Wie erfolgreich war Ihre Veranstaltung wirklich?

Effizient feiern und Spass dabei haben: So lautet das wichtige Grundprinzip eines jeden Events – zumindest aus der Sicht erfolgsorientierter Veranstalter. Ein entscheidendes Kriterium ist dabei nicht nur die Frage, wie es Ihren Gästen gefallen hat, sondern vor allem, ob sich das Ganze überhaupt „gerechnet“ hat!

Jedes Event kostet schliesslich Geld. Finanzielle Aufwendungen also, die man am Ende möglichst wieder hereinholen möchte, um keine finanziellen Risiken einzugehen. Idealerweise geht man gar mit einem „Plus“ aus dem Ganzen heraus. Dabei fängt die so genannte Nachbereitung schon während der Durchführung der Festivität an.

Um zunächst einmal das begehrte Feedback Ihrer Gäste zu bekommen, sollten Sie es vermeiden, sie noch während der laufenden Veranstaltung danach zu fragen. Andererseits lässt sich ein erstes „Stimmungsbarometer“ ja bereits generieren, wenn man die Reaktionen der Anwesenden ein wenig aus der Ferne beobachtet.

In jedem Fall ist es allerdings gestattet, die Gäste beim Verlassen der Location, zumindest stichpunktartig, um ihre Meinung zu bitten. Fragen wie „Wir hoffen, Sie haben sich wohlgefühlt?“ oder „Dann sehen wir uns sicherlich auch bei der Veranstaltung XY wieder …?“ sind diesbezüglich durchaus legitim. Normalerweise ergibt es sich oftmals aus der Situation heraus, ob oder wann es gerade sinnvoll ist, jemanden um ein kurzes Statement hinsichtlich der Veranstaltung zu fragen. Ein gewisses „Fingerspitzengefühl“ ist dabei allerdings durchaus erforderlich.

Bei der Nachbereitung geht es keineswegs in erster Linie darum, die erhaltenen Rechnungen der jeweils beauftragten Unternehmer oder Dienstleister mit den Einnahmen für Tickets, Wertmarken und Co. zu vergleichen und hieraus einen finanziellen Erfolg oder Misserfolg zu errechnen. Üblicherweise kann es nämlich durchaus mitunter einige Tage oder gar Wochen dauern, bis Sie alle Rechnungsbelege erhalten haben.

Trotzdem möchten Sie aber doch so früh wie möglich einen aussagekräftigen Überblick haben, nicht wahr? Sicherlich kann sich das gesamte diesbezügliche Prozedere auf ein Mindestmass reduzieren lassen. Allerdings ist dies zumeist nur dann möglich, wenn Sie alle mit der Eventplanung zusammenhängenden Arbeiten einer professionellen Dienstleistungsagentur übertragen. Diese wiederum übersendet Ihnen nach Abschluss aller Tätigkeiten und Buchungen eine Komplettrechnung.

Sie profitieren dabei zwar von einer besseren Übersicht und mehr Transparenz. Aber vergessen Sie nicht, dass auch die Leistungen der Event-Agentur nicht zum Nulltarif zu haben sind. Grundsätzlich bedeutet die erfolgsspezifische Nachbereitung bzw. Auswertung weit mehr, als nur Zahlen, Daten und Fakten gegeneinander aufzuwiegen.

Ein 6-Punkte-Plan hilft, einen adäquaten Überblick zu bekommen und den Erfolg überdies auszubauen:

1. Suchen Sie das direkte Gespräch mit der Event-Agentur.
2. Wägen Sie ab, was gut gelaufen ist und was schlecht lief.
3. Inwiefern standen Aufwand und Nutzen bestimmter Event-Komponenten in Relation? War es im Nachhinein beispielsweise sinnvoll, die kostspielige Website für das Ticketing zu buchen? Hätte man gegebenenfalls einen anderen Caterer oder andere Lieferanten ordern sollen?
4. Wie ist die Meinung der Gäste? Bei öffentlichen oder grösseren Veranstaltungen kann das Internet hilfreich sein, zum Beispiel Feedbacks bei Facebook, Twitter und Co.
5. Welches Feedback gab es von Ihren Mitarbeitern oder den übrigen Helfern?
6. Erstellen Sie eine Foto-Website oder bieten Sie überdies einen Newsletter-Service an.
7. Ein kleines „Dankeschön“ kann oft eine Menge bewirken. Sprechen Sie allerdings nicht nur der Eventagentur ihre Wertschätzung und Anerkennung aus, sondern auch den Helfern und natürlich Ihren Mitarbeitern.

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Frei nach dem Motto „Nach dem Event ist vor dem Event“ tun Sie in jeden Fall gut daran, auch im Nachgang alles daran zu setzen, dass Ihre Veranstaltung und somit auch Ihr Unternehmen in guter Erinnerung behalten wird. Sollte während der Organisation oder gar im Zuge der Feierlichkeiten doch etwas schiefgegangen sein, so haben Sie auch im Nachhinein durchaus noch Gelegenheit, das Ganze den geladenen Gästen gegenüber zu „kompensieren“.

Kleine Fehler oder Missgeschicke, zum Beispiel zu laute Musik, ein zu gering bestücktes Buffet etc., können Sie zum Beispiel durch ein nettes Give-Away „wiedergutmachen“. Verbinden Sie dies mit einem netten, persönlichen Anschreiben, wobei Sie direkt auf den „Fauxpas“ eingehen und darauf hinweisen, dass selbiges bei künftigen Veranstaltungen nicht mehr geschehen wird. Vielleicht fügen Sie diesem Briefchen bereits einen Gutschein, eine Einladung oder ein Ticket für Ihr nächstes Event bei?

Zielgerichtete Anschreiben zu versenden ist gerade nach einer grösseren Veranstaltung nahezu unmöglich. Alternativ könnten Sie einen entsprechenden Hinweis auf Ihrer Unternehmenshomepage hinterlassen und unter Umständen darauf hinweisen, dass bei Ihrem nächsten Event eine kleine Entschädigung oder Überraschung auf die Teilnehmer warten wird. Dass Sie einem solchen Angebot auch Taten folgen lassen müssen, versteht sich. Werden Sie kreativ, aber vermeiden Sie dennoch, zu hohe finanzielle Aufwendungen in Kauf zu nehmen.

Ist hingegen alles gut verlaufen und Sie haben beste Resonanz zu Ihrer Veranstaltung bekommen? Hervorragend! Gerade dies sollten Sie zum Anlass nehmen, sich künftig regelmässig in Erinnerung zu rufen. Richten Sie doch eine spezielle Facebook-Seite ein oder etablieren Sie bei Xing oder vergleichbaren sozialen Netzwerken eine passende Gruppe. Auf diese Weise informieren Sie nicht nur über weitere mögliche Events, sondern „ganz nebenbei“ lässt sich dadurch auch Ihr Kontakte-Netzwerk kontinuierlich erweitern. Dieses Potenzial können Sie sodann für die Planung künftiger Veranstaltungen nutzen sowie gleichwohl ihren Ruf als erfolgreicher Unternehmer oder Veranstalter festigen. 

 

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