Mögliche Gefahrenpotenziale bei der Eventplanung
VON Sandra Katemann Geschäftlich Outdoor
Aus der Sicht erfolgsorientierter Unternehmer ist es mitunter recht zeit- und nervenaufreibend, „in Eigenregie“ eine Veranstaltung nach der anderen zu organisieren. Denn wo bleibt da die Zeit und die Musse, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – das Kerngeschäft des Unternehmens? Deshalb ist es in dem Zusammenhang oft einfacher, sich auf ein gutes Team verlassen zu können, das die entsprechenden Aufgaben in Sachen Eventplanung übernimmt.
Allerdings ist es da empfehlenswert, die Mitarbeiter umfassend bzw. regelmässig zu schulen. Schliesslich soll bei allem Vergnügen, das eine Veranstaltung ja an sich ausmacht, vor allem das eigentliche Ziel der Festivität nicht verfehlt werden: die Erhöhung des Bekanntheitsgrades, das zielorientierte „Rühren der Werbetrommel“ und die gekonnte Präsentation von Produkten, Leistungen oder Services.
Es erfreut sich in Anbetracht einer zielorientierten Unterweisung einer stetig wachsenden Beliebtheit, die mit der Eventplanung beauftragten Mitarbeiter zu professionell geführten Wochenend-Seminaren oder Event-Academys zu schicken. Im Zuge dessen werden von erfahrenen Coaches unter anderem meist folgende Kenntnisse vermittelt:
- Was genau zeichnet eine Veranstaltung aus?
- Wie sollten die finanziellen Rahmenbedingungen konzipiert sein?
- Wie ist bei einer Eventplanung im Einzelnen vorzugehen?
- Welche Dinge sind dabei unbedingt zu vermeiden?
So interessant und facettenreich besagte Basic-Kurse zweifelsohne sein mögen, so wichtig ist es doch, darauf zu achten, dass die Mitarbeiter, die an einem solchen Workshop teilgenommen haben, am Ende nicht die Meinung vertreten, nun „alles“ über das Thema Eventkonzeptionierung zu wissen. Fakt nämlich ist, dass jede Veranstaltung einzigartig ist – und somit hinsichtlich ihrer Planung stetig neue Dinge zu beachten sind. „Kontinuität“ lautet daher idealerweise die Devise. Man lernt bekanntlich nie aus …
Der Spass sollte nicht zu kurz kommen, aber …
Partys, Strassenfeste, Jubiläen und Co. werden grundsätzlich mit einem hohen Vergnügungsfaktor gleichgesetzt. Wer denkt denn da schon an Bürokratie und Formalitäten? In der Planungsphase zeigt sich in vielen Fällen deutlich, dass sich besagter Fun-Faktor oftmals auch auf die Organisation im Vorfeld übertragen kann. Soll heissen, dass gemeinschaftliche Überlegungen mit den anderen Mitgliedern des Organisationskomitees nurmehr oberflächlich behandelt oder gar ins Lächerliche gezogen werden.
Die Ernsthaftigkeit der Angelegenheit bleibt da also mitunter auf der Strecke. Dem gilt es rechtzeitig entgegenzuwirken. Zum Beispiel, indem ein „Wortführer“ oder ein Teamleader gewählt wird, der notfalls die Mitwirkenden wieder zu mehr Sachlichkeit aufruft, sodass die Planungen wohldurchdacht weitergehen können. Schliesslich ist ein Event nach wie vor ein Ereignis, das zum einen mit einem nicht unerheblichen finanziellen Aufwand einhergeht.
Andererseits sollte jeder Veranstalter bzw. jeder Unternehmer bemüht sein, am Ende auch Profit daraus zu schlagen, also einen Erfolg zu generieren. Ein wenig „Bürokratie“ und „Schriftkram“ werden sich daher nicht vermeiden lassen. Grundsätzlich ist es stets empfehlenswert, im Vorfeld eine Checkliste zu erstellen, die von Anfang an einen klaren Überblick bietet und nach der sich somit alle Mitglieder des Orga-Teams zu richten haben.
Das „Non plus Ultra“ gibt es nicht
Selbst, wenn Sie in der Vergangenheit noch so viele Events geplant und ausgeführt haben: einen pauschal gültigen „Masterplan“, sprich: eine echte Erfolgsgarantie mit Blick auf ein gutes Gelingen des Ganzen gibt es nicht. Jede Veranstaltung zeichnet sich stets durch ihren einzigartigen Charakter aus, sodass individuelle Planungen und Überlegungen erforderlich sind.
Auf das richtige Timing kommt es an
Ein weiteres möglichen Risikopotenzial steckt in der terminlichen Planung Ihres Events. Richten Sie sich deshalb nicht ausschliesslich nach Ihren eigenen unternehmensspezifischen Gegebenheiten. Sondern denken Sie auch daran, das Interesse Ihrer potenziellen Gäste zu wahren. Stehen zum Beispiel wichtige Geburtstage an? Findet in der näheren Umgebung möglicherweise ein weiteres Unternehmensevent statt? Sind wichtige Gäste gegebenenfalls zu einer anderen Veranstaltung eingeladen? Und was ist mit Ihren Mitarbeitern?
Sofern Sie ein Jubiläum oder einen Jahrestag zelebrieren wollen, sollten die zu ehrenden Arbeitnehmer selbstverständlich mit Ihren Terminplanungen konform gehen. Vergessen Sie ausserdem nicht, den Fokus auf die Witterung bzw. die „passende“ Jahreszeit zu legen. Outdoor-Events bieten sich zum Beispiel vornehmlich in den Frühlings- oder Sommermonaten an.
Nicht am falschen Ende sparen
Gewiss ist es löblich, stets den finanziellen Aspekt im Auge zu haben. Bei der Ausrichtung eines Events käme es bei Ihren Gästen aber wohl nur selten gut an, wenn praktisch spürbar wäre, dass das Thema Kostenreduzierung einen ganz besonderen Stellenwert hat. Bei der Verköstigung auf die günstigsten Produkte zu setzen oder einen billigen DJ bzw. Alleinunterhalter zu buchen etc.: Damit sparen Sie zwar Geld.
Allerdings würde eine Festivität, die offensichtlich auf „Sparflamme“ zelebriert wird, gewiss nicht bei all Ihren Gästen in positiver Erinnerung bleiben. Ein fader Nachgeschmack wäre so noch lange spürbar. Eine fundierte Budgetplanung im Vorfeld der Feierlichkeiten ist also unerlässlich. Tipp: Nur, wenn tatsächlich ausreichend finanzielle Mittel zur Verfügung stehen, sollte überhaupt erst eine Eventplanung in Erwägung gezogen werden.
Oberstes Bild: © macknimal – shutterstock.com
Mehr zu Sandra Katemann
Sandra Katemann ist ausgebildete Bürofachwirtin im Personal- und Rechnungswesen, Werbetexterin und Coach und seit 2006 freiberuflich tätig. Sie verfügt über umfassendes Know-how in Sachen Marketing, Personalwesen, Redaktion, Konzeption, Presse- und Textarbeit.
