Online schulen: die Organisation eines Webinars

Unternehmen setzen bei Mitarbeiterschulungen oder Konferenzen zunehmend auf Webinare. Wer an einem Webinar teilnimmt, muss nicht einmal den Arbeitsplatz oder den heimischen Schreibtisch verlassen: Die Inhalte werden einfach über das Internet übertragen. Um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer über einen längeren Zeitraum zu fesseln, ist ein abwechslungsreicher und interessanter Inhalt erforderlich.

Für Unternehmen sind Webinare besonders praktisch: Ohne dass eine grosse Reisetätigkeit entsteht, kommen Mitarbeiter verschiedener Standorte in einem Webinar online zusammen.

Seminar- und Schulungsveranstalter bieten Webinare für externe Teilnehmer im Internet an. Ein Webinar startet zu einem festgelegten Termin, auch die Dauer ist genau bestimmt. Der angesetzte Zeitrahmen ist abhängig von der Art des vermittelten Inhalts. Experten empfehlen eine Dauer von maximal 60 Minuten – idealerweise dauert die Veranstaltung sogar nur zwischen 30 und 45 Minuten. Die Systemanforderungen unterscheiden sich danach ob Sie als passiver oder aktiver Teilnehmer ein Webinar besuchen.

Technische Voraussetzungen für passive Teilnehmer

Sind Sie als Teilnehmer zu einem Webinar eingeladen, erhalten Sie in der Regel einen entsprechenden Link, über den Sie den virtuellen Seminarraum betreten. Alternativ loggen Sie sich mit Ihren persönlichen Daten auf einer besonderen Plattform ein. Wichtig ist, dass Ihr System den technischen Anforderungen entspricht. Oftmals stellen Webinar-Veranstalter ein entsprechendes Tool zur Systemüberprüfung zur Verfügung. Wollen Sie sich aktiv einbringen, sollten Sie ein Headset verwenden. Eine schnelle und stabile Internetverbindung sichert Ihnen eine gute Übertragungsqualität.

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Equipment für aktive Teilnehmer

Als Veranstalter eines Webinars benötigen Sie eine Webkonferenz-Software, mit der Sie Ihre Inhalte ins Netz bringen. In der Regel erfolgt die Übermittlung der Inhalte direkt über den Internet-Browser. Achten Sie bei der Auswahl der Software darauf, dass diese möglichst für alle Betriebssysteme geeignet ist. Insbesondere wenn Sie ein Webinar veranstalten, bei denen Sie die Teilnehmer im Vorfeld nicht kennen, sollten Sie ein System wählen, das mit den gängigsten Betriebssystemen kompatibel ist.

Auf die Gestaltung kommt es an

Gestalten Sie Ihr Webinar möglichst abwechslungsreich und interessant. Bedenken Sie, dass die Teilnehmer Ihnen nur am Bildschirm folgen: Zwischendurch lohnt es sich, die Veranstaltung mit Folien, kleinen Einspielern oder anderen Präsentationen aufzulockern. Sprechen Sie deutlich und bemühen sich, die Inhalte nicht vom Blatt abzulesen. Die Teilnehmer sollten während Ihres Vortrages oder im Anschluss daran die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen.

Das geschieht in der Regel entweder online direkt über eine Audio- oder Videoverbindung oder über eine Chatfunktion. Grundsätzlich gilt: Handelt es sich um sehr viele Teilnehmer, wählen Sie lieber den Chat. Für Rückfragen und technische Unterstützung sollten Sie einen zweiten Moderator an Bord haben. Während Sie Ihre Präsentation halten, kümmert sich der Co-Moderator um den reibungslosen technischen Ablauf und betreut die Teilnehmer im Chat.

Als Moderator sollten Sie mindestens eine halbe Stunde vor Beginn des Webinars anwesend sein und zunächst testen, ob die Technik funktioniert. Natels und Telefone schalten Sie während der Übertragung selbstverständlich aus. Klären Sie zu Beginn der Veranstaltung Organisatorisches. Um eine bessere Übertragungsqualität zu erzielen, schalten viele Veranstalter die Teilnehmer während des Vortrags stumm, um störende Nebengeräusche zu eliminieren, Weisen Sie die Teilnehmer auf die Möglichkeit hin, während des Vortrags per Chat zu kommunizieren.

Im Online-Seminarraum haben Sie als Moderator die Zuhörer nicht direkt im Blick. Sie können nicht sehen, ob sie noch zuhören oder gelangweilt auf dem Block herumkritzeln. Achten Sie darauf, ob die Teilnehmer noch Kommentare im Chat senden. Wenn es sehr lange dauert, bis eine Reaktion kommt, kann es sein, dass Ihre Zuhörer bereits innerlich abgeschaltet haben und sich einem anderen Thema zugewandt haben. Stellen Sie zwischendurch Fragen und achten Sie auf die Art der Antworten – fallen diese eher einsilbig und desinteressiert aus, sind Ihre Teilnehmer nicht mehr dabei.

Achten Sie bei der Vorbereitung auf eine klare Struktur und versuchen Sie, zwischendurch regelmässig kleine Zusammenfassungen einzuschieben. Idealerweise erfolgt dies in Form einer Präsentation oder Folie, das trägt zur Auflockerung eines eher trockenen Themas bei. Grundsätzlich ist es besser, bei einem Webinar auf bewegte Elemente zu setzen. Binden Sie kurze Umfragen in den Ablauf ein – so laden Sie die Teilnehmer zum aktiven Mitmachen ein!

Der Erfolg Ihres Webinars ist nicht zuletzt von der Terminwahl abhängig: Handelt es sich um berufliches Webinar, setzen Sie den Termin am besten in der Kernarbeitszeit zwischen 9 und 17 Uhr an. Die Zeit rund um die Mittagspause ist weniger empfehlenswert. Geht es um ein Weiterbildungs-Webinar für externe Teilnehmer, wählen Sie einen Termin ausserhalb der regulären Arbeitszeiten. Bei einer internationalen Veranstaltung sollten Sie eventuelle Zeitverschiebungen im Blick haben. Ist das Webinar für einen längeren Zeitraum angesetzt, planen Sie nach der Hälfte eine kurze Pause. In dieser Zeit können Teilnehmer Fragen stellen und der Dozent gönnt sich eine kleine Verschnaufpause.

Teilnehmer erhalten nach dem Webinar in der Regel einen Mitschnitt der Veranstaltung. Eventuell haben Sie als Moderator die Möglichkeit, ein Feedback einzuholen. Für Sie als Dozent ist die Aufnahme zur Nachbereitung ebenfalls interessant: Nutzen Sie den Mitschnitt zur Vorbereitung des nächsten Webinars – auf diese Weise können Sie noch gezielter auf die Teilnehmer eingehen!

 

Oberstes Bild: © apops / Fotolia.com