Gezielt die Öffentlichkeit informieren: gewusst wie
VON Sandra Katemann Allgemein Geschäftlich
Grund genug also, um von Anfang an ein breit gefächertes Publikum anzusprechen: Im Rahmen Ihrer Planungen sollten Sie also in Sachen Öffentlichkeitsarbeit nichts dem Zufall überlassen. Und auch bei der Nacharbeit spielt diese Thematik eine nicht unerhebliche Rolle.
Politisch motivierte Veranstaltungen, aber auch sportliche Events sowie Feierlichkeiten namhafter Unternehmen lassen sich vor allem durch gezielte Pressemeldungen wirksam „in Szene setzen“. Dabei können Sie entweder nach klassischer Manier vorgehen und eine „knackige“, möglichst nachhaltig wirksame Pressemeldung konzeptionieren. Diese wird idealerweise in direkter Zusammenarbeit mit Ihnen bzw. der Geschäftsleitung und der Marketingabteilung erstellt. Durch die effiziente Zusammenarbeit fachkompetenter „Parteien“ legen Sie einen vielversprechenden Grundstein für einen lukrativen Auftritt in der Öffentlichkeit.
Oder aber Sie gehen das Ganze auf eine etwas umfangreichere Art und Weise an, wobei Sie zusätzlich von einer noch grösseren Resonanz profitieren können. Das „Zauberwort“ für Ihren Erfolg liegt dabei klar auf der Hand: die Planung einer Pressekonferenz.
Eine Pressekonferenz dauert mitunter nur wenige Minuten. Allerdings nehmen die Planungen im Vorfeld mitunter relativ viel Zeit in Anspruch. Allerdings ist dieser „Einsatz“ in der Regel äusserst rentabel, da Sie durch eine solche Veranstaltung nicht selten von einem besonders nachhaltigen Erfolg profitieren. Und zwar, ohne grossartig und mit hohem finanziellen Aufwand die Werbetrommel rühren zu müssen. Es lohnt sich demnach sehr wohl, auf diese Weise „Werbung in eigener Sache“ zu machen. Nicht zu vergessen ist in dem Zusammenhang der Aspekt, dass es stets von Vorteil ist, Präsenz zu zeigen – in welcher Form auch immer!
Gehen Sie mit Blick auf die Konzeptionierung der Pressekonferenz wie folgt vor:
Zunächst erstellen Sie eine adäquate Pressemeldung. Achten Sie dabei auf einen möglichst hohen Informationsgehalt und ein knackiges, aber nicht allzu werbliches Gesamtkonzept. Auch ist es vor der Veröffentlichung in den jeweils in Frage kommenden Medien ratsam, die entsprechenden Vorlaufzeiten der Presse im Blickfeld zu haben.
Im nächsten Schritt laden Sie die Vertreter der Presse zu Ihrer Veranstaltung ein. Dieses erfolgt in der Regel via E-Mail, wohingegen es jedoch auch Sinn macht, zum Telefonhörer zu greifen. Selbstverständlich bietet sich bei diesem Schritt die Erstellung eines entsprechenden Verteilers an.
Erstellen Sie gegebenenfalls die Pressemappen, wobei es sich empfiehlt, einen qualifizierten Fotografen zu beauftragen, welcher für die Erstellung der Pressemappen-Fotos zuständig ist. Hier ist unbedingte Professionalität gefragt.
Buchen Sie zeitnah eine geeignete Räumlichkeit. Diese kann entweder in Ihrem Unternehmen vor Ort bereitgestellt oder in einem Konferenzhotel gebucht werden. Viele Unternehmer entscheiden sich diesbezüglich gleichwohl für die Möglichkeit, externe Büros für derartige Zwecke anzumieten. Zwar ist der Kostenaufwand ungleich höher, allerdings bietet diese Vorgehensweise den entscheidenden Vorteil, dass die optische bzw. qualitative Beschaffenheit der Lokalität im Vorfeld ausgewählt werden kann. Schliesslich soll die Öffentlichkeit ein in jeder Hinsicht „perfektes“ Bild von Ihrer Unternehmung bekommen.
Wählen Sie ausserdem die Teilnehmer der Konferenz aus und legen Sie fest, welche Person jeweils für die Pressegespräche zur Verfügung stehen soll.
Klären Sie, welcher Ansprechpartner für weitere Interviewwünsche bereitstehen soll. Erfahrungsgemäss sollten darüber hinaus, wenn möglich, die „erlaubten“ und „nicht erlaubten“ Fragen mit den Vertretern der Presse festgelegt werden. Eine solche Vorgehensweise wird zwar nicht immer gerne gesehen, bietet sich aber aus Gründen der besseren Unternehmensdarstellung durchaus an.
Je häufiger man mit Vertretern der Medien in Berührung kommt, desto einfacher wird es über kurz oder lang sein, mit ihnen „umzugehen“. Je grösser ein Unternehmen ist bzw. je mehr es im Licht der Öffentlichkeit steht bzw. je brisanter die Meldung ist, die es zu verbreiten gilt, desto wichtiger ist ein gezielter Umgang mit den Journalisten. Vor allem auch im Hinblick auf die Durchführung von Events, bei denen wichtige prominente Gäste anwesend sein werden, ist das Einberufen einer Pressekonferenz eine überaus vielversprechende Vorgehensweise. In gewisser Weise profitieren nicht nur Sie als Veranstalter davon. Sondern auch Ihre Gäste bzw. die anwesenden prominenten Persönlichkeiten.
Wenn es gelingt, die Pressemeldung sowie auch die Pressekonferenz medienwirksam zu konzeptionieren und im Zuge dessen ein grösstmögliches Interesse von Seiten der Öffentlichkeit zu generieren, desto leichter wird es sein, auch die nächste Veranstaltung in adäquatem Rahmen zu planen.
Präsenz zu zeigen ist im Big Business ohnehin von grosser Wichtigkeit. In dem Zusammenhang bekommt die bekannte „Weisheit“ eine sehr klare Bedeutung: „Wer nicht wirbt, stirbt!“ Und wie sollte man besser und effizienter werben, wenn nicht mit Hilfe professioneller Pressevertreter? Im Vergleich zur klassischen Werbung durch noch so gezielt platzierte Marketingstrategien ist die „gute, alte“ Zeitungsmeldung nach wie vor die beste Art, um den Bekanntheitsgrad zu erhöhen bzw. auf eine bevorstehende Veranstaltung hinzuweisen.
Die Menschen begeistern – das ist eben das Ziel unternehmerischer Veranstaltungen. Durch geschicktes Vorgehen lassen sich erfahrungsgemäss selbst hochgesteckte Ziele einfach und direkt erreichen.
Oberstes Bild: © snapgalleria – Shutterstock.com
Mehr zu Sandra Katemann
Sandra Katemann ist ausgebildete Bürofachwirtin im Personal- und Rechnungswesen, Werbetexterin und Coach und seit 2006 freiberuflich tätig. Sie verfügt über umfassendes Know-how in Sachen Marketing, Personalwesen, Redaktion, Konzeption, Presse- und Textarbeit.
