Wie Sie mit Freelancern Ihr Budget schonen

Die „Freelance Economy“ ist inzwischen zu einem feststehenden Begriff geworden. Massive Entlassungswellen nach 2008 haben dazu geführt, dass in allen Branchen Kompetenz freigestellt wurde. In vielen Fällen haben entlassene Mitarbeiter sich selbstständig gemacht und sind auch später nicht wieder freiwillig in die angestellte Vollzeitbeschäftigung zurückgekehrt. Insofern ist gegenwärtig ein exzellenter Zeitpunkt, um das mögliche Outsourcing von Aufgaben an freie Mitarbeiter zu erwägen, da diese nun schon einige Jahre an Erfahrung sammeln konnten.

Zudem weiss noch niemand, wie der soeben erfolgte Volksentscheid sich auf den Arbeitsmarkt und die Verfügbarkeit von guten Kräften auswirken wird. Sicher ist aber: Das Angebot wird schrumpfen. Da ist es intelligent, für den Fall der Fälle die Integration von Freelancern in die Unternehmenskultur schon mal angedacht zu haben.

Wir haben Ihnen vier Tipps zusammengestellt, wie Sie sich auf diesen Schritt vorbereiten können und welche spezifischen Massnahmen umgesetzt werden müssen, wenn Sie Freelancer in Ihren Produktions-, Marketing- und Vertriebsprozess eingliedern möchten.

1. Splitten Sie Aufgaben

Gehen Sie nicht von der Gleichung aus, dass ein fest angestellter Mitarbeiter durch einen einzigen Freelancer ersetzt werden müsste. Das ist der Charme dieser Form der Zusammenarbeit: Sie wird durch aufgaben- und projektbezogene Vereinbarungen definiert, nicht durch Anstellungsverträge. Betrachten Sie das Projekt, für das Sie die Kapazitäten benötigen und splitten Sie es in verschiedene Module, die jeweils unterschiedlichen freien Mitarbeitern zugewiesen werden können.

In vielen Fällen reduziert sich die Beschäftigungszeit für einige dieser Teilaufgaben deutlich und Sie können so am Budget sparen. Machen Sie aber auch den Gegencheck: Addieren Sie die Einzelhonorare und vergleichen Sie diese mit den Kosten für nur einen Zuständigen. Seien Sie sich darüber im Klaren, dass mehr Köche auch mehr Abstimmung bedürfen und dadurch das Gesamtrisiko steigt. Andererseits: Läuft etwas nicht nach Wunsch, brauchen Sie nur ein exekutives Modul auszutauschen, und halten nicht das ganze Projekt an.

2. Lassen Sie los

Natürlich haben Sie arbeitsrechtlich gegenüber freien Mitarbeitern einen viel grösseren vertraglichen Gestaltungsfreiraum. Geben Sie diesen Freiraum weiter: Lassen Sie Ihre Freelancer ergebnisorientiert arbeiten, bei freier Zeiteinteilung, solange alle notwendigen Deadlines transparent festgehalten und von allen Seiten bestätigt sind. Freelancer suchen sich ihre potenziell prekäre Existenz meist bewusst aus, weil sie damit gewisse Freiheiten verbunden sehen, die ihnen ein Anstellungsverhältnis nicht bieten würde.

Das bedeutet auch: Je mehr kontextuelle Gestaltungsfreiräume sie haben, desto besser wird das Ergebnis ihrer Arbeit sein. Für Arbeitnehmer, die ungern delegieren und jeden Entwicklungs- und Projektschritt konstant im Blick haben wollen, ist dieses „Loslassen“ oft ein schwieriger Schritt – der sich aber, einmal gegangen, meist als vorteilhaft herausstellt.

3. Sichern Sie sich ab

Die juristische Situation in der Zusammenarbeit mit Freelancern unterscheidet sich naturgemäss von der rechtlichen Beziehung zu Ihren Arbeitnehmern, nicht zuletzt in Fragen von Haftung, Urheberrecht etc. Gerade wenn es um die Übertragung von Rechten an für Sie geschaffenem geistigen Eigentum geht, sollten Sie sich zu Beginn der Zusammenarbeit mir Freelancern die Beratung durch einen spezialisierten Anwalt einholen und sich ein auf Ihre Anforderungen massgeschneidertes Vertragsmodell anfertigen lassen. Sie ersparen sich und dem freien Mitarbeiter so langfristig Missverständnisse und Auseinandersetzungen.

Natürlich gibt es auch entsprechende Online-Verträge zum Downloaden – und Sie sparen sich eine Menge Geld, wenn Sie diese nutzen. Tun Sie dies aber nur, wenn Ihre Situation darin auch wirklich widergespiegelt wird und verändern Sie sie nur dann selbst, wenn Sie die entsprechenden juristischen Grundkenntnisse haben (mit gesundem Menschenverstand hat das leider nichts zu tun).

Denken Sie unbedingt auch an die notwendigen Verschwiegenheitsklauseln. Der nächste Auftraggeber Ihres freien Mitarbeiters kann Ihr direkter Wettbewerber sein – die Chancen dafür sind besonders in Nischenmärkten gross. Natürlich profitiert dieser sowieso schon von der Erfahrung, die der Freelancer in Ihrem Unternehmen gemacht haben wird. Aber das lässt sich ja auch für Sie selbst sagen. Sie müssen allerdings sichergehen können, dass keine tatsächlichen Details Ihres Entwicklungs- und Marketingprozesses weiter kommuniziert werden.

4. Denken Sie digital

Natürlich hat die physische Anwesenheit von Mitarbeitern enorme Vorteile – die kontinuierliche Möglichkeit der direkten Kommunikation kann Abläufe beschleunigen und gerade Teamprojekte reibungsloser gestalten. Dennoch müssen Sie sich von diesem Ideal verabschieden, wenn Sie das volle Potenzial des Freelancer-Markts für Ihr Unternehmen ausschöpfen wollen. Die besten Freelancer sind oft nicht in Ihrer Umgebung angesiedelt. Sie müssen sich also entscheiden, entweder nur in Ihrem Einzugsgebiet zu suchen, um bei Bedarf Meetings mit allen Beteiligten ansetzen zu können, oder auf einen weltweiten Kompetenzpool zurückgreifen zu können, dann aber auf entsprechende Kommunikationsmittel zurückzugreifen.

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Dies sollte eine bewusste Entscheidung sein, denn je nach Grösse der zusammengestellten Teams oder des Projektes sollten Sie über Möglichkeiten zu Video- und Telefonkonferenzen nachdenken und den Dialog der Teammitglieder untereinander sorgfältig planen (Einrichtung von Online-Projektorganisationssoftware, Maillisten etc.). Übrigens: Häufig finden natürlich auch die Bewerbungen rein digital statt. Wenn Ihnen der „direkte“ Kontakt wichtig ist, dann bitten Sie darum, diesen herstellen zu können. Allerdings: Die Kosten für jedes persönliche Meeting tragen Sie; erwarten Sie nicht von einem Freelancer, dies als Teil seines Akquiseprozesses abzuschreiben.

Sollten Sie und Ihr Unternehmen an diese Form der Zusammenarbeit „In der Cloud“ noch nicht gewohnt sein, rechnen Sie mit einer gewissen Anlaufphase, in der auch mal etwas schief gehen kann – berücksichtigen Sie das beim Setzen der ultimativen Deadline externen Kunden oder Vertrieben gegenüber.

 

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