Erfolge durch Workshops

Mit Workshops lässt sich sowohl auf privater Ebene, als auch im gewerblichen Bereich einiges erreichen. Vorausgesetzt, Sie stellen die Planung eines solchen Events von Anfang an auf eine solide Grundlage und gehen das Projekt wohldurchdacht an, dann sind Ihnen langfristige Erfolge so gut wie sicher.

Wenn man bedenkt, wie viele wertvolle Arbeitsstunden viele Mitarbeiter regelmässig in diversen Meetings verbringen, um sich über dies und jenes informieren zu lassen, so gibt dies durchaus zu denken. Man darf mit Fug und Recht behaupten, dass ein Grossteil dieser Treffen reine Zeitverschwendung sind.

Fakt nämlich ist, dass sich mit Workshops in der Regel weitaus mehr bewirken lässt. Und von einer zeitlichen Ersparnis profitiert man darüber hinaus ebenfalls. Denn während man sich in einem Meeting überwiegend auf verbaler Ebene austauscht, schreitet man in einem Workshop nicht selten „aktiv“ zur Tat. Frei nach dem Motto „Learning by doing“ können die so vermittelten Informationen leichter verarbeitet und effizienter „abgespeichert“ werden, um später erneut direkt abgerufen und sodann zielgerichtet angewendet zu werden.

Gehen Sie mit Blick auf eine erfolgversprechende Planung wie folgt vor: 

• Legen Sie zunächst den Sinn und Zweck des Workshops fest und definieren Sie die Thematik genau.

• Gruppenarbeit ist sinnvoll und kann auf unterschiedliche Weise konzeptioniert werden. Wie wollen Sie in Ihrem Workshop die Gruppenarbeit gestalten?

• Machen Sie sich ausserdem Gedanken darüber, was Sie mit der Gruppenarbeit bewirken wollen.

• Stellen Sie sich zudem die Frage, welche Ziele Sie erreichen möchten. Wie sollen die Resultate aussehen?

• Entscheiden Sie sich für ein Fragen-Schema. Legen Sie also fest, welche Fragestellungen letztlich zu dem gewünschten Ergebnis führen.

• Sodann geht es an die Planung der Gruppenarbeit. Achten Sie darauf, diese möglichst effizient zu gestalten.

• Wichtig ist, die Zusammenstellung der erforderlichen Materialien, Unterlagen und Dokumente in Angriff zu nehmen.

• Natürlich sollte auch das eine oder andere Highlight während Ihres Workshops nicht fehlen. Dieses kann zum Beispiel ein Element sein, mit welchem Sie es den Teilnehmern ermöglichen, noch effizienter zu arbeiten bzw. sich rascher in die jeweilige Aufgabenstellung hineindenken zu können.

• Ein entscheidendes Kriterium ist auch die Auswahl der passenden Räumlichkeit. Wichtig ist, dass sich den Anwesenden genügend Freiräume bieten, um sich in kreativer Hinsicht buchstäblich möglichst „frei entfalten“ zu können.

In der Regel ist es unerheblich, ob Sie einen beruflich oder gewerblich orientierten Workshop ausrichten wollen, oder ob es vielmehr darum geht, bestimmte Freizeitaktivitäten aktiv und auch lehrreich zu gestalten. Workshops bieten sich schliesslich in den unterschiedlichsten Bereichen an:

• Hobby-Aktivitäten, zum Beispiel Back- oder Kochworkshops
• Bastel-Workshops
• Näh-, Strick-, Häkel- oder Stick-Angebote
• Workshops als Basis für soziales Engagement
• Sport- bzw. Trainingsworkshops
• handwerklich orientierte Kurse
• Fremdsprachen-Kurse

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Wägen Sie im Rahmen Ihrer Planungen ab, ob es hinsichtlich des jeweiligen Workshop-Themas Sinn macht, einen Moderator einzusetzen. Häufig genügt es bereits, auf einen fachlich kompetenten Teamleader für die Instruktionen der Gruppenarbeit zu setzen.

Der zeitliche Aspekt spielt bei der Planung Ihres Workshops eine ebenso wichtige Rolle. Gesetzt den Fall, dass die Veranstaltung unmittelbar nach Feierabend stattfindet, ist es zumeist erforderlich, mit einem so genannten „Wake-up“ zu starten, um dadurch die volle Aufmerksamkeit der Teilnehmenden zu sichern. Ein solches Wake-up könnten zum Beispiel Atem- oder Lockerungsübungen sein, ein besonderes Erfrischungsgetränk, eine Cool-Down-Phase durch eine musikalische Untermalung etc.

In Anlehnung daran, welchen Zweck Sie mit dem Workshop verfolgen, sollten Sie im Vorfeld überlegen, inwiefern es von Belang ist, die jeweils erzielten Zwischenergebnisse schriftlich zu dokumentieren. In dem Fall ist es freilich unerlässlich, zuvor die entsprechenden Unterlagen bzw. Schreibmaterial in ausreichendem Masse zusammenzustellen.

Mitunter kommt es vor, dass sich Ermüdungserscheinungen einstellen. Beugen Sie dem rechtzeitig vor, indem Sie im Rahmen des Workshops für Abwechslung sorgen und zum Beispiel erneut Atem- oder Bewegungsübungen, Outdoor-Angebote oder sonstige Highlights bieten. Überhaupt bietet es sich an, in regelmässigen Abständen kleine Pausen einzulegen und Snacks und Erfrischungen anzubieten. Hernach fühlt man sich einfach frischer und motivierter und ist sogleich aufnahmefähiger für die nächsten Schritte im Workshop. Schliesslich geht es doch darum, möglichst kreativ und erfolgsorientiert zu Werke zu gehen.

Nicht jeder Workshop lässt sich binnen einer oder zwei Stunden durchführen. Oft ist es mit Blick auf entsprechende themenspezifische Bereiche unerlässlich, ein Wochenend-Workshop daraus zu machen. Hier sollte der Fokus dann nicht allein auf der gestalterischen Planung liegen. Hier müssen auch die darüber hinausgehenden Rahmenbedingungen passen. Ist es demgemäss zum Beispiel erforderlich, im Vorfeld Hotels oder Pensionen auszuwählen oder gar Zimmerreservierungen vorzunehmen?

Auch die An- und Abreise der Teilnehmer sollte von Anfang an wohldurchdacht geplant sein. Entsprechend aussagekräftig müssen folglich auch die Einladungs- und Programminformationen konzeptioniert sein.

„Richtig gute Workshops“ nehmen im Übrigen nicht nur viel Zeit für die Planung und Durchführung in Anspruch, sondern sie kosten auch noch Geld. Bei der Kalkulation der Kosten stellt sich die Frage, inwiefern diese an die Teilnehmer weitergegeben werden. Bei Workshops im Hobby-Bereich empfiehlt es sich, lediglich den tatsächlichen Kostenaufwand für Materialien und Unterlagen in Rechnung zu stellen. Bieten Sie jedoch Workshops auf gewerblicher Ebene an, so ist es üblich, auch den zeitlichen Aufwand sowie Personalkosten auf die Teilnehmer umzulegen.

 

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