Excel - wichtiger Bestandteil Ihrer Eventplanung

Je präziser Sie Ihre Veranstaltung planen, desto eher können Sie sicher sein, dass das Ganze letztlich von Erfolg gekrönt sein wird. Es schadet daher also nicht, wenn Sie sich moderne Software-Programme zunutze machen, die Ihnen in Sachen Eventorganisation die Arbeit erleichtern.

Allerdings ist die Anschaffung einer derartigen Unterstützung stets auch mit einem nicht unerheblichen Kostenaufwand verbunden. Mit Excel haben Sie es diesbezüglich erheblich leichter …

Grössere Events, zum Beispiel Konzerte oder Stadtfeste, lassen sich freilich sehr gut mit besagter Event-Software planen. Denn die Vorteile liegen diesbezüglich klar auf der Hand:

• Direkt auf der Startseite lässt sich Ihre Werbung platzieren.
• Das Adressmanagement wird erheblich vereinfacht.
• Eine kontinuierliche Übersicht ist jederzeit gegeben.
• Ein Höchstmass an Transparenz und Sicherheit ist stets gewährleistet.
• Alle Teilnehmer haben individuellen Zugriff auf die Plattform.
• Im integrierten Online-Kalender sind die Abläufe Ihrer Veranstaltung klar geregelt.
• Legen Sie, wenn Sie mögen, ein eigenes Profil an. Bieten Sie potenziellen Gästen bzw. Teilnehmern so mehr Informationen.
• Je nach Software haben auch die Teilnehmer die Option, ein eigenes Profil zu hinterlegen.
• Aktuelle Details und News zu Ihrem Event sind direkt abrufbar.
• Grundsätzlich profitieren alle von einer beträchtlichen Zeitersparnis.
• Moderne Programme sind von überall aus steuerbar.
• Eine schnelle Übersicht über die Abrechnungen ist meist inklusive.
• Der Austausch zwischen Ihnen und den übrigen Teilnehmern kann individuell geregelt bzw. sichergestellt werden.
• Sie wollen einen Newsletter anbieten? Mit Blick auf die Nachbereitung und das weitere Generieren von Kontakten sind derartige Lösungen unerlässlich.
• Mit Blick auf die Personalplanung können Sie bares Geld sparen.
• Einladungen, Informationen, Dankschreiben und Co. können bei Bedarf direkt über die E-Mail-Funktion der Software erstellt bzw. versendet werden.

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So weit, so gut. Fakt aber ist, dass diese Software-Lösungen nicht nur ausserordentlich hilfreich sind hinsichtlich der Teilnehmer- und Kostenverwaltung und damit jede Menge Flexibilität bieten. Sie sind meist auch recht teuer. Natürlich bietet sich die Möglichkeit, sie gegen einen monatlichen Beitrag zu mieten. Aber wenn Sie dennoch Geld sparen wollen, können Sie durchaus auch auf vielversprechende Alternativen setzen. Eine hervorragende Option in diesem Zusammenhang ist zum Beispiel Excel!

Die Möglichkeiten der modernen Online-Welt geschickt für die Eventplanung nutzen

Im Internet sind heute zahlreiche Excel-Vorlagen zu finden, mit denen zum Beispiel die Teilnehmerzahl von Events überwacht und aktualisiert werden kann. Darüber hinaus gibt es Muster, die sich hervorragend als Basis für Projektpläne eignen. Diese können ganz nach Bedarf in diverse Bereiche gegliedert sein, zum Beispiel:

• Name der Veranstaltung
• Initiatoren
• Kosten in CHF
• Aufgaben
• Termin
• Dauer
• Ende
• Status
• Fortschritt

Darüber hinaus ist es sogar möglich, sie individuell zu verändern und in Anlehnung an das eigene Projektvorhaben „massgeschneidert“ fortzuführen. Idealerweise sind die meisten solcher Vorlagen zum Nulltarif zu haben, wobei es allerdings durchaus auch Anbieter gibt, die einen gewissen Obolus dafür in Rechnung stellen.

Unterteilen Sie doch die Excel-Liste zum Beispiel in folgende Bereiche:

• Namen der Gäste bzw. Teilnehmer, und fügen Sie hinzu, ob die Einladungen bereits verschickt wurden. Wenn ja, wann.

• Sie können einen Bereich für Musik hinterlegen und diesen gliedern in die jeweils gewünschten Song-Kategorien, technische Formate etc. Legen Sie in diesem Areal Ihres Excel-Sheets zugleich das entsprechende Budget fest.

• Natürlich nimmt auch die Dekoration der Location einen wesentlichen Stellenwert ein. Excel bietet diesbezüglich unter anderem die Option, zwischen Art, Anzahl und Preis zu kategorisieren. Zudem können Sie diesen Bereich aktualisieren, indem Sie hier zum Beispiel zwischen „bereits gekauft“ und „noch anzuschaffen“ unterscheiden.

• Tragen Sie ein, wann welcher Programmablauf durchgeführt werden wird. Ergänzen Sie diesen Bereich durch den Namen des Entertainers sowie durch den mit diesem jeweils festgelegten Kostenaufwand.

• Zugleich ist es in derselben Excel-Vorlage ohne Weiteres möglich, sämtliche zu erledigende Aufgaben einzutragen. Auch eine Spalte für „noch zu Erledigendes“ darf freilich nicht fehlen.

• Welche Ausgaben für welche Bereiche sind jeweils veranschlagt? Überlegen Sie, ob es diesbezüglich sinnvoll ist, eine zusätzliche Spalte für „unvorhergesehene Aufgaben“ einzufügen.

• Speisen und Getränke dürfen selbstverständlich bei keiner Veranstaltung fehlen. Deshalb sollten Sie unbedingt auch in Ihrer Excel-Liste einen entsprechenden Bereich dafür vorsehen. Gliedern Sie das Ganze doch in verschiedene Unterkategorien, zum Beispiel in alkoholische und nicht alkoholische Drinks, Heissgetränke, Süssigkeiten, Snacks, Finger Food, Dessert, Kuchen, Kekse usw. Ihrer Kreativität sind dank Excel natürlich keine Grenzen gesetzt.

• Der einfacheren Übersicht halber strukturieren Sie die Liste in zwei grobe Bereiche: auf der linken Seite stehen die jeweiligen Kategorien und im rechten Teil sind die finanziellen Aspekte aufgelistet. Mit den entsprechenden Formeln gelingt es Ihnen sodann ganz leicht, von Anfang an den perfekten Überblick zu behalten und garantiert nichts zu vergessen.

Selbst wenn Sie im Umgang mit Excel nicht firm sind, ist das kein Problem. Delegieren Sie diese Aufgabe einfach an Ihre Mitarbeiter. Überhaupt empfiehlt es sich zum Beispiel aus der Sicht erfolgsorientierter Unternehmer, sich nicht mit bestimmten Aufgaben zu „verzetteln“. Durch eine solch vorausschauende Planung behalten Sie dennoch stets den Überblick und können sich zugleich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Wer wohldurchdacht planen und Aufgaben verteilen kann, ist erfahrungsgemäss immer im Vorteil.

 

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