Mit einem Kick-off-Meeting ein neues Projekt starten
VON Andrea Hauser Geschäftlich Partner
Teilnehmer haben die Gelegenheit zum gegenseitigen Austausch und zur Formulierung ihrer Erwartungen und Befürchtungen. Idealerweise starten Sie direkt nach der Bewilligung eines neuen Projektes oder bei einer wichtigen Auftragserteilung mit einer Auftaktveranstaltung für alle Mitarbeiter in die neue Phase.
Das A und O eines Kick-offs: Eine effiziente Vorbereitung
Mit einem Kick-off-Meeting markieren Betriebe den Beginn eines neuen Projektes. Wenn Sie für Ihr Unternehmen eine Kick-off-Veranstaltung organisieren, sollten Sie das Treffen effizient vorbereiten: Definieren Sie zunächst die Ziele, die Sie mit dem Event erreichen wollen. Danach legen Sie den Teilnehmerkreis fest. Laden Sie alle bereits feststehenden Projektmitarbeiter ein, auch wichtige Auftraggeber und Stakeholder sollten teilnehmen.
Wichtig ist, dass die zeitlichen Ressourcen bei allen Beteiligten zur Verfügung stehen. Der Zeitrahmen des Kick-offs ist abhängig von den Inhalten, die besprochen werden sollen. In einer Agenda sollten Sie alle relevanten Themen zusammenstellen, daran orientiert sich letztlich die genaue Dauer der Veranstaltung. Idealerweise lädt der Projektleiter alle Teilnehmer ein. Wählen Sie einen Termin, zu dem alle Mitarbeiter anwesend sein können.
Spätestens einen Tag vor dem Event sollten alle Gäste eine Tagesordnung erhalten haben. Verfügen Sie in Ihrem Unternehmen über entsprechende Räumlichkeiten oder müssen Sie auf eine andere Location ausweichen? Um die Besonderheit dieses Events hervorzuheben, empfiehlt sich die Wahl eines externen Veranstaltungsortes. Sollte das Kick-off auswärts stattfinden, denken Sie daran, möglichst frühzeitig einen Raum zu reservieren.
Werden Beamer, Smartboard oder Flip-Chart benötigt, kümmern Sie sich darum, dass alle technischen Hilfsmittel vor Ort sind. Bestellen Sie einen Catering-Service und sorgen Sie für Getränke. Findet der Kick-off an einem externen Veranstaltungsort statt, können Sie die Verpflegung möglicherweise direkt dort beauftragen. Viele Hotels haben sich auf derartige Events spezialisiert und haben bereits ein komplettes Programm im Angebot.
Bei einem mehrtägigen Event gibt es abends häufig eine gemeinsame Veranstaltung für alle Teilnehmer. Auch hier gilt: Bemühen Sie sich möglichst frühzeitig um eine Location. Handelt es sich um ein gemeinsames Essen, nehmen Sie bei der Speisenauswahl Rücksicht auf Vegetarier und Allergiker. Reisen einige Kollegen von auswärts an, reservieren Sie rechtzeitig Hotelzimmer in der Nähe des Betriebes oder des Veranstaltungsortes. Kümmern Sie sich um einen Shuttle-Service!
Arbeiten Sie mit einem professionellen Moderator
Stellen Sie Unterlagen zusammen, die detailliert über das neue Projekt informieren. Sollten die einzelnen Teilnehmer sich noch nicht kennen, bereiten Sie Namensschilder vor und organisieren zu Beginn der Veranstaltung eine kurze Vorstellungsrunde. Zunächst begrüsst der zuständige Leiter die Anwesenden und stellt das neue Projekt vor. Alternativ übernimmt ein wichtiger Auftraggeber oder Stakeholder die Vorstellung und definiert die Ziele, die verfolgt werden sollen.
Um die Wichtigkeit zu unterstreichen, sollte das Management Interesse zeigen und zu Beginn und zum Abschluss der Veranstaltung anwesend sein. Denken Sie über das Engagement eines externen Moderators nach. Übernimmt der Projektleiter selbst die Moderation des Events, kann es bei einigen Themen zu einem Interessenkonflikt kommen. Der Projektleiter verfolgt selbst eigene Ziele und sollte daher im grossen Kreis als Teilnehmer agieren. Einem extern engagierten Moderator fällt es leichter, unangenehme Aspekte anzusprechen – hinterher muss er nicht mit den Teilnehmern zusammenarbeiten. Ein intensives Briefing vor Beginn der Veranstaltung ist selbstverständlich!
Setzen Sie auf Teamwork!
Bei einem Kick-off wird zunächst nur ein grober Entwurf des Projektes besprochen, in die detaillierte Planung steigen Sie erst später ein. Am Ende sollten Sie einen groben Termin- und Ressourcenplan verabschieden. Vor Beginn der Veranstaltung bestimmen Sie einen Protokollführer, der die wichtigsten Ergebnisse fixiert. Das Protokoll Ihres Treffens sollte nach dem Kick-off allen Teilnehmern in schriftlicher Form vorliegen.
Klären Sie zunächst die Zuständigkeiten – welcher Mitarbeiter oder welches Team ist für welche Aufgabe zuständig? Welche Befugnisse haben die einzelnen Mitarbeiter oder Teams? Gibt es Kollegen, die nur zu bestimmten Themen beratend hinzugezogen werden sollen? Kommunizieren Sie deutlich, wie wichtig ein effizientes Teamwork ist – nur gemeinsam erreichen Sie die vorgegeben Ziele.
Der Projektleiter präsentiert die Planung und zeigt die ersten Schritte auf. In einer gemeinsamen Diskussion werden offene Fragen und kritische Punkte geklärt. Sind für die Kick-off-Veranstaltung zwei Tage vorgesehen, steigen die Teams häufig bereits am folgenden Tag in die Feinplanung ein. Im Anschluss stellen die Gruppen ihre ersten Ergebnisse vor.
Legen Sie fest, wie Sie in der Projektgruppe künftig kommunizieren wollen. Gibt es bestimmte Termine oder Meilensteine, die es zu erreichen geht? Sind besondere Deadlines einzuhalten? Kommunizieren Sie diese deutlich an alle Mitarbeiter und legen Sie fest, wann das nächste Treffen stattfinden wird. Im Rahmen der weiteren Bearbeitung können die Termine in einem bestimmten Rhythmus durchaus über Telefon- oder Videokonferenzen abgehalten werden.
Wichtig ist, sich gemeinsam mit allen Teilnehmern auf bestimmte Zeiten zu einigen. Klären Sie, wer aus der Gruppe verantwortlich ist, der Führungsebene Bericht zu erstatten. Zum Abschluss des Kick-offs fassen Sie die bisherigen Ergebnisse zusammengefasst und planen die nächsten Schritte.
Oberstes Bild: © Thinglass – Shutterstock.com
Mehr zu Andrea Hauser
Aus meinem langjährigen Hobby, dem Schreiben, ist im Jahr 2010 ein echter Job geworden - seitdem arbeite ich als selbständige Texterin. Davor war ich als gelernte Bankkauffrau im klassischen Kreditgeschäft einer Hypothekenbank tätig. Immobilien und Baufinanzierungen zählen noch immer zu meinen Steckenpferden. Angetrieben durch die Lust, Neues zu entdecken, arbeite ich mich gern in unbekannte Themengebiete ein und lasse mich schnell begeistern.
Mit meiner Familie erkunde ich in den Ferien fremde Metropolen oder lasse bei einem Badeurlaub einfach die Seele baumeln. Seit ich klein bin, sind Bücher meine große Leidenschaft, wenn es meine Zeit erlaubt, bin ich immer mit einem guten Buch anzutreffen. Mich fasziniert alles, was mit Kreativität zu tun hat: Von Acrylbildern, über Glasmalerei bis hin zu Loombands habe ich schon vieles ausprobiert.
