Die Regeln der Pressekonferenz
VON Daniel Lehrmann Geschäftlich
Höchste Priorität für die Pressekonferenz
Nehmen wir an dieser Stelle zunächst an, dass Sie keinen internationalen Grosskonzern leiten – denn dann hätten Sie jemanden, der sich um die Organisation einer Pressekonferenz kümmern würde. Dennoch sollten Sie auch in einem kleinen Unternehmen dafür sorgen, dass Sie mit einer grösstmöglichen Professionalität an die Sache herangehen. Wie der Name schon sagt, wird die Presse Ihre gesprochenen Sätze anschliessend veröffentlichen. Fehler sind also unter keinen Umständen angebracht.
Am Anfang ist das Thema
Laden Sie die gewünschten Vertreter der lokalen (oder auch nationalen) Presse ein und lassen Sie diese sofort in Ihrer Einladung wissen, was sie auf der Konferenz erwartet. Entscheiden Sie auch, ob das Thema allein überhaupt genügend Zugkraft besitzt: Wenn sich wahrscheinlich zu wenige Personen für Ihre Pressekonferenz interessieren, ist eine Bekanntmachung durch ein anderes Medium angebracht (wie vielleicht per Radio). Sie müssen dabei objektiv und kritisch bleiben: Ein Thema, das Ihnen besonders am Herzen liegt, könnte für die breite Bevölkerung einfach uninteressant sein.
Planen Sie das Budget
Eine Pressekonferenz sieht immer sehr schlicht aus: Ein Rednerpult, einige Tische und Stühle – wie teuer kann so ein Ereignis schon sein? Wenn Sie keine Erfahrung auf diesem Gebiet haben, werden Sie die entstehenden Kosten drastisch unterschätzen. Bedenken Sie beispielsweise, dass Sie wahrscheinlich Parkplätze benötigen werden – sowie eine gewisse Raumausstattung, einen geeigneten Ort mit genügend Raum für alle Gäste, Catering bei längeren Veranstaltungen und dergleichen mehr. Besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern die Organisation und bedenken Sie dabei alle Eventualitäten. Planen Sie im Zweifelsfall lieber mit einem zu hohen als zu niedrigen Budget.
Die Bereitstellung von Pressematerial
Ihre Antworten auf einer Pressekonferenz sind zwar schön und gut, aber übersichtlich aufbereitet können Sie die Informationen noch wesentlich kompakter vermitteln. Arbeiten Sie daher an Pressematerial, welches sowohl mit Text als auch reichlich Bildermaterial – sofern in Ihrer Branche geeignet – ausgestattet sein sollte. Produzieren Sie von diesem Material ausreichende Stückzahlen. Niemand sollte den Eindruck bekommen, dass es bei Ihnen auf den letzten Franken ankommt. Stellen Sie in diesem Material alle Informationen bereit, welche Sie auch selbst auf der Pressekonferenz veröffentlichen.
Die Vorbereitung im Team
Bei der Vorstellung eines neuen Produkts beispielsweise werden Sie sicherlich nicht alleine auf der Pressekonferenz Rede und Antwort stehen. Möglicherweise wird auch noch der verantwortliche Produktdesigner sowie jemand aus der Marketingabteilung mit Ihnen gemeinsam die Fragen der Presse beantworten. Bedenken Sie dabei, dass Sie sich unbedingt auf demselben Wissensstand befinden sollten, sofern es sich um produktübergreifende Fragen handelt.
Dass Sie keine spezifischen Fragen zum Design beantworten können, erwartet niemand von Ihnen – denn dafür ist schliesslich Ihr Designer vor Ort. Bei allgemeinen Fragen sollte jedoch niemand ein „Das weiss ich leider nicht …“ hervorbringen, wenn er oder sie die Antwort eigentlich kennen müsste. Dies wirft ein schlechtes Licht auf Ihre Organisation (und damit das gesamte Unternehmen).
Wie Sie den Termin richtig planen
Wählen Sie ein Datum, welches nicht bereits durch andere wichtige Ereignisse in Ihrer Branche „besetzt“ ist. Sobald Sie Ihren Termin festgelegt haben, sollten Sie den genauen Zeitablauf ebenfalls im Voraus planen und den Pressevertretern zukommen lassen. Niemand fährt gerne „auf gut Glück“ auf eine Pressekonferenz – Pünktlichkeit und eine straffe Zeitplanung sind immer gerne gesehen. Schicken Sie Ihre ersten Einladungen am besten zwei bis drei Wochen vor dem eigentlichen Termin an die Gäste. Anschliessend versenden Sie zwei Tage vorher noch eine Erinnerung, denn Journalisten werden mit Einladungen dieser Art häufig überflutet, so dass Ihre schon einmal in der Masse untergehen kann.
So gelingt das Catering
Sofern Sie Speisen und Getränke während des Events bereitstellen möchten, muss der Aufbau des dafür benötigten Caterings vor dem Eintreffen der Gäste abgeschlossen sein. Man erwartet Professionalität von Ihnen – und dazu gehört auch das Einhalten des Zeitplans. Stellen Sie eine grosse Auswahl von Speisen bereit, ohne dabei allzu ausgefallene Mahlzeiten zu präsentieren (denn das Catering soll Ihnen keine Konkurrenz machen). Beginnen Sie ausserdem keinesfalls mit dem Abbau des Caterings, bevor der letzte Gast gegangen ist. Sie sind souverän und haben alles unter Kontrolle und alle Zeit der Welt – also zeigen Sie das auch.
Die eigentliche Pressekonferenz
Irgendwann sind alle Vorbereitungen abgeschlossen und Sie können beginnen. Planen Sie dabei nach dem 50:50-System: Verwenden Sie 50 % der geplanten Zeit für das Reden und 50 % der Zeit für Fragen der Presse. Bedenken Sie auch hier, dass Sie nicht für jede Eventualität auf die Minute genau planen können und rechnen Sie immer mit etwa zehn Minuten mehr als ursprünglich geplant. Sobald das Event abgeschlossen ist, lassen Sie noch einmal eine Pressemitteilung folgen, welche sowohl anwesende als auch ferngebliebene Gäste erhalten. Eine abschliessende interne Auswertung der Ereignisse in Ihrem Unternehmen rundet die Pressekonferenz ab.
Oberstes Bild: © Africa Studio – Shutterstock.com
Mehr zu Daniel Lehrmann
