Erfolgreich ein Projekt starten - mit einem Kick-off-Event

Projekte sind auf Zeit angelegte anspruchsvolle und komplexe Vorhaben, mit denen ein bestimmtes Ziel erreicht werden soll. Häufig müssen in einem Projekt Mitarbeiter von Unternehmen oder Organisationen intensiver zusammen, die ansonsten in unterschiedlichen Bereichen tätig sind und wenig Berührungspunkte miteinander haben. Die Projektarbeit stellt daher oft eine neue Herausforderung ausserhalb der täglichen Berufsroutine dar.

Sich darauf einzulassen, fällt nicht jedem leicht. Eine Kick off-Veranstaltung kann dazu beitragen, dass ein Projekt gelingt.

Den richtigen Anstoss geben

Der Begriff ‚Kick off‘ stammt aus dem Sport und bezeichnet den Anstoss bei Spielen, zum Beispiel bei American Football oder Rugby. Auch bei Projekten geht es darum, den entscheidenden Anstoss für den Projektstart zu geben. Dazu dient die Kick off-Veranstaltung. Dabei sollen vor allem zwei Ziele erreicht werden: 

• die Projektteilnehmer sollen ein gemeinsames Verständnis über das Projekt entwickeln. Das betrifft den erwarteten Nutzen, das angestrebte Ergebnis und den Projektablauf;
• die Projektteilnehmer sollen sich näher kennenlernen und zur Mitarbeit motiviert werden.

Gerade Projektarbeit ist kein Einzelkämpfertum sondern in besonderem Masse Teamarbeit. Viele Projekte scheitern an mangelnder Kooperation der Beteiligten oder werden dadurch massgeblich behindert. Das Teamverständnis ist sehr häufig bei Projektstart noch nicht sehr ausgeprägt. Ein Kick off-Event dient dazu, die notwendige Teambildung zu fördern und so einen wichtigen Grundstein für den Projekterfolg zu legen.

Projektmitglieder sachlich und persönlich erreichen

Die Teilnehmer einer Kick off-Veranstaltung sollten daher sowohl auf der Sachebene als auch auf der persönlichen Ebene angesprochen werden. Das macht das Besondere eines solchen Events aus. Wohlfühlatmosphäre und besondere Erlebnisse sind hier kein Selbstzweck, sondern dienen dem übergeordneten Projektziel. Dabei ist immer eine Balance zwischen Sachinformation und persönlichem Erleben zu wahren. Wo dabei das Schwergewicht liegt, hängt von den Projektgegebenheiten im Einzelfall ab. Wenn sich die Teilnehmer schon vorher kennen und intensivere Erfahrungen in Projektarbeit bestehen, wird der Fokus eher auf der reinen Sachinformation liegen als wenn dies nicht gegeben ist. Welcher Aufwand bei einem Kick off-Event konkret betrieben wird, hängt dabei natürlich auch von der Bedeutung des jeweiligen Projektes ab.

Das sind die Ziele

Auf der Sachebene soll vor allem folgendes erreicht werden:

• Klarheit über die Projektziele und die erwarteten Resultate herzustellen,
• einen Überblick über die Projektschritte und -inhalte zu geben;
• den Zeitplan, Meilensteine und Projektregeln vorzustellen;
• die konkrete Vorgehensweise und Methodik sowie die Projektorganisation zu präsentieren.

Auf der persönlichen Ebene stehen folgende Themen im Mittelpunkt:

• die Teamzusammensetzung und die eigene Rolle darin zu verstehen;
• das gegenseitige Kennenlernen;
• die Teambildung;
• und die Motivation zur Mitarbeit zu schaffen.

Mit der Motivation ist die Erkenntnis des Teams gemeint, dass das Projekt einen – auch im eigenen Interesse liegenden – Nutzen bringt und es sich lohnt, daran mitzuwirken. 

Ein Kick off-Event bedarf einer sorgfältigen Vorbereitung. Denn jeder Teilnehmer trifft hier seine persönliche Vorentscheidung, welche Erfolgsaussichten er dem Vorhaben gibt, für wie wichtig er es einschätzt und in welchem Umfang er sich hier engagieren möchte. Insofern wird hier eine wichtige Weichenstellung für das Projekt getroffen. Gemachte Fehler nachträglich zu korrigieren, kostet viel Aufwand und Zeit.

Darauf sollte geachtet werden!

Bei der Organisation sind viele Aspekte zu berücksichtigen. Hier ist eine Auswahl:

Die Location

Es hat sich bewährt, einen Ort ausserhalb des normalen Arbeitsumfelds zu wählen. Damit wird das Besondere der Projektmitarbeit deutlich. Außerdem fördert eine sich vom beruflichen Alltag abhebende Atmosphäre die Bereitschaft, sich Neuem zu öffnen. Die Bandbreite der Möglichkeiten ist gross. Sie reicht von Tagungshotels und Bildungseinrichtungen über ein Kloster (Klausuratmosphäre) bis zur Berghütte (Abgeschiedenheit und Weitsicht).

Vorträge/Präsentationen

Hier geht es sowohl um Information als auch um Motivation. Gerne genutzt wird ein Impulsvortrag – ggf. durch einen prominenten Redner – zu Beginn, der das Vorhaben in einem grösseren thematischen Rahmen betrachtet, interessante Querbezüge herstellt oder auf besondere Punkte hinweist. Damit werden den Teilnehmern neue Sichtweisen auf das Projekt eröffnet, was motivationsfördernd wirkt.

Neben dem Impulsvortrag sind selbstverständlich auch sachbezogene Präsentationen zum Projekt angebracht. Dabei sollte immer zwischen Vortrag und anderen Veranstaltungselementen abgewechselt werden, denn längere Präsentationsblöcke wirken schnell ermüdend.

---

---

Gelegenheit zur Kommunikation

Bei der Ablaufplanung sollte immer auf ausreichend Gelegenheit zum Austausch und zur Diskussion geachtet werden. Denn Kommunikation ist eine der wichtigsten Voraussetzungen zum gegenseitigen Kennenlernen. Insofern sind auch Pausenzeiten und abendliches Beisammensein in ungezwungener Atmosphäre wichtige Bestandteile eines Kick off-Events.

Teambildung

Das Teamverständnis kann durch geeignete Massnahmen gefördert werden. Der Phantasie sind in diesem Bereich kaum Grenzen gesetzt. Es gibt eine praktisch unüberschaubare Palette an teambildenden Aktivitäten und Übungen. Beispiele sind: 

• Umsetzung eines gemeinsamen Bauvorhabens: ein Floss, ein Boot, ein Iglu usw. soll in vorgegebener Zeit im Team zusammengebaut werden;
• ein Trommel-Workshop: unter Anleitung lernen Teilnehmer durch gegenseitiges Zuhören und Interagieren zu einem abgestimmten Ergebnis und damit Team Performance zu gelangen;
• Balance-Übungen: Teilnehmer lernen, wie ihr Handeln andere und damit auch das Gesamtergebnis beeinflusst;
• Erarbeitung eines Team-Songs oder Projekt-Mottos: erfordert intensive Kooperation und stärkt die Identifikation.

Mit einem gelungenen Kick off-Event sind sicher noch nicht alle Projekthürden beseitigt. Aber es werden gute Rahmenbedingungen für das Gelingen geschaffen.

 

Oberstes Bild: © Corepics VOF – Shutterstock.com