Die Meeting-Card und ihre Vorteile

In der geschäftlichen Welt sind die neuen Meeting-Cards verstärkt auf dem Vormarsch. Unternehmen, die sie schon jetzt nutzen, weil sie häufig und in regelmässigen Abständen Veranstaltungen unterschiedlichster Art organisieren und durchführen, sind durch die Bank begeistert.

Vor allem die Mitarbeiter in der Buchhaltung wissen die Vorzüge der Meeting-Card immer mehr zu schätzen. Denn sie trägt massgeblich dazu bei, die einzelnen Buchungen, die mit der Planung von Events einhergehen, auf ein Mindestmass zu reduzieren. Gewusst wie…

Bei der Meeting-Card handelt es sich um eine spezielle Kreditkartenvariante, die immer dann zum Einsatz kommt, wenn es darum geht, Zahlungswege zu vereinfachen. Zwar ist die Karte noch nicht in allen Teilen der Schweiz „angekommen“ und wird mitunter sogar noch mit einer gewissen Skepsis beäugt. Aber sie kann sich sehr wohl als lohnenswert erweisen. Je nach Anbieter bzw. Kreditkarteninstitut ist sie gegenwärtig noch zu recht attraktiven Konditionen zu haben, wobei Sie freilich im Vorfeld kalkulieren sollten, ob sich der Jahresbetrag – dieser kann zwischen 10 und 30 CHF betragen – auch tatsächlich lohnt.

Denn mitunter fallen zusätzliche Gebühren an, wobei auch dies freilich von den jeweiligen Unternehmen selbst abhängt. Das „Kleingedruckte“ sollte demnach unbedingt gelesen werden. Nicht zu vergessen sind in der Hinsicht jedoch auch die Meeting-Card-Angebote, die einem bereits bestehenden Kundenkreis offeriert werden und somit meist sogar kostenlos erhältlich sind.

Die Gründe dafür, dass sich die Meeting-Card einer nahezu stetig wachsenden Beliebtheit erfreut, liegen klar auf der Hand. Denn vor allem grössere Unternehmen haben erkannt, dass sich Unternehmensevents lohnen, wenn es darum geht, geschäftliche Beziehungen vertiefen bzw. ausbauen oder neue Kunden generieren zu wollen. Events, wie zum Beispiel Produktpräsentationen, Messen, Schulungen, Workshops, Jahresfeiern etc. bieten sich zu diesem Zweck geradezu an. Allerdings erfordert jede dieser Veranstaltungen auch eine gewisse Planung:

• Es müssen Catering-Services beauftragt,
• Präsente eingekauft,
• Einladungen und Dokumente erstellt,
• Dekorationen angeschafft,
• das musikalische Rahmenprogramm konzipiert und
• Redner oder Entertainer gebucht werden.

Wie gut ist es angesichts dessen, wenn man dies alles einzig und allein mittels einer Karte bezahlen kann. Grundsätzlich können im Zuge dessen also Arbeitsabläufe vereinfacht und Prozessabläufe übersichtlicher gestaltet werden. Ausserdem profitieren Sie auf diese Weise von mehr Transparenz und erhalten eine bessere Übersicht über sämtliche anfallenden Kosten.

Mittlerweile haben sich zwei Varianten der Meeting-Card etablieren können. So entscheiden sich viele Unternehmer für ein klassisches Kartenformat eines schweizweit bekannten, renommierten Kreditkartenanbieters, welches speziell für Events konzipiert wurde. Darüber hinaus ist vom selben Unternehmen eine praktische Online-Karte erhältlich, mit welcher Sie alle eventspezifischen Einkäufe und Buchungen, die Sie über das Internet tätigen, begleichen können.

Wenn man bedenkt, dass die Buchhaltung im Normalfall jeden Lieferanten als Kreditor anlegen müsste, wobei es vom Floristen über den Catering-Service bis hin zur gebuchten Blaskapelle so gut wie keine Grenzen zu geben scheint, so ist die Arbeitsersparnis, die sich mit der Meeting-Card bietet, in der Tat beträchtlich. Zu berücksichtigen ist allerdings, dass sie noch nicht von allen Unternehmen bzw. Lieferanten und Catering-Services etc. akzeptiert wird.

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Experten sind sich jedoch einig, dass sich dieses schon in naher Zukunft ändern wird, da die Meeting-Card mehr und mehr an Akzeptanz bei renommierten Unternehmern zunimmt. Alles in allem ist dank dieser funktionalen Karte klar erkennbar, an welchem Ort mit wie vielen Teilnehmern und vor allem wie lange eine Veranstaltung durchgeführt wurde. Dies ist nicht nur buchhalterisch von Vorteil, sondern nimmt auch mit Blick auf die Erfolgsauswertung einen wesentlichen Stellenwert ein.

Zwar steckt die Entwicklung nach wie vor noch in den „Kinderschuhen“, aber die Zahl derer, die die Meeting-Card schon jetzt für unverzichtbar halten, steigt rapide an. Insgesamt ist sie vor allem für Unternehmen, die ein relativ hohes Veranstaltungsvolumen abwickeln, von Relevanz. Liegt die durchschnittliche Zahl der Events bei über zehn Stück pro Jahr und belaufen sich die entsprechenden finanziellen Aufwendungen auf mehr als 25.000 CHF, so rentiert sich die Meeting-Card allemal.

Gesetzt den Fall, dass Sie sich für die Anschaffung der Meeting-Card entscheiden wollen, prüfen Sie zunächst, ob Sie folgende Fragen tatsächlich mit einem klaren „Ja“ beantworten können:

• Wollen Sie mehr Transparenz und eine bessere Übersicht hinsichtlich der finanziellen Aufwendungen für Ihre Eventplanung?

• Sind die gegenwärtigen Abrechnungsprozesse eher kompliziert und unübersichtlich?

• Ist die Anzahl bzw. die Vielfalt Ihrer Lieferanten gross und mitunter unüberschaubar?

• Werden mehrere Abteilungen Ihres Hauses in die Veranstaltungsplanungen mit einbezogen?

Mitunter kann es mit gewissen Schwierigkeiten verbunden sein, die Mitarbeiter „von jetzt auf gleich“ an das neue Kartensystem zu gewöhnen. Die Wichtigkeit sollte daher zum Beispiel im Rahmen eines kurzen Briefings veranschaulicht werden.

Anhand der Daten, die sich im Laufe der Zeit mit der Meeting-Card generieren lassen, ist es im Übrigen auch möglich, künftige Veranstaltungen leichter und effizienter zu planen. Nicht zuletzt kann es im Zuge dessen auch gelingen, die Anzahl der Lieferanten bzw. der externen Unternehmen zu reduzieren, um dadurch eine noch bessere Übersicht zu erhalten. Ehe Sie sich für ein passendes Kreditkartenunternehmen entscheiden, nehmen Sie unbedingt einen Anbietervergleich vor.

 

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