So gelingt das Sommerfest

Die Temperaturen steigen und die täglichen Sonnenstunden nehmen auch wieder zu – was liegt also näher, als sich mit seinen Freunden, der Familie und möglicherweise den Nachbarn zu treffen und gemeinsam ein Sommerevent zu begehen?

Damit die Organisation auch tatsächlich funktioniert und alle ihren Spass haben, sollten Sie bereits frühzeitig einige Überlegungen anstellen und zu planen beginnen.

Oberste Priorität: Einladungsliste erstellen

In erster Linie sollten Sie sich Gedanken machen, wen Sie zum geplanten Event einladen möchten. Am besten erstellen Sie dabei gleich eine später verwendbare Liste, in der Sie nicht nur die Namen der betreffenden Personen, sondern auch gleich deren Kontaktdaten vermerken. Sollten Sie sich für eine postalische Einladung entscheiden, müssen einige Informationen unbedingt enthalten sein. Neben Ihrem Absender natürlich die Art der Veranstaltung und, sofern Sie ein Thema oder Motto gewählt haben, auch dieses. Wichtig ist, dass Sie das Datum und natürlich die Beginnzeit angeben. Wenn Sie ein Programm zusammenstellen, also etwa Künstler auftreten oder es Gemeinschaftsaktivitäten geben soll, muss auch dies in der Einladung erwähnt sein. So können sich Ihre Gäste gleich von vorneherein darauf einstellen.

Findet die Veranstaltung nicht bei Ihnen zu Hause statt, ist es hilfreich, die genaue Anschrift vor Ort anzugeben. Sie können über einen Routenplaner eine Anfahrtsbeschreibung erstellen oder aber selbst den Weg erklären. Neben dem Hinweis auf vorhandene Parkmöglichkeiten gilt es auch zu erwähnen, dass für alle, die eine weite Anreise in Kauf nehmen, individuelle Übernachtungsmöglichkeiten in einem nahe gelegenen Hotel zur Verfügung stehen. Wenn Sie in Ihrem Garten oder in Ihrer Wohnung bzw. Haus feiern, ist es ein guter Rat, immer auch die Nachbarn einzuladen. Sollte dies nicht in Ihrem Sinn sein, so sind diese in jedem Fall zu informieren, dass es an jedem Abend oder Tag etwas lauter werden könnte.

Termin und Veranstaltungsort mit Bedacht wählen

Überlegen Sie sich genau, wann Sie Ihr Sommerfest veranstalten möchten. Berücksichtigen Sie dabei Schulferien und Urlaubszeiten, aber auch Feiertage und grosse Sportereignisse. Läuft im Fernsehen gerade die Fussballweltmeisterschaft mit Schweizer Beteiligung oder ein Tennisturnier mit Roger Federer im Endspiel, haben Sie schlechte Karten, dass auch tatsächlich alle Eingeladenen erscheinen. Wenn Sie dies berücksichtigt haben, sollten Sie nur noch daran denken, dass auch Sie für die Organisation des Sommerevents ausreichend Zeit benötigen. Setzen Sie Ihren Termin also nicht zu früh an und rechnen Sie ausreichend Vorbereitungszeit ein.

Was den Veranstaltungsort betrifft, so ist auch im Sommer das Wetter unbedingt zu berücksichtigen. Wenn Sie im eigenen Garten feiern, sollte eine Schlechtwetter-Lösung in Form einer Überdachung oder eines Zeltes, das rasch aufgestellt werden kann, mit eingeplant werden. Generell gilt, dass Sie pro Gast mit einem Platzbedarf von zwei Quadratmetern rechnen sollten. So hat jeder die Möglichkeit bequem zu sitzen und sich frei bewegen zu können. Natürlich benötigen Sie auch eine entsprechende Infrastruktur, die vor allem aus einer intakten Strom- und Wasserversorgung bestehen sollte.

Ausstattung und Dekoration entsprechend gestalten

Neben der Grundausstattung für Ihr Sommerevent wie etwa einer entsprechenden Beschilderung, wo die Toiletten, die Garderobe und die Notausgänge zu finden sind, benötigen Sie auch Tische, Stühle und natürlich Geschirr und Gläser. Praktisch sind hier komplette Festzelt-Garnituren, die entweder beim Veranstaltungsort gemietet werden können oder aber auch oft von Brauereien oder Getränkegrosshändlern zur Verfügung gestellt werden. Hier gilt es die passenden Angebote einzuholen und Vergleiche anzustellen. Neben der funktionalen Ausstattung benötigen Sie vielleicht auch eine Bühne, die mit individueller Sound– und Videotechnik ausgestattet sein sollte. Hier liefern Anbieter aus dem Internet gute Vergleichsmöglichkeiten oder aber Sie erkundigen sich bei Freunden nach Empfehlungen. Die Dekoration lässt sich relativ einfach und ohne viel Aufwand herstellen. Gerade im Sommer können Sie Glasgefässe mit feinem Sand oder bunten Steinen oder aber mit Wasser und einer schwimmenden Blüte dekorieren. Für eine entspannte Stimmung können Sie Lampions im Garten aufhängen oder Kerzen auf den Tischen aufstellen.

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Bewirtung und Programm nicht vergessen

Wenn Sie Ihr Sommerfest selbst organisieren und ausstatten, ist bei der Zusammenstellung von Speisen und Getränken einiges zu beachten. Auch bei einem blossen Grillevent gibt es vielleicht Gäste, die aufgrund von besonderen Gewohnheiten nicht alles essen. Sie sollten auch die Aufteilung zwischen Frauen und Männern beachten, denn während Erstere eher Salat und leichte Speisen schätzen, sind Sie bei den Übrigen mit saftigen Steaks besser beraten. Denken Sie an Leckeres für Kinder, denn die haben oft andere Ansprüche an ihre Mahlzeiten als Erwachsene. Vielleicht überlegen Sie sich ja ein Motto für Ihre Sommerveranstaltung, dann sollten sich auch Speisen und Getränke danach richten. Was Sie in jedem Fall in Hülle und Fülle benötigen werden, sind Eiswürfel. Denken Sie also rechtzeitig an die Herstellung dieser „Getränkeaccessoires“, vielleicht in bunten Formen und unterschiedlichen Grössen. Wenn Ihr Sommerevent einen ganz besonderen Touch erhalten sollte, ist ein Programm zu empfehlen. Für Kinder eignet es sich dabei sehr gut, eine Hüpfburg oder ein Trampolin mit Schutznetz aufzubauen oder aber vielleicht eine Künstlerin zu engagieren, die den Nachwuchs schminkt oder diesen generell betreut.

 

Oberstes Bild: © Erik J – shutterstock.com