Mit dem Verein ein Event organisieren - So gehen Sie vor
VON Andrea Hauser Geschäftlich Partner Privat
Entwickeln Sie ein grobes Konzept
Sind Sie als Vereinsvorstand oder Mitglied des Planungskomitees für die Organisation des Events zuständig, sollten Sie zunächst die Ziele festlegen, die der Verein mit dem Event verfolgt. Geht es um die Werbung neuer Mitglieder, um eine reine Informationsveranstaltung oder um ein Fest für alle Vereinsmitglieder?
Eventuell wollen Sie auch nur die finanzielle Situation des Vereins aufbessern. Welche Zielgruppe wollen Sie mit der Feier erreichen? Bevor Sie mit der eigentlichen Vorbereitung beginnen, sollten Sie ein Konzept entwickeln. Handelt es sich um ein geselliges Ereignis, eine Imageveranstaltung oder eine Mitgliederwerbung? Sammeln Sie gemeinsam mit allen Vereinsmitgliedern Ideen und legen einen groben Ablaufplan fest.
Mit einem speziell zusammengestellten Organisationskomitee delegieren Sie Aufgaben und verteilen die Zuständigkeiten auf mehrere Köpfe. Wichtig: Sprechen Sie sich immer wieder zwischendurch ab, damit es nicht zu Missverständnissen kommt! Haben Sie die Eckpfeiler festgelegt, geht es an die Planung der Details: Wann soll die Veranstaltung stattfinden?
Nehmen Sie bei der Planung des Termins Rücksicht auf Ferientermine und andere wichtige Daten. Prüfen Sie, ob in Ihrem Ort zeitgleich eine andere wichtige Veranstaltung stattfindet. In diesen Fällen weichen Sie auf einen anderen Termin aus oder treffen eine Absprache mit dem anderen Veranstalter. Wenn Sie Ihre Vereinsfeier am Abend des Fussball-WM-Endspiels planen, werden vermutlich nur wenige Gäste erscheinen!
Wichtig: Kalkulieren Sie ausreichend Vorbereitungszeit ein
Wo soll Ihr Event stattfinden? Welcher Art soll Ihre Veranstaltung sein! Verfügen Sie über eigene Vereinsräumlichkeiten, ist die Frage schnell beantwortet. Falls nicht, kümmern Sie sich möglichst frühzeitige um eine entsprechende Location. Dazu sollten Sie vorher die Teilnehmeranzahl zumindest grob überschlagen. Bedenken sie: Gerade wenn es um ein grosses Event geht, sollten Sie eine Vorbereitungszeit von mindestens sechs Monaten einkalkulieren.
Einige Vereine planen grosse Feste bis zu ein Jahr im Voraus. Wie soll Ihre Feier finanziert werden? Hat der Verein ausreichende Rücklagen und sind alle Mitglieder mit der Verwendung des Geldes einverstanden? Gibt es die Möglichkeit, Sponsoren zu gewinnen oder durch den Verkauf von Eintrittskarten die Kosten wieder hereinzuholen? Können Sie zu Spenden für Ihre Massnahme aufrufen?
Die Wahl der Location und des Rahmenprogramms ist abhängig von der Art Ihres Events. Planen Sie eine reine Informationsveranstaltung, reicht es aus einen Raum zu organisieren und neben einem Redner entsprechendes Infomaterial zur Verfügung zu stellen. Vor allem wenn es um die Vermittlung sachlicher Themen geht, ist dieser Rahmen sicher eine gute Wahl.
Wollen Sie die Teilnehmer aktiv einbeziehen und die Veranstaltung zu einem Erlebnis machen, ist ein umfangreicheres Konzept gefragt. Wenn Sie sich als Sportverein präsentieren, organisieren Sie kleine Wettspiele, stellen unterschiedliche Sportarten und Sportgeräte vor und animieren die Teilnehmer zum Mitmachen. Insbesondere wenn Ihre Veranstaltung der Neugewinnung von Mitgliedern dienen soll, machen Sie Ihr Event über die örtliche Presse bekannt.
Mit Plakaten können Sie ebenfalls auf Ihren Verein aufmerksam machen. Sorgen Sie mit Attraktionen für Kinder dafür, dass die ganze Familie gern zu Ihrer Veranstaltung erscheint. Während die Kleinen viel Spass auf der Hüpfburg oder mit dem engagierten Zauberkünstler haben, haben Sie die Gelegenheit, die Eltern über die Ziele Ihres Vereins zu informieren und als neue Mitglieder zu gewinnen.
Haben sich ausreichend Helfer für einen solchen Tag der offenen Tür gemeldet? Alle wichtigen Stationen sollten besetzt sein. Im Rahmen einer Mitgliederversammlung sollten Sie konkrete Aufgaben bereits im Vorfeld verteilen. So kennt jedes Vereinsmitglied seine Zuständigkeit. Dauert die Veranstaltung länger, legen Sie einen Zeitplan fest und teilen jedem Vereinsmitglied einen konkreten Termin zu. Je besser die Vorbereitung, desto reibungsloser ist der spätere Ablauf!
Die Festlegung des Rahmenprogramms
Planen Sie ein gemeinsames Fest mit allen Vereinsmitgliedern, koordinieren Sie den genauen Ablauf der Veranstaltung: Kümmern Sie sich um Musik und einen professionellen Moderator oder Entertainer. Eventuell gibt es Vereinsmitglieder, die mit einer Showeinlage zur Auflockerung der Stimmung beitragen.
Gerade wenn Sie professionelle Künstler engagieren achten Sie darauf, dass die Voraussetzungen stimmen und alles vorhanden ist, was der Künstler für einen erfolgreichen Bühnenauftritt benötigt. Achten Sie auf eine möglichst breite Mischung, so ist für jeden Geschmack etwas Passendes dabei. Handelt es sich um ein reines Tanzevent oder sollen den Gästen auch Speisen angeboten werden?
Holen Sie Angebote verschiedener Caterer ein und vergleichen Sie die Leistungen. Sorgen Sie für die Dekoration des Veranstaltungsraumes. Vielleicht findet sich innerhalb des Vereins ein Team, das das Schmücken des Raumes übernimmt. Eine Tombola kommt auf Vereinsfeiern immer gut an: Gibt es örtliche Sponsoren, die Gewinne beisteuern können oder werden die Preise über den Verein gestellt?
Vergessen Sie nicht: Nach einer schönen Feier muss hinterher aufgeräumt werden! Stellen Sie bereits im Vorfeld ein Team zusammen und belohnen helfende Hände am Ende mit einem kleinen Imbiss oder einem kleinen Umtrunk!
Oberstes Bild: © Konstantin Sutyagin – Shutterstock.com
Mehr zu Andrea Hauser
Aus meinem langjährigen Hobby, dem Schreiben, ist im Jahr 2010 ein echter Job geworden - seitdem arbeite ich als selbständige Texterin. Davor war ich als gelernte Bankkauffrau im klassischen Kreditgeschäft einer Hypothekenbank tätig. Immobilien und Baufinanzierungen zählen noch immer zu meinen Steckenpferden. Angetrieben durch die Lust, Neues zu entdecken, arbeite ich mich gern in unbekannte Themengebiete ein und lasse mich schnell begeistern.
Mit meiner Familie erkunde ich in den Ferien fremde Metropolen oder lasse bei einem Badeurlaub einfach die Seele baumeln. Seit ich klein bin, sind Bücher meine große Leidenschaft, wenn es meine Zeit erlaubt, bin ich immer mit einem guten Buch anzutreffen. Mich fasziniert alles, was mit Kreativität zu tun hat: Von Acrylbildern, über Glasmalerei bis hin zu Loombands habe ich schon vieles ausprobiert.
