Das Messeevent - und wie Sie es richtig planen

In Ihrer Nähe findet eine – mehr oder weniger bekannte – Messe statt und Sie möchten gerne mit Ihrem Unternehmen vor Ort vertreten sein? Die Eventplanung für Messeauftritte folgt in der Regel den bekannten Bahnen, aber es gibt dennoch einige grosse Hürden, über welche Sie stolpern können. Damit das Ereignis dennoch ein Volltreffer wird, befolgen Sie einfach die folgenden Ratschläge.

Spezialfall Messeevent

Auf einer Messe gelten andere Massstäbe als im unternehmensinternen Rahmen. Wenn dies Ihr erstes Mal ist, dass Sie ein solches Event planen müssen, dann denken Sie einfach an Ihren letzten Messebesuch und vergleichen Sie ihn mit den Veranstaltungen, welche Sie bisher selbst gegeben haben – Sie werden zahlreiche Unterschiede bemerken. Damit Sie keine Probleme mit Ihrem womöglich ersten Messeauftritt haben werden, müssen Sie nur die folgenden Tipps befolgen und auf Ihr eigenes Unternehmen anwenden.

1. Die Messe ist nicht Ihr privater Veranstaltungsraum

Auf einer Messe müssen Sie für gewöhnlich einen Stand mieten. Diese Stände folgen gewissen Rahmenbedingungen – wie etwa bei der Grösse. Die Ausrichtung eines wichtigen Events auf einer solchen Messe wird durch den zur Verfügung stehenden Platz drastisch erschwert.

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Wofür Sie sich in Ihrem eigenen Unternehmen vielleicht 100 Quadratmeter Platz nehmen können, müssen Sie nun auf 50 Quadratmetern unterbringen. Dies stellt erhöhte Anforderungen an die Planung, denn es kommt hier buchstäblich auf jeden Zentimeter an. Arbeiten Sie für den Transport jeglicher notwendiger Güter am besten mit einem messeerfahrenen Logistikunternehmen zusammen, um diese Probleme so gut es nur geht zu minimieren.

2. Erschwertes Catering und die Folgen

Wenn Sie Gäste von Rang und Namen auf Ihrem Event erwarten, ist auch das Catering wichtig. Ohne Speisen und Getränke werden sich Ihre Gäste nur schwer über mehrere Stunden bei Laune halten lassen. Hier werden Sie auch wieder vor das Problem des Platzmangels gestellt: Eine grosszügig ausstaffierte Küche mit viel Freiraum sieht zwar gut aus, aber sie hat auf den engen Abmessungen eines Messestands nichts verloren.

Halten Sie sich hier an den alten, aber noch immer gültigen Grundsatz „Funktion vor Design“: Fahren Sie alles auf, was notwendig ist – und kein Gerät mehr. Um in diesem Punkt nicht zu versagen, ist wieder einmal die Zusammenarbeit mit einem Catering-Service anzuraten, welcher bereits über weitreichende Erfahrung mit Messen verfügt.

3. Sie sind auf der Messe nicht allein … Teil 1

… also nehmen Sie Rücksicht auf die anderen Teilnehmer, auch wenn es sich dabei um Ihre Konkurrenten handelt. Ein gegenüber den anderen Ausstellern rücksichtslosen Verhalten wirft ein negatives Licht auf Sie. Überzeugen Sie mit Inhalten und Ihrem Rahmenprogramm und nicht durch einen blossen Konkurrenzkampf auf offener Bühne. Das bedeutet auch, dass Sie beispielsweise Musik oder Lichter so einstellen sollten, dass sie auf Ihren Standplatz begrenzt bleiben. Beleuchten Sie nicht Ihren Nachbarn mit Scheinwerfern, sondern konzentrieren Sie sich auf Ihr Gebiet – und bleiben Sie immer höflich gegenüber den anderen Ausstellern auf der Messe.

4. Sie sind auf der Messe nicht allein… Teil 2

Gleichzeitig dürfen Sie auf einer solchen Messe und bei Ihrem Event die Anwesenheit der anderen Unternehmen nicht ignorieren. Bedenken Sie: Zahlreiche Stände auf kleinem Raum führen schon fast zu einer Art Reizüberflutung bei den Besuchern der Messe. Die Augen der Gäste sind gerade vielleicht auf Ihren Stand gerichtet – aber die Ohren hören vielleicht beim Nachbarn zu und in die Nase dringt der Duft von Kuchen von einem wiederum anderen Stand.

Für Sie bedeutet das, dass Sie Ihr Programm noch intensiver gestalten müssen als bisher. Wenn Sie dieses Event schon einmal in ähnlicher Form ohne andere Aussteller gehalten haben, müssen Sie nun einfach für „mehr“ sorgen: mehr Inhalte in kürzerer, knackigerer Form, mehr Rahmenprogramm, mehr Catering. Behandeln Sie diese Art von Event so, als wäre es Ihr letztes Event auf Erden.

5. Gewinnspiele? Ja, aber mit Bedacht

Gerade auf gutbesuchten Messen kommen Sie vielleicht schnell zu dem Entschluss, dass ein Gewinnspiel sicherlich zahlreiche Gäste anlocken würde – und damit haben Sie Recht. Je nach Ausrichtung Ihres Unternehmens ist das aber vielleicht gar nicht in Ihrem Interesse: Möchten Sie beispielsweise in erster Linie Fachbesucher ansprechen, so können zu viele branchenferne „Zaungäste“ nur dafür sorgen, dass sich jene Fachbesucher gestört fühlen könnten.

Tombolas, bei welchen Sie Kugelschreiber, Taschen oder T-Shirts verlosen, locken erfahrungsgemäss sehr viele dieser möglicherweise unerwünschten Besucher an. Es könnte passieren, dass Ihr eigentliches Eventprogramm in diesem Trubel untergeht und die Message der Veranstaltung nicht bei den Fachbesuchern ankommt. Viel hilft viel? In diesem Fall nicht. Wägen Sie dieses Risiko ab, bevor Sie ein Gewinnspiel planen.

6. Gestalten Sie Ihr Budget grosszügig

Zu guter Letzt ist die Planung eines Messeevents immer mit unbekannten Variablen verbunden: In Ihren „eigenen vier Wänden“ können Sie den Ablauf eines Events genau vorhersagen. Andere Aussteller, die Messeleitung, welcher Sie unterstehen, ungeladene Gäste und andere nicht einzuschätzende Grössen können jedoch für viele spontane und mitunter kostspielige Änderungen im Eventablauf sorgen. Wenn Sie bei der Planung beispielsweise feststellen, dass Sie 10’000 Franken benötigen werden, dann legen Sie besser noch einmal mindestens 20 % drauf, um auf der sicheren Seite zu sein. 

 

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