Professionelle Presse-Einladungen für Ihr Event

Wird Ihre Firmenveranstaltung in der regionalen Presse oder auf den einschlägigen Online-Branchenportalen gut besprochen, kann das den Marketingeffekt und den Return-on-Invest des Events um ein Vielfaches potenzieren. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass Journalisten und Profi-Blogger auch gerne Ihre Gäste sind. Hierfür können Sie mit gut geplanten und exekutierten Media-Einladungen viel tun.

Bedenken Sie dabei, dass einflussreiche und branchen-relevante Presseleute in der Regel viele Einladungen erhalten und diese meist nur überfliegen. Formulieren Sie deshalb die (immer) personalisierte Einladung kurz und knackig – mehr als zwei Abschnitte sollten es nicht sein. Falls Sie gerne weitere Informationen zur Verfügung stellen wollen, fügen Sie diese als Anhang hinzu. Ist Ihre Einladung ansprechend genug, wird der Journalist von sich aus vorbereitend mehr darüber wissen wollen.

Aus Ihrer Betreffzeile und Ihren Einladungsworten muss auf den ersten Blick eindeutig hervorgehen, um was für eine Veranstaltung es sich handelt und warum gerade diese für den einzuladenden Journalisten interessant sein sollte. Orientieren können Sie sich bei der Gestaltung, Terminierung und Formulierung an den klassischen fünf W-Fragen.

1. Wen sprechen Sie an?

Stellen Sie sicher, dass die Einladungen direkt und persönlich adressiert an nachweislich interessierte Journalisten, Blogger und Redakteure geschickt werden – ob nun per eMail oder postalisch. Je anonymer die Einladung, etwa, indem sie einfach an eine Redaktion oder einen Medienservice adressiert sind, desto unwahrscheinlicher die korrekte Weiterleitung an die richtige Stelle.

Sollten Sie noch nicht über einen eigenen PR-Adressenpool verfügen, dann recherchieren Sie mit den Online-Suchfunktionen in den respektiven Medienarchiven der regionalen und Branchenpublikationen nach den für Sie relevanten Schlüsselworten. Laden Sie die Autoren ein, die in den letzten sechs Monaten über mit Ihrer Veranstaltung inhaltlich in Verbindung stehenden Themen geschrieben haben.

Loggen Sie sich in die Teilnehmerlisten Ihrer jährlichen Branchenevents ein und recherchieren Sie die anwesenden Presse-Leute. Laden Sie auch Autoren ein, die weiter entfernt leben oder deren Schedule einen Besuch eher unwahrscheinlich macht. Vielleicht finden diese die Einladung und das Event selbst relevant genug, um aufgrund der von Ihnen mitgelieferten Pressemitteilung darüber zu schreiben. Eine Einladung kommuniziert immer eine grössere Wertschätzung als eine rein informative Ankündigungsmail.

Wenn Sie ein Cover in einer nationalen Publikation anstreben, die einen regionalen oder lokalen Teil hat, dann lassen Sie unbedingt dieser ortsansässigen Redaktion die Einladung zukommen und weisen Sie dezent darauf hin, dass die Veranstaltung auch von überregionalem Interesse sein könnte. Sie erhöhen so die Chance einer Präsenz des gewünschten Mediums und motivieren die häufig an ihrer eigenen Karriere arbeitenden „Lokalreporter“, das Thema nach oben weiter zu tragen.

2. Worum geht es?

Kommunizieren Sie in nicht mehr als 20 Worten Absicht und Highlights Ihres Events. Hierin sollten der Name, das Datum und der Veranstaltungsort bereits beinhaltet sein.

3. Wann findet es statt?

Laden Sie die Medien immer so früh wie möglich ein: Spätestens vier Wochen vor der Veranstaltung, wenn der Journalist lokal ansässig ist, bis zu drei Monaten, wenn Flug und Hotel gebucht werden müssen oder es sich um ein monatlich erscheinendes Magazin handelt. Sollten Sie jemand vergessen haben und die Einladung wesentlich kurzfristiger aussprechen müssen, dann fügen Sie eine entsprechende, kurze Erläuterung bei. Ansonsten ist der Journalist eher verärgert, dass Sie von seiner Verfügbarkeit ausgehen und bleibt aus Prinzip fern, selbst wenn er oder sie eigentlich noch verfügbar gewesen wären.

4. Wo findet es statt?

Die kurze Erwähnung des Veranstaltungsortes im ersten Satz deckt den spezifischen Informationsbedarf des Journalisten hinsichtlich der Lokalität noch nicht ab. Beschreiben Sie kurz die Eigenarten der Venue und die Anreisebedingungen.

5. Warum ist es von Interesse?

Dies ist natürlich der wichtigste Punkt der Einladung. Der Empfänger sollte sofort bei Lektüre das Gefühl haben, hier auf ein besuchenswertes und medial verpackbares Event gestossen zu sein. Viele Journalisten müssen gegenüber ihren Ressortleitern und Controllern rechtfertigen, warum sie das Budget und die Zeit für einen Eventbesuch beantragen. Formulieren Sie Ihre Einladung immer so, dass der Empfänger diese 1:1 als Basis für den Reisekostenantrag übernehmen könnte.

Gründe hierfür können unter anderem sein:

• Bei der Veranstaltung werden exklusiv Produkte oder Fakten vorgestellt, die der Öffentlichkeit zuvor nicht zugänglich waren.

• Bei der Veranstaltung wird der Journalist auf eine einzigartige Mischung an für ihn oder sie interessanten Gästen stossen, die viele Möglichkeiten für Folgeinterviews und Insidergespräche verspricht.

• Im Rahmen der Veranstaltung können Sie einen Interviewtermin mit einem für den Journalisten interessanten Gesprächspartner anbieten.

• Das Event bietet aufgrund der Location, der Veranstaltungspunkte, der Gäste oder der Dekoration eine ausgezeichnete Kulisse für exklusives Foto- oder Filmmaterial (bedenken Sie allerdings, ob Ihre Gäste Fotografen oder Kameras als störend empfinden könnten – falls ja , bieten Sie diese Möglichkeit nicht an).

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Bieten Sie dem Journalisten im Fall einer Zusage die Einbindung seiner Publikation in die dem Event vorangehenden und nachfolgenden Marketingmassnahmen ein. Meist kann dies erfolgreich in Form von Social Media Verknüpfungen zu dessen Online-Plattform geschehen.

Bieten Sie auch an, dass der Eingeladenen zur Vorbereitung mit dem Event-Organisator (falls Sie dies nicht selbst sind) oder den Vortragssprechern Kontakt aufnehmen kann. Skizzieren Sie kurz, wie Sie den fertigen Artikel, Post oder Videobeitrag später in Ihre eigene Berichterstattung des Events einbinden können. Stellen Sie mit der Einladung das Log-In zum Pressebereich Ihrer Webseite zur Verfügung.

 

Oberstes Bild: Professionelle Presse-Einladungen sind im Event-Marketing ein wichtiges Instrument (Bild: © Daniel Ernst – Fotolia.com)