Interkulturelle Events mit ausländischen Gästen organisieren

Erwarten Sie in Ihrem Unternehmen ausländische Gäste, müssen die Rahmenbedingungen stimmen. Bei Veranstaltungen mit internationalem Flair sollten Sie auf kulturelle Unterschiede achten, um Fettnäpfchen zu vermeiden.

Die Etikette spielt bei interkulturellen Events eine zentrale Rolle. Grundsätzlich gelten zwar immer die Umgangsformen des Gastlandes, dennoch wollen Sie natürlich, dass Ihre Gäste sich so wohl wie möglich fühlen. Darum erfordern Veranstaltungen dieser Art eine besonders sorgfältige Planung. Auf der einen Seite wollen Teilnehmer aus anderen Ländern heimische Sitten und Gebräuche kennenlernen, auf der anderen Seite müssen traditionelle und religiöse Gewohnheiten berücksichtigt werden. Damit es keine sprachlichen Barrieren gibt, engagieren Sie einen Dolmetscher. 

Die Wünsche der Gäste berücksichtigen 

Sind im Rahmen des Besuchs Besichtigungen geplant, stimmen Sie das Konzept vorher mit Ihren Besuchern ab. Gerade Gäste, die sich zum ersten Mal in der Schweiz aufhalten, möchten bestimmte Schwerpunkte setzen und haben einige Sehenswürdigkeiten auf der Liste, die sie unbedingt besuchen wollen. Bedenken Sie, dass Ihre Gäste vielleicht nur einige Tage im Land sind. Stellen Sie ein abwechslungsreiches Programm zusammen, das vielfältige Highlights präsentiert, aber dennoch ausreichend Raum für Gespräche und eine Vertiefung der Geschäftsbeziehung lässt.

Gäste aus China

Haben Sie Besuch aus dem Reich der Mitte, ist eine akribische Planung Pflicht: Chinesen legen sehr viel Wert auf Hierarchien, bedenken Sie diesen Aspekt bereits beim Empfang am Flughafen. Auf Gastgeberseite sollte ein Mitarbeiter anwesend sein, der mindestens den gleichen Rang bekleidet, wie der ranghöchste chinesische Gast. Die ausländischen Gäste wissen eine hohe Aufmerksamkeit zu schätzen. Idealerweise bestimmen Sie einen einheimischen Ansprechpartner mit entsprechenden Sprachkenntnissen.

Organisieren Sie einen komfortablen Shuttle-Service und greifen Sie keinesfalls auf ein einfaches Taxi zurück. Bei der Bestellung des Wagens gilt: Je komfortabler, desto besser. Bei der Auswahl des Hotels bevorzugen Chinesen moderne Unterkünfte. Wenn Sie bei Ihren Geschäftspartnern punkten wollen, wählen Sie ein möglichst grosses Hotel, das bereits durch seine imposante Bauweise beeindruckt.

Mit einem formellen Empfang, bei dem alle Mitarbeiter vorgestellt werden, begrüssen Sie Ihre Gäste schliesslich im Unternehmen. Auch wenn Chinesen gern bei ihren gewohnten Speisen bleiben, sollen auch einheimische Gerichte gekostet werden. Dabei wählen Sie ein deftiges Menü, das idealerweise aus mehreren Gängen besteht. Salzige warme Gerichte werden in China bereits morgens gereicht. In China ist es nicht üblich, jedem einen Teller mit zu servieren – vielmehr werden auf dem Tisch mehrere unterschiedliche Gerichte verteilt, von denen sich alle bedienen. Wundern Sie sich beim Essen nicht, denn Schlürfen und Schmatzen ist in China erlaubt! Organisieren Sie für Ihre Gäste ein komplettes Freizeitprogramm – vergessen Sie dabei keinesfalls einen ausgedehnten Einkaufsbummel!

Besuch aus Saudi-Arabien

Auch arabische Gäste shoppen sehr gern, wenn Sie nach Europa kommen. Der Besuch eines grossen Einkaufszentrum gehört zum Pflichtprogramm! Achten Sie auf eine konservative und westliche Kleidung , tragen Sie auch bei freizeitorientierten Aktivitäten einen Anzug mit Krawatte. Die Araber leiten aus einer gut sitzenden, hochwertigen Kleidung einen hohen Bildungsstand ab.

Damen wählen einen Rock, der mindestens über das Knie reicht. Arabische Gäste reichen Frauen oft nicht die Hand, Sie sollten das nicht als unhöflich werten. Wichtige Gespräche werden in der Regel vor dem Essen geführt, während des Essens selbst wird gern geschwiegen. Viele Araber nehmen das Abendessen erst gegen 22 Uhr ein. Wählen sie ein grosses internationales Hotel mit einer abwechslungsreichen Speisekarte und bedenken Sie, dass im Islam kein Alkohol getrunken wird.

Ein Event mit japanischen Gästen

Ähnlich wie arabische Gäste legen auch die Japaner sehr viel Wert auf ein korrektes Erscheinungsbild. Darüber hinaus sind Japaner sehr pünktlich und erscheinen in der Regel fünf bis zehn Minuten vor dem vereinbarten Termin. Achten Sie darauf, nicht zu spät zum Flughafen kommen, sonst sind Sie schon bei Ankunft Ihrer Gäste in das erste Fettnäpfchen getappt!

Visitenkarten sind ein Muss bei japanischen Geschäftspartnern! Sie sollten diese niemals achtlos in die Tasche stecken, sondern zunächst einen Augenblick respektvoll anschauen und dann sorgfältig verwahren. Japaner schätzen eine höfliche Distanz und sprechen unangenehme Themen nie direkt an. Beweisen Sie Feingefühl um die indirekten Formulierungen Ihrer Gäste zu verstehen. Für Ihr Ausflugsprogramm gilt: Sorgen Sie für ein reiches Entertainment, besuchen Sie möglichst viele Sehenswürdigkeiten. Wenn Sie nach einem geschäftlichen Termin noch zu einem Treffen privater Natur einladen, bedenken Sie, dass Japaner grundsätzlich gern Alkohol trinken, jedoch wenig vertragen!

Geschäftsbesuch aus den USA

Wenn Sie Ihre amerikanischen Gäste am Flughafen abholen, starten Sie idealerweise einen kurzen Plausch. Amerikaner sind in der Regel sehr offen und kontaktfreudig – Small Talk wird grossgeschrieben! Heikle Themen wie Religion und Politik sind dabei tabu! Kurze Gesprächspausen oder Schweigen werden als unangenehm empfunden. Ein sehr höflicher Umgangston ist Pflicht, Kraftausdrücke verpönt.

Wie bei japanischen Gästen gilt auch bei Amerikanern absolute Pünktlichkeit! In den USA werden wichtige Themen immer beim Abendessen besprochen, mittags sollten Sie nur einen kleinen Snack anbieten. Nach dem Essen ist es in Amerika nicht üblich, noch beisammen zu sitzen. Wechseln Sie nach dem Dinner die Location und lassen Sie den Abend in einer zwanglosen Atmosphäre locker ausklingen.

Oberstes Bild: © kraphix – Fotolia.com