Das perfekte Event - Auf die Inszenierung kommt es an
VON Andrea Hauser Geschäftlich
Als Veranstalter sollten Sie neben einem logischen Ablauf mit einem optimalen Spannungsbogen für die ideale Inszenierung Ihres Events sorgen. So behalten Ihre Gäste die Veranstaltung in positiver Erinnerung.
Die passende Einladung: Erwecken Sie Neugierde
Der Einstieg beginnt bereits mit dem Versand der Einladungen: Vermitteln Sie mit Ihrer Einladung eine besondere Atmosphäre und sorgen dafür, dass Ihre Gäste sich auf den Termin freuen. Steht das Event unter einem bestimmten Motto, stimmen Sie die Einladung darauf ab. Auch in Zeiten von Internet und E-Mail kommen individuell gestaltete Einladungen im Briefkasten immer gut an! Haben Sie als Veranstaltungsort eine externe Location gewählt, fügen Sie eine Anfahrtsskizze und eventuell Informationen über den Veranstaltungsort bei. Bedenken Sie bei der Gestaltung der Einladung, dass der Gast eine Entscheidung treffen muss, ob er an Ihrem Event teilnimmt oder nicht. Handelt es sich um eine besonders langweilige und lieblose Einladung, landet Ihr Schreiben im schlimmsten Fall direkt im Papierkorb!
Wollen Sie mit Ihrem Event beeindrucken, wählen Sie eine besondere Kulisse: Laden Sie Ihre Gäste zu einer Feier in einem alten Flughafengebäude, einem ausgedienten U-Bahn-Schacht oder einem verträumten Märchenschloss ein. Professionelle Agenturen haben sich auf die Organisation von Veranstaltungen an aussergewöhnlichen Orten spezialisiert. Bei einem kleineren Budget setzen Sie auf lebendige Ideen und originelle Dekorationen. Mit ein wenig Kreativität und Fingerspitzengefühl können Sie einen nüchternen Hotelsaal in einen orientalischen Traum verwandeln – schaffen Sie eine einmalige Atmosphäre!
Stellen Sie Ihr Event unter ein bestimmtes Motto, damit haben Sie die Möglichkeit, vielfältige Ideen zu entwickeln. Gleichzeitig haben Sie einen „roten Faden“, der sich durch Ihre Veranstaltung zieht. Machen Sie das Event für Ihre Gäste zu einem Ereignis, an dem sie aktiv teilhaben. Langweilen Sie die Teilnehmer nicht mit endlosen Reden und Präsentationen, sondern binden Sie sie ins Geschehen ein. Am besten gelingt das, wenn Sie die Sinne der Gäste ansprechen. Sorgen Sie mit visuellen Lichteffekten, bestimmter Akustik und einem besonderen Speiseplan dafür, dass Ihre Veranstaltung für Ihre Gäste „erlebbar“ wird.
Halten Sie die Spannung bis zum Ende
Zu Beginn Ihres Events stimmen Sie Ihre Gäste auf das Folgende ein: Abhängig von der Veranstaltung reichen Sie Handouts, informieren über den groben Ablauf und machen den Teilnehmern einfach Lust auf das was kommt! Sorgen Sie mit einem Begrüssungsdrink für eine angenehme Atmosphäre und geben Sie den einzelnen Gästen die Möglichkeit, sich näher kennenzulernen. Achten Sie während des weiteren Verlaufs darauf, ein ausgewogenes Programm zu bieten. Handelt es sich um eine reine Informationsveranstaltung, sorgen Sie für Abwechslung und spulen Sie nicht einfach ein Programm ab. Mit abwechslungsreichen Angeboten lockern Sie die Atmosphäre auf und bewahren sich das Interesse Ihrer Gäste.
Werden auf Ihrem Event vor allem Reden gehalten oder trockene Fakten präsentiert, engagieren Sie für zwischendurch einen Zauberkünstler, der mit einem unterhaltsamen Programm die Zuschauer aktiv einbindet. Nutzen Sie technische Finessen, um Ihre Teilnehmer bei Laune zu halten: Eine Licht- oder Lasershow oder die zwischenzeitliche Einspielung eines Films sorgt für Abwechslung in einem sonst eher trockenen Ablauf. Soll es vor allem inhaltlich zugehen, geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit sich aktiv zu beteiligen: Verteilen Sie Kärtchen, auf denen die Gäste etwas notieren müssen und schaffen Sie haptische Erlebnisse.
Geben Sie den Teilnehmern Tablet-PCs an die Hand, mit denen sie aktiv ins Geschehen eingebunden werden. Gäste, die im wahrsten Sinne des Wortes etwas „begreifen“, behalten es später länger im Gedächtnis. Insbesondere das gemeinsame Erleben macht Events zu einem Ereignis, sorgen Sie als Veranstalter für das gewisse Etwas!
Das Catering auf Ihrem Event sollten Sie nicht unterschätzen: Mit einem 08/15-Buffet werden Sie bei Ihren Gästen kaum Punkte sammeln. Stimmen Sie die Speisen auf das Motto und die Zielgruppe Ihrer Veranstaltung ab. Dekorieren Sie das Buffet in den Unternehmensfarben oder bieten Sie auswärtigen Gästen besondere Speisen aus der Region an – vergessen Sie nicht, Alternativen für Allergiker und Vegetarier bereitzuhalten. Handelt es sich um eine Veranstaltung mit kleinen Erfrischungspausen zwischendurch, achten Sie auf eine gesunde Abwechslung und bieten Sie nicht in jeder Pause die gleichen Snacks und Getränke an.
Ein würdiges Finale
Am Ende steht das Finale Ihres Events: Wollen Sie das Ende Ihrer Veranstaltung mit einem „Paukenschlag“ abschliessen und dafür sorgen, dass Ihre Gäste begeistert nach Hause gehen? Dann setzen Sie den Topact an das Ende Ihrer Veranstaltung – vielleicht haben Sie einen Künstler oder Entertainer engagiert? Die spektakulärste Darbietung sollten Sie an das Ende Ihrer Veranstaltung setzen. Oder handelt es sich eher um eine nüchterne Präsentation, an deren Ende einfach nochmals alle Ergebnisse zusammengefasst werden? Letztlich ist das Finale Ihres Events abhängig von der Art der Veranstaltung.
Idealerweise schaffen Sie einen Mehrwert, damit Ihre Gäste den Besuch Ihres Events als Erfolg werten können. Besonders wenn es sich um ein Erlebnis handelt, das die Teilnehmer auf diese Weise nicht in anderer Form erleben können, handelt es sich um etwas Einzigartiges für Ihre Gäste.
Oberstes Bild: © Halfpoint / Shutterstock.com
Mehr zu Andrea Hauser
Aus meinem langjährigen Hobby, dem Schreiben, ist im Jahr 2010 ein echter Job geworden - seitdem arbeite ich als selbständige Texterin. Davor war ich als gelernte Bankkauffrau im klassischen Kreditgeschäft einer Hypothekenbank tätig. Immobilien und Baufinanzierungen zählen noch immer zu meinen Steckenpferden. Angetrieben durch die Lust, Neues zu entdecken, arbeite ich mich gern in unbekannte Themengebiete ein und lasse mich schnell begeistern.
Mit meiner Familie erkunde ich in den Ferien fremde Metropolen oder lasse bei einem Badeurlaub einfach die Seele baumeln. Seit ich klein bin, sind Bücher meine große Leidenschaft, wenn es meine Zeit erlaubt, bin ich immer mit einem guten Buch anzutreffen. Mich fasziniert alles, was mit Kreativität zu tun hat: Von Acrylbildern, über Glasmalerei bis hin zu Loombands habe ich schon vieles ausprobiert.
