Eventplanung - Die 5 typischen Fehler bei der Aufgabenverteilung
VON Sandra Katemann Geschäftlich
Im Team geht alles besser – auch dann, wenn Sie ein Firmenevent ausrichten wollen. Egal, ob Jubiläum, Produktpräsentation, Weihnachtsfeier oder etwas anderes: Als Chef des Ganzen obliegt es zwar am Ende Ihnen selbst, endgültig festzulegen, welche Entscheidungen getroffen werden und welche nicht. Aber in Sachen Ideenfindung ist es doch von Vorteil, auf engagierte Mitarbeiter zu setzen, die Ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen.
Die fünf klassischen Fehler in Sachen Aufgabenverteilung
Fehler 1: Zu wenig Personaleinsatz
Aus Gründen der erhofften Kostenersparnis überlegt es sich manch ein Unternehmer mitunter zwei Mal, ob er überhaupt Mitarbeiter mit ins Boot holen soll, um die bevorstehende Veranstaltung adäquat organisieren bzw. durchführen zu können. Sicherlich stellt jeder Arbeitnehmer eine wertvolle Arbeitskraft dar, die üblicherweise in ihrem jeweiligen Fachbereich Verwendung findet. Die Tatsache, dass es gegebenenfalls die eine oder andere Stunde „abzuzweigen“ und für die Eventplanung aufzuwenden gilt, mag sich möglicherweise kurzzeitig negativ auf das Arbeitsergebnis auswirken.
Um dem aber vorzubeugen, könnte ein „Springer“ eingesetzt oder Überstunden anberaumt werden. Bedenken Sie jedoch, dass sich dieser Mehreinsatz am Ende sehr wohl lohnen kann. Gelingt es Ihnen nämlich mit einem rundum gelungenen Event, viele Menschen für Ihr Unternehmen zu begeistern bzw. neue Kunden zu generieren, wird sich besagter Aufwand gewiss rasch amortisieren. Im Übrigen kann die gemeinschaftliche Planung Ihrer Firmenveranstaltung den Zusammenhalt im Team fördern und somit letztlich sogar das Leistungsportfolio untermauern. Dadurch profitieren Sie als Unternehmer gewissermassen gleich zweifach.
Fehler 2: Die Führungsebene bleibt unter sich
Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Organisation Ihrer Veranstaltung mit einigen Ihrer Mitarbeiter durchzuführen, empfiehlt es sich, nicht ausschliesslich auf Ihre Kollegen aus der Führungsebene zurückzugreifen. Es genügt, wenn Ihnen aus dieser Riege maximal ein zusätzlicher Mitarbeiter zur Hand geht. Darüber hinaus bietet es sich jedoch an, je eine Person aus der Marketingabteilung, aus der Buchhaltung sowie eine aus dem Lager bzw. der Produktion ins Planungskomitee aufzunehmen.
Denn die Marketingabteilung verfügt nicht nur über vielversprechende Kontakte zu relevanten externen Unternehmen, sondern sie kann auch wertvolle Hinweise beisteuern, wenn es um die Gestaltung der Einladungen, Flyer, Pressemeldungen etc. geht. Ihre Fachkraft aus der Buchhaltung hilft, die Finanzen im Überblick zu behalten und zu überwachen, dass das Budget nicht überstrapaziert wird. Mitarbeiter aus dem Lager bzw. der Produktion stammen gewissermassen von der „Basis“ und wissen daher sehr genau, was bei der übrigen Belegschaft ankommt, und was möglicherweise auf Ablehnung stossen könnte.
Fehler 3: „Zwischen Tür und Angel“ planen
Oft ist man versucht, die Dinge „nebenbei“ zu regeln – einfach, um Zeit zu sparen. Fakt aber ist, dass es Ihre Gäste spätestens am Tag der Veranstaltung merken werden, wenn im Vorfeld nur halbherzig geplant wurde. Eine unzureichende Programmgestaltung, Allerweltsessen und freilich auch lieblos konzipierte Einladungsschreiben tragen nicht wirklich dazu bei, die Gäste zu begeistern. Aber genau darum geht es doch: Sie wollen mit Ihrem Event für Freude und Spass sorgen, Sie möchten den Anwesenden etwas bieten und vor allem nachhaltig im Gespräch bzw. in positiver Erinnerung bleiben. Sparen Sie daher nicht am falschen Ende und veranlassen Sie Ihre Mitarbeiter nicht, die ihnen auferlegten Aufgaben nach Feierabend oder in der Mittagspause „in Angriff zu nehmen“. Auf diese Weise nehmen Sie ihnen vielmehr die Motivation, sich „mit Herz und Verstand“ zu engagieren, damit Ihr Event gelingt.
Fehler 4: Es wird nicht delegiert
Machen Sie nicht bei jeder sich bietenden Gelegenheit deutlich, dass Sie „das Sagen haben“. Leider neigt so mancher Unternehmer im Rahmen gemeinschaftlicher Planungen gegenüber seinen Mitarbeitern dazu – wenn auch nur unterschwellig – zu signalisieren: „Ich bin hier der Boss.“ Dessen ist sich ohnehin jeder bewusst. Geniessen Sie es doch stattdessen, wenn Ihre Angestellten mit Ideen und Eigeninitiative zu Werke gehen. Freuen Sie sich darüber, wie gut alles funktioniert, wenn man auf die Zusammenarbeit mit motivierten Mitarbeitern bauen kann.
Fehler 5: Unvollständiges Briefing
Briefen Sie Ihre Mitarbeiter ausführlich. Halten Sie keinesfalls mit Informationen hinterm Berg. Jeder sollte möglichst alles wissen – zumindest in Bezug auf die Firmenfeier. Machen Sie von Anfang an deutlich, welches Ziel Sie mit dem Event verfolgen und wie Sie sich das Ganze vorstellen. Auch Dinge, die Sie nicht wollen, sollten im Vorfeld klar definiert werden. Erstellen Sie in Anlehnung an diese „Rahmenbedingungen“ zusammen mit Ihrem Team eine Checkliste, aus der klar ersichtlich ist, wie weit die Planungen bis dato vorangeschritten sind. Dass darüber hinaus regelmässige Absprachen und Zusammenkünfte erfolgen und eine reibungslose Kommunikation im Fokus stehen sollten, versteht sich.
Sofern die Arbeit mit Ihren Mitarbeitern hinsichtlich der Eventkonzeptionierung fundiert und vielversprechend „über die Bühne geht“, kann sich dies nachhaltig auf das Zusammengehörigkeitsgefühl im Unternehmen auswirken – eine sehr gute Basis für mehr Freude an der Arbeit bzw. für eine erhöhte Leistungsbereitschaft. Denn wer geht nicht gerne einer beruflichen Tätigkeit nach, bei der auch das Arbeitsklima „stimmt“? So ein guter Teamgeist darf im Übrigen gerne auch mal „gefeiert“ werden. Laden Sie Ihre Mitarbeiter nach dem erfolgreich verlaufenen Event nach Feierabend doch mal zu einem Gläschen Sekt oder Champagner ein. Ein nettes „Dankeschön“ in kleiner, geselliger Runde sagt oft mehr als 1’000 Worte.
Oberstes Bild: © pedrosek – shutterstock.com
Mehr zu Sandra Katemann
Sandra Katemann ist ausgebildete Bürofachwirtin im Personal- und Rechnungswesen, Werbetexterin und Coach und seit 2006 freiberuflich tätig. Sie verfügt über umfassendes Know-how in Sachen Marketing, Personalwesen, Redaktion, Konzeption, Presse- und Textarbeit.
