit Ihren potenziellen und angemeldeten Teilnehmern wahrscheinlich der wichtigste. Wir haben für Sie sieben Tipps zusammengestellt, die Ihre Kongresskommunikation ergebnisorientiert ausrichten.

1. Analysieren Sie Ihre Zielgruppe und bespielen Sie deren Kanäle

Intensive Kongresskommunikation bedeutet, alle Kanäle zu bespielen, auf denen Ihre Zielgruppe unterwegs ist. Voraussetzung dafür ist, dass Sie diese so exakt wie möglich kennen. Tragen Sie soviel Datenmaterial zusammen wie möglich, damit Sie Ihre Kommunikationsstrategie entsprechend ausrichten können. Analysieren Sie öffentlich (oder gegen eine Gebühr) zugängliche Teilnehmerlisten ähnlicher Veranstaltungen. Werden Sie Mitglied in allen themenrelevanten XING und LinkedIn Gruppen und recherchieren Sie auf den wichtigen Social Media-Plattformen entsprechend aktive Nutzer. Nehmen Sie Kontakt mit regionalen Businessnetzwerken und Verbänden auf. Scannen Sie einschlägige Online- und Offline-Publikationen nach Autoren; diese sind meist exzellente Multiplikatoren.

2. Bieten Sie nicht nur Marketingbotschaften, sondern echten Dialog

Verstehen Sie Kommunikation mit potenziellen und tatsächlichen Teilnehmern nicht nur als Marketing-, sondern auch als Serviceleistung. Machen Sie es Ihren Teilnehmern so einfach wie möglich, Informationen zu Ihrem Kongress zu erhalten. Stellen Sie viele interaktive Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung. Antworten Sie auf alle Anfragen sofort, bis zum letzten Moment. Geben Sie Ihren Teilnehmern das Gefühl, dass schon Ihre Kommunikationsmittel echten Mehrwert bieten. Beginnen Sie so früh mit dem Netzwerken, dass Ihre Zielgruppe mitentscheiden kann, welche Themen, Referenten und Workshops Ihr Kongress anbieten soll.

Halten Sie falls möglich ein paar Vorträge offen, für die Sie einen offenen „Call-for-Papers“ ausschreiben, mit dem Schwerpunkt auf innovativen, jüngeren Referenten. Geben Sie Interessenten das Gefühl, an einer themenbezogenen Community teilzunehmen, statt „nur“ an einem zeitlich begrenzten Kongress. Schaffen Sie Incentives für loyale Frühbucher: einen günstigen Early Bird Tarif, eine exklusive Teilnahme am Wahlworkshop der Breakout Session, Zugangscodes zum Videomitschnitt der gesamten Konferenz, garantierte Networking-Tickets, ein ausführliches Unternehmensporträt im Online-Teilnehmerregister etc.

3. Bestücken Sie Ihre Onlinepräsenz mit mehrwertigem Inhalt

Richten Sie einen Blog ein, auf dem der Leser neben Kongressinformationen mehrwertige Inhalte zu allen Eventthemen findet: Interessante (Video-)Links und Gastbeiträge, Porträts der Referenten, Branchen-Neuigkeiten und Tipps. Binden Sie die Inhalte auch auf Twitter, Facebook und YouTube ein; nehmen Sie umgekehrt deren Inhalte als Streams auf Ihrer Webseite auf. Bieten Sie Newsletter-Abos an, wenn Sie einen regelmässigen, interessanten Newsletter zu generieren in der Lage sind. Sorgen Sie für die Anbindung eines sicheren und einfachen Online-Anmeldeverfahrens. Berücksichtigen Sie die Möglichkeit eines Live-Videostreams während der Konferenz – auch dieser kann noch „Last-Minute“-Teilnehmer anziehen. Alternativ können Sie den gesamten Kongress als preisgünstiges „virtuelles Event“ anbieten, eventuell angereichert um einen exklusiven Video-Chat mit ausgesuchten Referenten.

4. Flankieren Sie Ihre Webpräsenz mit allen sinnvollen Social Media Kanälen

Sie erreichen so eine höhere Reichweite, eine optimierte SEO-Sichtbarkeit und können bereits existierende Netzwerke mit günstigstenfalls viraler Wirkung nutzen. Allerdings ist es dabei essenziell, die Netikette der Plattform zu befolgen und sie nicht einfach als Marketingtool für Ihr anstehendes Event zu nutzen. Reine „Werbe-Nutzer“ werden schnell ausgegrenzt. Gehen Sie pro-aktiv auf die Organisierenden anderer Branchenevents zu, statt diese zu ignorieren oder als Konkurrenz wahrzunehmen.

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5. Gelungene Kongresskommunikation setzt sich beim Check-In fort

Bereiten Sie den Check-In so sorgfältig wie möglich vor; Ihre Teilnehmer sollten bestenfalls nicht anstehen müssen. Begrüssen Sie Ihre Teilnehmer persönlich und händigen Sie Ihnen ihr Namensschild selbst aus. Sollten Zeitgründe dies verhindern, dann setzen Sie bestenfalls jemand anders an den Tisch mit den (nicht handgeschriebenen) Namensschildern, der die alphabetische Reihenfolge immer wieder in Ordnung bringt und die Gäste notiert. Wenn die Zeit es zulässt, sind ein Handschütteln und ein paar Worte zu Interessen und Erwartungen ebenfalls eine Geste, die lange in Erinnerung bleibt. Falls möglich, können Sie auch auf andere, bereits präsente Teilnehmer mit ähnlichen Interessen hinweisen und alleine angereiste Teilnehmer mit diesen bekannt machen.

6. Vor Ort sollten Interaktionsmöglichkeiten gegeben sein

Teilnehmer sollten erstens auf verschiedene Weisen die Möglichkeit haben, Feedback abzugeben: Persönlich an Sie, durch Feedbackboxen (ausreichend Stifte bereitstellen), über eine Feedbackfunktion auf dem Kongressblog. Zweitens sollte der gesamte Kongress von Möglichkeiten durchzogen sein, sich einzubringen und gehört zu werden: Organisieren Sie Votings; stellen Sie Mitarbeiter ab, die die Teilnehmer interviewen (vergessen Sie nie, diese kurz unterschreiben zu lassen, dass sie zitiert und/ oder auf Video gezeigt werden dürfen); installieren Sie einen Brainstorming-Corner, in dem auf Tablets Ideen hinterlassen werden, die dann per Beamer an die Wände geworfen werden können; etablieren Sie eine Twitter-Wall etc. Interaktive Elemente können niemals im Übermass vorhanden sein.

7. Intelligente, unterhaltsame Nachlese schafft langfristige Businesskontakte

Arbeiten Sie Ihren Kongress transparent und mehrwertig auf. Schicken Sie Ihren Teilnehmern Videosnippets und Fotos, die diese zeigen (an dieser Stelle können Sie auch nochmals um eine Veröffentlichungserlaubnis bitten, falls dies noch nicht geschehen sein sollte). Fassen Sie die Resultate der verschiedenen Umfragen in einer gut gemachten Info-Grafik zusammen. Stellen Sie öffentlich zugängliche, chronologische Bildergalerien zusammen und arbeiten Sie das Videomaterial als YouTube-Kanal auf.

 

Oberstes Bild: Es ist wichtig, die Kongresskommunikation ergebnisorientiert auszurichten (Bild: © Vladimir Kolobov – Fotolia.com)