Grundsätzliches zur Eventorganisation
VON Frank Schneidewind Geschäftlich
Die kompetenten Fachleute unter den möglichen Kandidaten für die Delegation von Aufgaben auszuwählen, erfordert ein glückliches Händchen und auch eine gute Recherche. Bei der Recherche können gute Freunde oder Vertraute prima hinzugezogen werden. Mancher hat vielleicht bereits Erfahrungen mit dem Verteilen oder Übernehmen von Aufgaben sammeln dürfen.
Kenntnisse zur erfolgreichen Eventveranstaltung sind grundsätzlich erlernbar; hierbei ist es allerdings sicherlich angenehmer und einfacher, zunächst mit kleineren Veranstaltungen zu experimentieren. Sprechen Sie auch möglichst mit anderen Veranstaltern und vernetzen Sie sich mit talentierten Leuten im Bereich Eventplanung und -ausrichtung.
Art und Umfang des Events – der erste Schritt bei der Konzeption
Der projektierte Umfang des geplanten Events ist ein wesentlicher Eckpfeiler der Eventplanung. Viele der Optionen und Entscheidungen für Ihre Veranstaltung sind von der Menge der Gäste abhängig. Sie als Eventausrichter haben die Wahl zwischen einer sogenannten Einladungsveranstaltung, einer Veranstaltung mit Eintrittskartenkontrolle und einer Veranstaltungsform mit Zutritt für alle.
Nicht jede Art von Veranstaltung ist für jede Form des Eventzugangs geeignet. Familienevents sind in der Regel den Angehörigen und geladenen Gästen zugänglich. Events mit festlichem Charakter profitieren üblicherweise von einer Zugangskontrolle. Club- oder Firmenevents sind üblicherweise den Mitgliedern oder der Belegschaft vorbehalten. Unterhaltungs- und Sportevents jeder Art finden an öffentlichen Veranstaltungsorten statt, die mit Besuchern und Zuschauern gut gefüllt werden.
Die Wahl des Veranstaltungsortes und die Eventdekoration
Events können überall veranstaltet werden, unter freiem Himmel oder in einem dafür geeigneten Raum. Bei der Auswahl der passenden Eventlocation spielen die zu erwartende Wetterlage und das Eventprogramm sicherlich eine wesentliche Rolle. Die richtige und passende Wahl des Veranstaltungsortes ist ein kleiner und erster Schritt hin zum rundum gelungenen Event.
Wie lange dauert Ihr geplantes Event? Ist eine Verköstigung Bestandteil des Programms? Müssen für alle Gäste Sitzmöglichkeiten organisiert werden und ist die Frage nach einem dazu passenden Toilettenangebot geklärt? Stört mein Event andere Menschen oder muss ich jemanden um Erlaubnis fragen? Sind alle beabsichtigten Programmpunkte durchführbar und ist der Veranstaltungsort für meine Gäste optimal?
Es gibt sehr viele Fragen dieser Art zu erwägen. Nehmen Sie den projektierten Veranstaltungsort möglichst selbst in Augenschein. Überprüfen Sie bei dieser Gelegenheit auch die Möglichkeiten für Ihre Gäste zum Parkieren und andere Transportmöglichkeiten von und zum Event. Machen Sie sich Notizen zu unklaren Punkten und bringen Sie später die Details in Erfahrung.
Eine passende Dekoration kann für eine stimmungsvolle Kulisse sorgen und dem Event mehr Substanz verleihen. Überlegen Sie, was gut zum Veranstaltungsort und dem Event passt. Hintergrund-Deko oder Tischdekorationen sind manchmal sehr leicht in die Tat umzusetzen. Analysieren Sie Fotos oder Kurzvideos (Youtube ist eine gute Quelle!) vergleichbarer Events und übernehmen Sie Elemente, die Ihnen gefallen, in Ihre Eventdekoration. Eine Mottoparty oder ein Themenevent sollte das Thema oder Motto möglichst plakativ an gut sichtbarer Stelle für alle gut sichtbar präsentieren.
Das Veranstaltungsprogramm, der Dreh- und Angelpunkt
Jede Eventveranstaltung lebt auf, wenn ein gut durchdachtes Programm die Erwartungshaltung der Gäste erfüllt und die Eventteilnehmer nicht enttäuscht werden. Bestimmte Elemente gehören nach weitläufiger Ansicht zu gewissen Veranstaltungen. Das können beispielsweise zeremonielle Handlungen bei Jubiläen oder Familienfeiern sein, aber auch Phasen von Unterhaltung oder eine Verköstigung der Gäste.
Von einer guten Inszenierung der Programmpunkte eines Events kann jeder Teilnehmer profitieren. Die Abfolge der Bestandteile des Programms hängt natürlich immer von Ihren Eventzielen ab. Eine gute Planungshilfe bei der Besprechung im Vorfeld des Events sind einfache Zettel oder Haftnotizen mit den darauf vermerkten Teilen des Programms. Diese können nun auf einer Tischfläche oder einem Planboard in chronologischer Folge platziert werden.
Die Eventbestandteile sind untereinander verschieb- und austauschbar, können bei Bedarf auch um optionale Eventpunkte ergänzt werden. Die berühmten „Plan B“-Alternativpunkte können ein Event oft trotzdem noch retten oder zu dem gewünschten Erfolg verhelfen, wenn einmal die Realisation eines Programmteils hapert oder sich als schwierig oder gar umrealisierbar herauskristallisiert.
Der besondere Clou für Eventgäste – die Überraschung
Ein kleiner Trick erfolgreicher Eventveranstalter lässt sich unter dem Begriff der „unerwarteten Überraschung“ zusammenfassen. Jeder Besucher einer Veranstaltung ist von einer unerwarteten Zugabe positiv beeindruckt. Das muss keine besonders aufwändige Angelegenheit sein, aber etwas Kreativität des Veranstalterteams ist schon vonnöten.
Eine Überraschung bei einem Event ist niemals eine Pflicht, sondern eine freiwillige Leistung des verantwortlichen Betreibers der Veranstaltung. Bei Firmenevents sind vielleicht T-Shirts oder Baseballcaps mit dem Logo des Betriebes geeignet, beim Familienevent gegebenenfalls ein auftretender Künstler oder eine schöne Fotografie der Person(en), der (denen) das Event gewidmet ist. Kinder sind immer dankbar für lustige Einlagen oder ein Präsentchen in Form eines Spielzeuges oder Naschwerk. Ihrer Fantasie sind hier kaum Grenzen gesetzt!
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