Online Events: So planen Sie sie richtig

Online ist so gut wie alles möglich. Eben diese Tatsache machen sich mittlerweile immer mehr erfolgsorientierte Unternehmer zu Nutze, um ihre Ziele zu erreichen. Aus diesem Grund gewinnen Online-Events in der weiten Welt der Kommunikation mehr und mehr an Bedeutung.

Veranstaltungen im Internet durchzuführen dient in erster Linie der gezielten Verbreitung von Informationen und bietet sich somit unter anderem für folgende Zwecke an:

• Produktpräsentationen oder -schulungen
• Webinare
• Die Verbreitung interner Mitteilungen
• Motivationsgespräche
• Vorstellungsgespräche, um eine Vorauswahl zu treffen
• Schulungen
• Kundengewinnung
• Kundenservice

Fakt ist, dass Sie mit Hilfe von Online-Events nicht nur ein beliebig grosses Publikum effizient und zielorientiert ansprechen können. Im Zuge dessen profitieren Sie ebenfalls von einer Stärkung des Unternehmensimages. Mit minimalem Einsatz lässt sich also im Rahmen solcher Internetveranstaltungen – sofern Sie von Anfang an gut durchdacht sind – in der Tat eine Menge erreichen.

Mit Blick auf eine erfolgreiche Online-Veranstaltung haben Sie zum einen die Möglichkeit, auf diesen Bereich spezialisierte Event-Veranstalter zu Rate zu ziehen. Hier werden sowohl Komplettpakete geboten, bei denen zum Beispiel Telefonkonferenzmodule, Video-Technologien et cetera zur Verfügung gestellt und massgeschneidert für Ihr Projekt konzipiert werden. Auf der anderen Seite ist es durchaus auch möglich, dass Sie in Eigenregie tätig werden. So hält das Internet eine Reihe von Schweizer Anbietern bereit, bei denen Sie gegen eine gewisse Gebühr ein Webportal „mieten“ und es individuell für Ihre Zwecke nutzen können. Dass Unbefugte auf diesen Bereich keinen Zugriff haben und ein Höchstmass an Sicherheit gewährleistet ist, versteht sich von selbst.

Je nach Projekt haben Sie unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten, um Ihr Ziel zu erreichen und nachhaltigen Erfolg zu generieren:

Audiokonferenzen: Diese bieten sich geradezu an für Sitzungen, Konferenzen und Schulungen, wobei sogar mobile Lösungen am Markt erhältlich sind. Das bedeutet, dass Ihre Kunden, Mitarbeiter oder Geschäftspartner sich sogar von unterwegs aus aktiv an Ihrem Event bzw. der Online-Veranstaltung beteiligen können.

Video-Konferenzen: Natürlich ist es im Gegensatz zur klassischen Audio-Veranstaltung, bei welcher man mitunter sogar noch mit Telefonen arbeitet, weitaus vielversprechender, dem Ganzen buchstäblich „ein Gesicht zu geben“. Mit Videokonferenzen haben Sie die Gelegenheit, Ihre Botschaften oder Informationen adäquat zu vermitteln und die Kommunikation zwischen Ihnen und allen Beteiligten massgeblich zu verbessern. Ideale Voraussetzungen also für interne Mitarbeiterschulungen, Produktpräsentationen, Informationsveranstaltungen unterschiedlichster Art, spontane Meetings und so weiter.

Durch Webinare können Sie die Option nutzen, zusätzlich Präsentationen bzw. Anwendungen hochzuladen und allen Beteiligten zugänglich zu machen. Ein echter Vorteil dabei ist, dass es ohne Weiteres möglich ist, sich mit ein paar Klicks in jeden zur Verfügung stehenden Computer einzuloggen und über eine vorhandene Internetverbindung an dem Online-Seminar teilzunehmen – ob mit oder ohne Bildübertragung ist dabei Ihnen selbst überlassen. Viele User profitieren diesbezüglich vor allem davon, dass es ein Leichtes ist, Folien oder Präsentationsunterlagen im Handumdrehen hochzuladen und dem Publikum zugänglich zu machen.

Insgesamt zeichnen sich Online-Events durch ihre hohe Effizienz, Zuverlässigkeit sowie dadurch aus, dass sie rund um die Uhr durchgeführt werden können. In Anlehnung an Ihre individuellen Zielsetzungen können Sie sich so auf technische Möglichkeiten zurückgreifen, die entweder für ein Publikum mit niedriger Teilnehmeranzahl oder aber mit bis zu mehreren hundert Teilnehmern konzipiert sein können. Perfektion spielt in dieser Hinsicht eine sehr wichtige Rolle. Daher sollten Sie bei der Auswahl der Online-Webanbieter nichts dem Zufall überlassen.

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Wichtige Schritte zur Planung Ihres Online-Events sind:

• Informieren Sie Ihre Kontakte in sozialen Netzwerken, wie zum Beispiel Facebook, Twitter, Xing und so weiter über Ihr geplantes Online-Event. Achten Sie dabei darauf, die „Einladungen“ bzw. Hinweise optisch möglichst ansprechend zu gestalten.

• Weisen Sie in regelmässigen Abständen im Vorfeld der Veranstaltung auf dieses Projekt hin.

• Vergessen Sie nicht, Ihre Kontakte – sofern Sie es wünschen – dazu zu animieren, weitere Kontakte zu Ihrer Veranstaltung einzuladen. Dies ist ein entscheidender Faktor, der vor allem auch hinsichtlich der Neukundengewinnung von grundlegender Wichtigkeit ist. Geht es allerdings um interne Meetings, so lassen Sie diesen Schritt aus.

• Informieren Sie Ihre Kontakte darüber, dass sie kurz vor dem Event individuelle Zugangsdaten erhalten, mit denen sie sich einfach und direkt einloggen können.

• Erst am „grossen Tag“ versenden Sie entsprechende Informationen, in denen die Zugangsdaten zu finden sind. Diese zusätzliche Nachricht bietet Ihnen obendrein den Vorteil, dass Ihre Kontakte noch einmal an Ihre Online-Veranstaltung erinnert werden.

• Überprüfen Sie die technischen Gegebenheiten und überzeugen Sie sich davon, dass mit dem ausgewählten System wirklich alles „rund läuft“.

• Moderne Systeme zeigen Ihnen genau an, wer sich wann eingeloggt hat und wie lange er an Ihrer Veranstaltung teilnimmt. Dies ist freilich ein wesentlicher Aspekt mit Blick auf die Planung weiterer Online-Events.
• Fragen Sie am Ende der Veranstaltung die „Anwesenden“ nach ihrer Zufriedenheit und bitten Sie gegebenenfalls um Verbesserungsvorschläge.

• Auch die Nachbereitung ist entscheidend. Ziehen Sie idealerweise eine weitere kompetente Person hinzu, die Sie bei Ihrem „Online-Auftritt“ begleitet und sich Notizen macht.

Je nachdem, für welchen Anbieter Sie sich entschieden haben, steht Ihnen rund um die Uhr – also auch während des Online-Events – ein Support zur Verfügung. Sofern tatsächlich ein technischer Defekt zu verzeichnen ist, lässt sich so meist binnen kürzester Zeit Abhilfe schaffen.

 

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