Spontane Meetings organisieren
VON Andrea Hauser Geschäftlich Partner
Die Tagesordnung optimieren
Bei einem spontanen Meeting geht es in der Regel um kurzfristige Projekte oder um einen schnellen Informationsaustausch, damit alle Mitarbeiter auf dem neuesten Stand sind. Hat Ihr Vorgesetzter Sie mit der Organisation eines Treffens beauftragt, stellen Sie zunächst eine Teilnehmerliste zusammen. Sind vor dem Meeting einige Aufgaben sehr dringlich und möglichst gleichzeitig durchzuführen, delegieren Sie einige Punkte an einen Kollegen und arbeiten Sie gemeinsam an der Planung.
Klären Sie mit Ihrem Vorgesetzten, wer am Treffen teilnehmen soll, wie lange es dauern wird und was das Ziel des Meetings ist. Je kurzfristiger der Termin angesetzt ist, desto schneller sollten Sie die teilnehmenden Mitarbeiter über Ort und Zeitpunkt informieren, damit diese Gelegenheit zur Planung haben. Zusammen mit der Einladung übermitteln Sie am besten eine kurze Tagesordnung, so kann sich jeder vorab Gedanken über die verschiedenen Punkte machen. Bei der Aufstellung der Tagesordnung gehen Sie möglichst effizient vor. Unwichtigere Punkte können auf einen späteren Termin verschoben werden.
Bedenken Sie, dass alle Teilnehmer ein spontanes Treffen in ihren Arbeitsalltag integrieren müssen. Nur die wichtigsten Themen gehören bei einem kurzfristigen Meeting auf die Tagesordnung! Häufig gelten die Treffen als wahre Zeitvernichter, die zu keinem Ergebnis führen. Definieren Sie gemeinsam mit Ihrem Vorgesetzten ein Ziel, das mit dem Meeting erreicht werden soll. Wenn Sie nicht selbst Protokoll führen, die Ergebnisse des Treffens aber festgehalten werden müssen, bestimmen Sie einen Teilnehmer, der die Ergebnisse schriftlich fixiert.
Der perfekte Termin
Gibt es keine konkrete Terminvorgabe, setzen Sie den Termin direkt morgens an, so dass die Teilnehmer noch nicht mit Ihrem üblichen Alltag begonnen haben. Alternativ bietet sich ein Zeitpunkt gegen Ende des Arbeitstages an, wenn der Schreibtisch nicht mehr ganz so voll ist. Ist ohnehin ein gemeinsames Essen geplant, kann ein Termin um die Mittagszeit eine willkommene Abwechslung sein.
Findet das Meeting im Unternehmen statt, reservieren Sie einen Raum, in dem alle Eingeladenen bequem Platz finden. Benötigen Sie technisches Zubehör oder andere Materialien, kümmern Sie sich darum, dass alles im Raum vorhanden ist. Haben Sie vor, mit einem Flipchart zu arbeiten, sorgen Sie dafür dass Papier und Stifte vorhanden sind. Bringen Teilnehmer einen Laptop mit, um der Gemeinschaft etwas zu präsentieren, muss ein Beamer vor Ort sein. Alternativ gibt es die Möglichkeit, mit einem Overheadprojektor zu arbeiten. Stimmen Sie sich mit den Mitarbeitern ab, die Ergebnisse vorstellen. Handelt es sich um einen grossen Teilnehmerkreis, kann es sinnvoll sein, mit einem Mikrofon zu arbeiten.
Verlegen Sie das Meeting aus Platzgründen an einen Veranstaltungsort ausser Haus, überzeugen Sie sich vor Beginn des Treffens von der technischen Ausstattung. In der Regel haben Hotels feste Räume, die Sie für Veranstaltungen und Konferenzen buchen können und stellen benötigte Medien zur Verfügung. Findet Ihr Treffen in einem Hotel statt, haben Sie die Möglichkeit, die Verpflegung in Anspruch zu nehmen.
Sorgen Sie für Erfrischungen
Während eines Meetings werden gern Erfrischungen gereicht. Haben Sie im Unternehmen eine eigene Kantine, bitten Sie darum, dass ausreichend Erfrischungsgetränke im Raum platziert werden. Je nach Dauer des Treffens kommen belegte Brötchen oder Kekse in der Pause immer gut an. Wird die Verpflegung von einem auswärtigen Caterer übernommen, stimmen Sie sich telefonisch ab, ob er einen kurzfristigen Auftrag übernehmen kann. In der Regel arbeiten grosse Unternehmen mit mehreren Catering-Unternehmen zusammen, so dass Ihre Bestellung vermutlich problemlos erledigt werden kann. Eventuell planen Sie ein gemeinsames Essen im Anschluss an das Meeting. Reservieren einen Tisch in einem bekannten Restaurant. Bedenken Sie bei der Auswahl der Speisen die Vorlieben der Teilnehmer und nehmen Sie auf Vegetarier Rücksicht!
Organisieren Sie eine Videokonferenz
Ein spontan anberaumtes Treffen kann als Videokonferenz durchgeführt werden. Das hat den Vorteil, dass die Teilnehmer keine langen Anfahrtswege haben. Eine Videokonferenz planen Sie genauso wie ein persönliches Treffen: Verschicken Sie eine Einladung mit einer Tagesordnung. Achten Sie darauf, alle Teilnehmer zeitnah per Mail zu informieren. Überprüfen Sie im Konferenzraum das technische Equipment auf seine Funktionsfähigkeit. Natürlich müssen die anderen Teilnehmer der Konferenz ebenfalls über eine perfekt funktionierende technische Ausstattung verfügen. Ist aus dem Teilnehmerkreis kein Mitarbeiter mit der Technik vertraut, laden Sie einen Kollegen mit entsprechenden Kenntnissen ein und bitten ihn um die Übernahme des technischen Supports.
Legen Sie sich eine Checkliste an
Wenn Ihr Chef Sie öfter mit der Aufgabe betraut, spontane Treffen zu organisieren, legen Sie sich eine Checkliste an, welche Arbeiten zu erledigen sind. Auf diese Weise haben Sie sofort alle Erledigungen im Blick und Sie vergessen im Vorbereitungsstress kein wichtiges Detail! Eine Aufstellung über ortsansässige Caterer und andere Dienstleister kann Ihnen die Planung enorm erleichtern. Laufen die Treffen nach Art eines Jour Fixe stets nach dem gleichen Konzept ab, können Sie sogar schon eine vorgefertigte Tagesordnung in der Schublade haben und Ihren Chef mit Ihrer Schnelligkeit beeindrucken!
Oberstes Bild: © Robert Kneschke – Fotolia.com
Mehr zu Andrea Hauser
Aus meinem langjährigen Hobby, dem Schreiben, ist im Jahr 2010 ein echter Job geworden - seitdem arbeite ich als selbständige Texterin. Davor war ich als gelernte Bankkauffrau im klassischen Kreditgeschäft einer Hypothekenbank tätig. Immobilien und Baufinanzierungen zählen noch immer zu meinen Steckenpferden. Angetrieben durch die Lust, Neues zu entdecken, arbeite ich mich gern in unbekannte Themengebiete ein und lasse mich schnell begeistern.
Mit meiner Familie erkunde ich in den Ferien fremde Metropolen oder lasse bei einem Badeurlaub einfach die Seele baumeln. Seit ich klein bin, sind Bücher meine große Leidenschaft, wenn es meine Zeit erlaubt, bin ich immer mit einem guten Buch anzutreffen. Mich fasziniert alles, was mit Kreativität zu tun hat: Von Acrylbildern, über Glasmalerei bis hin zu Loombands habe ich schon vieles ausprobiert.
