Die Event-Roadmap: So verpassen Sie keinen Meilenstein in der Planung

Der Termin für das bevorstehende (Unternehmens-)Event will gut geplant sein. Wenn es zum Beispiel darum geht, eine Firmenveranstaltung zu organisieren, kann es bereits mit gewissen Schwierigkeiten verbunden sein, überhaupt ein geeignetes Datum zu finden. Wenn der Anlass bzw. das Motto feststehen, wie etwa die Vorstellung eines neuen Produktes, einer innovativen Technologie, ein Jubiläum oder auch ein Jahresfest, sollte der Termin freilich zum jeweiligen Anlass passen. Während die Präsentation neuer Fahrzeuge geradezu prädestiniert ist für den Frühling oder den Sommer, eignet sich die Vorstellung eines Sauna-Modells oder eines Kamins vor allem für die winterliche, kalte Zeit.

Weinfeste oder vergleichbare Festlichkeiten wiederum sind hervorragend geeignet für den Spätsommer oder den Herbst. Grundsätzlich gilt: Je besser Termin und Anlass miteinander harmonieren, desto mehr Gäste werden zur Veranstaltung erscheinen. Und desto einfacher wird die damit verbundene Organisation des Ganzen sein.

Den öffentlichen Terminkalender im Blick

Kommen mehrere Termine in die engere Auswahl, so sollten besagte Daten zunächst mit denen anderer Unternehmer der Region abgestimmt werden. Auf diese Weise gehen Sie sicher, dass Ihre Veranstaltung zum entsprechenden Datum tatsächlich die einzige ist und nicht noch weitere Unternehmen etwas zu feiern haben. Andererseits böte sich unter derartigen Umständen an, ein „Big Event“ daraus zu machen, wobei hier die anfallenden Kosten unter den jeweils teilnehmenden Firmen anteilsmässig aufgeteilt und zudem grössere Besucherzahlen generiert werden könnten.

Die Abstimmung des zeitlichen Rahmens mit den anderen ortsansässigen Unternehmen kann – je nach Kontaktenetzwerk – entweder auf direktem Wege telefonisch oder per E-Mail erfolgen. Ausserdem schadet es nicht, wenn Sie auch den lokalen Veranstaltungskalender der jeweiligen Werbegemeinschaft bzw. ähnliche öffentliche Termine regelmässig im Blick haben.

Idealerweise treten Sie zwecks Abstimmung bzw. detaillierter Nachfrage zeitnah mit den Lieferanten, Geschäftspartnern und Kunden in Kontakt. Üblicherweise verfügt jeder erfolgsorientierte Unternehmer über eine adäquate Adressdatei, sodass es anhand dieses Kontaktportfolios durchaus ein Leichtes sein dürfte, etwa drei bis vier Wochen vor dem geplanten Event auf dieses hinzuweisen und dabei gleichwohl eine (förmliche) Einladung auszusprechen.

Je nach Anlass kann im Zuge dessen natürlich sogleich darauf hingewiesen werden, dass Freunde, Bekannte und weitere Kontakte des Adressaten selbstverständlich ebenfalls herzlich willkommen sind. Dadurch können Sie das Besucherpotenzial mit nur einer einzigen Einladung – ein wenig Glück vorausgesetzt – auf ein Vielfaches steigern, und zwar ohne einen zusätzlichen Mehrkostenaufwand in Kauf nehmen zu müssen.

Ein gewisser Richtwert mit Blick auf die mögliche Besucher- bzw. Interessentenzahl ist freilich stets von Vorteil. Demgemäss bietet es sich an, der schriftlichen Einladung einen Anhang beizufügen, in welchem man zwecks besserer Planung die voraussichtliche Teilnehmerzahl inklusive zusätzlicher Gäste vermerken kann. Vergessen Sie dabei möglichst nicht, darum zu bitten, das Schreiben binnen einer oder zwei Wochen ausgefüllt zurück zu senden. Natürlich kommt es bei Events immer wieder vor, dass die Adressaten nicht auf das Einladungsschreiben reagieren, was allerdings in der Regel unterschiedliche Gründe haben kann. Viel beschäftigten Geschäftsleuten sei es durchaus auch mal gestattet, derlei Dinge zu „vergessen“.

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Ohne Pressearbeit läuft (fast) nichts

Unternehmensveranstaltungen „leben“ von ihren Besuchern, zweifelsohne. Schliesslich geht es ja in erster Linie darum, neue Interessenten für das eigene Unternehmen bzw. für die jeweils angebotenen Produkte und/oder Dienstleistungen zu finden sowie bereits bestehende Kontakte auszubauen. Vorhandene Kunden- oder Lieferantenkontakte „aufzufrischen“ und an diese Adressaten Einladungen auszusprechen ist übrigens die eine Sache; völlig neue Zielgruppen anzusprechen eine ganz andere. So ist es im Rahmen der Planungen eines Events meist empfehlenswert, rechtzeitig die Lokalpresse über das geplante Spektakel zu informieren. So profitieren Sie in erster Linie von dem entscheidenden Vorteil der kostenlosen Werbemöglichkeit, denn Presseberichte sind üblicherweise kostenlos zu haben.

Darüber hinaus gelingt es so „mit nur einem Streich“, gleich eine Vielzahl möglicher Besucher gezielt anzusprechen. Last but not least ist in dem Zusammenhang insbesondere der nachträgliche Erfolg nicht zu verachten. Oft wird selbst nach dem erfolgten Event noch „medienwirksam“ berichtet, wobei diesbezüglich zumeist die erzielten Besucherzahlen, die Gewinner möglicher Preisausschreiben oder die Produkt- und Dienstleistungsinnovationen selbst in den Vordergrund gerückt werden.

Ein „einmaliges“ Event…

An sich ist eine Pressemeldung im Nachgang auch die optimale Gelegenheit, um schon vorab eine in Zukunft jährlich stattfindende Veranstaltung anzukündigen. Überhaupt erfreuen sich regelmässig geplante Events eines bestimmten Unternehmens wachsender Beliebtheit. Denn nicht nur, dass die entsprechenden Planungen oft erheblich einfacher sind, da viele Abläufe mitunter identisch sind; die meist kontinuierlich wachsenden Besucherzahlen sind diesbezüglich ebenso erwähnenswert. Auch dies ist freilich ein entscheidender Aspekt, der die Organisation insgesamt zu erleichtern vermag. Mit solchen Richtwerten zum Beispiel hinsichtlich der zu erwartenden Besucher oder in Bezug auf die einzukaufenden Getränke und Lebensmittel ist eine Kalkulation vergleichsweise einfach durchzuführen. Der zeitliche Aufwand kann in Folge dessen reduziert und Kosten durchaus auch zu einem gewissen Anteil eingespart werden.

Ist nämlich besagtes Event tatsächlich erfolgreich „über die Bühne gegangen“, so bietet es sich geradezu an, schon in besagter nachträglicher Presseberichterstattung einen kurzen dahingehenden Hinweis zu publizieren, dass bei der nächsten Veranstaltung im Folgejahr

• noch höhere Besucherzahlen erhofft
• noch spannendere Preisausschreiben durchgeführt
• viele weitere aufregende Highlights vorgestellt oder
• besondere prominente Gäste mit von der Partie sein

werden. Der kreativen Fantasie sind da so gut wie keine Grenzen gesetzt.

 

Oberstes Bild: @vege – Fotolia.com