Bei einem Kongress haben Teilnehmer einer Branche oder eines Interessengebietes die Möglichkeit, sich über fachspezifische Neuheiten auszutauschen oder eine bestimmte Thematik aus unterschiedlichen Sichtweisen näher in Augenschein zu nehmen. Dabei haben freilich auch Redner bzw. Speaker die Gelegenheit, ihre Meinungen zu vertreten und individuelle Sichtweisen kundzutun.
Ziel eines Kongresses ist es insgesamt, Informationen auszutauschen oder „in der Sache“ – in welcher Form auch immer – Fortschritte zu erzielen, um im Zuge dessen neue Wege gehen zu können. Dabei können Kongresse sowohl auf nationalem wie auch auf internationalem Plateau ausgetragen werden. Auch hinsichtlich des Umfangs einer solchen Veranstaltung sind so gut wie keine Grenzen gesetzt. Egal, ob mit 50 oder mit 1‘000 Personen: Einen Kongress zu organisieren ist stets eine echte Mammutaufgabe. Grund genug, um von Anfang an wohldurchdacht zu Werke zu gehen und bei der Organisation nichts dem Zufall zu überlassen.
Planen Sie unbedingt genügend Zeit im Vorfeld ein und stellen Sie ein Team aus qualifizierten Helfern zusammen, die über Organisationstalent sowie auch über die erforderliche Kreativität verfügen, um etwas Nachhaltiges „auf die Beine zu stellen“: Mitarbeiter, die sich zudem nicht scheuen, auch mal den „Blick über den Tellerrand“ zu wagen. Ein Kongress sollte schliesslich nicht nach einem standardisierten „Schema F“ durchgeführt werden, um so stets einen einzigartigen Charakter zu gewährleisten.
Nachdem der Termin für den Kongress festgelegt ist, geht es auch schon los mit der Auswahl einer passenden Location. Um die Anfahrtswege möglichst kurz zu halten, sollte der Veranstaltungsort zentral gelegen sein. Der einfacheren Planung halber wählen Sie zuvor drei unterschiedliche Orte aus und lassen die potenziellen Teilnehmer schriftlich über die jeweils am ehesten in Frage kommenden abstimmen. Auf diese Weise können Sie übrigens auch die Anmeldequote erhöhen.
Die Einladungen für den Kongress sollten natürlich professionell konzeptioniert und von hochwertiger Optik sein. Fügen Sie Anfahrtsskizzen und Hotel-Prospekte bei. Idealerweise hat die Einkaufsabteilung Ihres Unternehmens zuvor bereits erste Konditionen mit in Frage kommenden Hotels ausgehandelt, um so ein mögliches Buchungsprozedere zu beschleunigen.
Vergessen Sie nicht, in der Einladung zu erwähnen, dass Zimmerreservierungen auf Wunsch gerne auch von Ihnen als Veranstalter vorgenommen werden können. Eine derartig umsichtige Vorgehensweise bietet sich generell an, um möglicherweise von niedrigeren Buchungskosten zu profitieren und den teilnehmenden Gästen ausserdem mehr Flexibilität zu bieten.
Im Zuge der Verarbeitung der Anmeldungen ist es nun erforderlich, auf stilvolle Art Akzente zu setzen. Verpassen Sie dem „Grundgerüst“ des Kongresses folglich nach Möglichkeit eine persönliche Note. Soll heissen, dass nicht nur im Vorfeld die Einladungen keinesfalls allgemeingültig gestaltet sein, sondern eine direkte Ansprache aufweisen sollten. Auch „Kleinigkeiten“ dürfen gut und gerne mit dem Vor- und Zunamen der Teilnehmer versehen werden. Garderobenmarken, Tischsets, Tischkärtchen, Namensschilder sowie weitere Unterlagen sind daher sinnvollerweise personalisiert. Warum nicht auch mit Foto? Hier sind Ihrer kreativen Schaffenskraft ebenfalls keine Grenzen gesetzt.
Steht das Konzept? Ist das Rahmenprogramm des Kongresses bereits fertiggestellt? Sie und Ihre erfahrenen Mitarbeiter tun gut daran, sich mit dieser Aufgabe Zeit zu lassen, um kein wichtiges Detail zu vergessen. Natürlich sollte auch das Rahmenprogramm in personalisierter Form konzeptioniert sein, um so die Erstklassigkeit und Professionalität der Veranstaltung zu unterstreichen. Die Zusammenarbeit mit erfahrenen Druck-Unternehmern bietet sich dabei geradezu an.
Sicherlich wird es sich die Unternehmensleitung bzw. eine führende Mitarbeiterpersönlichkeit Ihres Unternehmens nicht nehmen lassen, eine Rede zu halten. Die Erstellung einer Rede oder eines Referates ist jedoch normalerweise sehr zeitaufwändig und mitunter kompliziert. Sofern sich in Ihrem Hause kein erfahrener „Schreiber“ findet, zum Beispiel in der Marketingabteilung, im Produktmanagement oder in der Geschäftsleitung, ist es ratsam, einen professionellen Redenschreiber mit diesem wichtigen Projekt zu beauftragen.
Setzen Sie bei der Entscheidung für einen Catering-Service nicht gleich auf den erstbesten Anbieter. (Bild: Alexander Tihonov / Shutterstock.com)
Setzen Sie bei der Entscheidung für einen Catering-Service nicht gleich auf den erstbesten Anbieter. Vergleichen Sie nicht in erster Linie die preislichen Konditionen, sondern werfen Sie stattdessen zunächst einen kritischen Blick auf die Qualität und die optische Präsentation der kulinarischen Köstlichkeiten. Fragen Sie nach Kundenbewertungen, durchforsten Sie das Internet oder erkundigen Sie sich nach einem Probeessen. Schliesslich sollen doch alle Teilnehmer von einer Verpflegung auf hohem Niveau profitieren.
Gilt es, namhafte Persönlichkeiten, zum Beispiel international bekannte Unternehmer, Wissenschaftler, Politiker etc. für den Kongress als Redner zu gewinnen? Gewiss können Sie als Veranstalter damit bei den Teilnehmern „Punkte sammeln“! Beginnen Sie diesbezüglich allerdings rechtzeitig mit der Kontaktaufnahme und Terminvereinbarung. Kurz vor dem Kongress ist eine erneute Kontaktaufnahme zwecks „fixer“ Bestätigung unerlässlich.
Kongresse werden oft in regelmässigen Abständen anberaumt. Um Fehler oder Missstände zu vermeiden, empfiehlt es sich deshalb, einen Bewertungsbogen zu erstellen, um so das anonymisierte Feedback der Kongress-Teilnehmer zu erhalten. Lassen Sie zum Beispiel das Ambiente, die Verpflegung, den Informationsgehalt, die Gestaltung des Rahmenprogrammes sowie das An- und Abreiseprozedere anhand eines vorgegebenen Schulnoten-Systems von den Teilnehmern bewerten. So signalisieren Sie Ihr Interesse an Ihrer Meinung und beugen darüber hinaus möglichen Fehlerquellen für künftige Veranstaltungen dieser Art vor.
Um auf Nummer sicher zu gehen, könnten Sie allen Teilnehmern kurz vor dem Kongress ein freundliches Erinnerungsschreiben zukommen lassen. In diesem Zusammenhang ist es übrigens Ermessenssache, ob Sie das Rahmenprogramm bereits nach Erhalt der Anmeldebestätigungen versenden oder es zusammen mit dem Erinnerungsbrief erledigen möchten.
Gesetzt den Fall, dass Sie die Planung des Kongresses aus Zeitgründen nicht „in Eigenregie“ durchführen wollen oder können, haben Sie die Option, eine professionelle Eventplanungsagentur mit dieser Mammutaufgabe zu bertrauen: Natürlich stets in enger Abstimmung mit Ihnen!
Sandra Katemann ist ausgebildete Bürofachwirtin im Personal- und Rechnungswesen, Werbetexterin und Coach und seit 2006 freiberuflich tätig. Sie verfügt über umfassendes Know-how in Sachen Marketing, Personalwesen, Redaktion, Konzeption, Presse- und Textarbeit.
