Das gelungene Messe-Event

10.04.2014 |  Von  |  Geschäftlich
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Eine Messe ist sowohl für Jungunternehmer als auch für erfahrene Unternehmer ein Highlight, das ungeahnte Erfolgschancen bieten kann. Umso wichtiger ist es da, bei der Planung eines Messe-Events wohldurchdacht und mit dem richtigen Konzept vorzugehen.

Bevor Sie an die Planungen herangehen, bietet es sich zunächst an, umfassende Informationen über die Messeorganisation einzuholen. Dies beginnt bei der Prüfung des Renommees des jeweiligen Veranstalters, setzt sich über die Analyse der vertraglichen Rahmenbedingungen fort und geht dann mit der Informationsbeschaffung durch persönliche Gespräche mit den Initiatoren der Messe weiter.

Eine Messe ist weit mehr als nur die Möglichkeit, in adäquatem Ambiente die eigenen Produkte und Serviceleistungen zu präsentieren. Vielmehr ist ein Messe-Event stets auch eine echte Chance für Aussteller, sich gekonnt und werbewirksam „in Szene zu setzen“. Generell ist eine Messe auch eine Art Kontaktbörse, welche die Option bietet, neue Geschäftspartner, Interessenten und vor allem potenzielle Kunden kennenzulernen, wobei es das langfristige Ziel ist, ein breit gefächertes Kontaktenetzwerk zu „flechten“, das immer neue Wege auf dem Weg zum angestrebten Erfolg zu ebnen in der Lage ist.

Schon bei der Reservierung der Standortfläche ist ein „wachsames Auge“ gefragt. Um einen besonders guten Platz zu erhalten, sollten Sie schon frühzeitig mit den Überlegungen beginnen und die Reservierung vornehmen. Mit Blick auf die richtige Standortwahl bietet es sich an, das erste Drittel der Laufrichtung in der jeweiligen Messehalle zu wählen. Denn hier ist das Interesse der Besucher vor Ort erfahrungsgemäss am grössten. Je weiter hinten Sie positioniert sind, desto grösser ist die Gefahr, dass das Interesse und somit auch die Aufmerksamkeit der Besucher abnehmen. Natürlich sollten Sie ebenso darauf achten, sich nicht allzu nahe bei Mitbewerber-Ständen aufzustellen.

Tipp: Ein zusätzlicher, wesentlicher Aspekt bei der Standortwahl ist insbesondere der psychologische: Entscheiden Sie sich für einen Platz auf der linken Seite, könnte das Publikum rascher an Ihnen vorbeigehen, ohne Ihnen die nötige Aufmerksamkeit zu schenken. Anders sieht das Ganze wiederum aus, wenn Sie Ihren Standort auf der rechten Seite der Laufrichtung wählen. Denn mehr als 85 Prozent schenken der rechten Seite mehr Interesse als der linken.




Die Produkt- oder Serviceauswahl:

Setzen Sie Prioritäten. „Überschwemmen“ Sie Ihren Stand nicht mit Ihrem gesamten Produktsortiment, sondern wählen Sie besondere Highlights aus. Gegebenenfalls könnten Sie eine oder zwei weitere Kategorien präsentieren, wobei der Fokus dennoch auf dem Hauptprodukt liegen sollte.




Auf die Technik kommt es an:

Sie haben die Wahl, wie Sie Ihr Angebot am besten in Szene setzen wollen. Nutzen Sie audiovisuelle Vorführungen, bieten Sie Wettbewerbe und Preisausschreiben an oder offerieren Sie eine kleine Standbewirtung. Sofern möglich, schadet es nicht, Testprodukte oder Testgeräte zum Einsatz zu bringen.

Die Einrichtung. (Bild: Gepardu / Shutterstock.com)

Die Einrichtung. (Bild: Gepardu / Shutterstock.com)

Die Einrichtung:




Orientieren Sie sich bei der Auswahl der Einrichtungsgegenstände an Ihrem Angebot – und nicht umgekehrt. Schliesslich ist eine gekonnte Präsentation auf hohem Niveau jetzt das A und O.

Die Logistik:

Je früher Sie mit der Planung und Zusammenstellung der Verpackung, des Transports und der Organisation des Personals beginnen, desto besser. Mit Blick auf die passenden Werbe- und Präsentationsmaterialien, Transportmittel, Verpackungen, Helfer und Co. überlassen Sie besser nichts dem Zufall.

Das Mitarbeiterbriefing:

Wenn das Team zusammengestellt ist, geht es darum, die Zuständigkeiten und Kompetenzen zu klären. Legen Sie den Fokus ausserdem auf eine adäquate Aufgabenverteilung. Gilt es zudem, bestimmte Verhaltensregeln zu beachten? Wünschen Sie eine bestimmte Kleiderordnung? Haben Sie die Verpflegungs- und Übernachtungsmodalitäten geregelt?




Die Werbung für Ihren gelungenen Auftritt:

Schon im Vorfeld der Messe sollten Sie kräftig die Werbetrommel rühren! Je mehr Besuchereinladungen Sie ausgeben, desto besser. Auch Gratiskarten oder Gutscheine – zum Beispiel für ein Gläschen Champagner und Co. – kommen sicherlich gut an. Vergessen Sie ausserdem nicht, Pressemeldungen zu erstellen, Inserate anzufertigen sowie Plakate und Flyer zu produzieren.

Der Auf- und Abbau:

Sicherlich bietet es sich aus Gründen der Kostenersparnis an, den Auf- und Abbau des Messestandes in Eigenregie vorzunehmen. Die Erfahrung zeigt allerdings, dass es sich dennoch lohnen kann, einen professionellen Messebauer in Anspruch zu nehmen. So haben Sie mehr Zeit und Musse, sich mit der Werbung und der weiteren Planung sowie mit der Fortführung Ihres Kerngeschäftes zu befassen.

Gehen Sie auf Nummer sicher:

Verzichten Sie keineswegs auf den richtigen Versicherungsschutz. Dabei ist es unerlässlich, die zu versichernden Personen, Gegenstände und möglichen Risiken eindeutig zu definieren.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser:

Wenn bei der Messe-Veranstaltung etwas schiefgeht, fällt das letztlich auf Sie als Unternehmer zurück. Kontrollieren Sie also jeden Ablauf sorgfältig. Diese Überprüfung bezieht sich dabei sowohl auf Ihr Personal als auch auf die Erreichbarkeit Ihrer Mitarbeiter, die reibungslose Funktionalität der Kommunikationsmittel und die richtige Präsentation Ihrer Werbung. Führen Sie ausserdem Erfolgskontrollen durch; zum Beispiel am Ende eines jeden Messetages.




In der Regel ist die Organisation eines Messe-Events stets mit einem erheblichen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Wägen Sie daher im Vorfeld die Vorteile und Risiken ab. Insgesamt ist eine Messe ein entscheidender Meilenstein für erfolgsorientierte Unternehmer, da sich hier üblicherweise viele neue Wege eröffnen können.

 

 

Oberstes Bild: © dboystudio / Shutterstock.com

Über Sandra Katemann

Sandra Katemann ist ausgebildete Bürofachwirtin im Personal- und Rechnungswesen, Werbetexterin und Coach und seit 2006 freiberuflich tätig. Sie verfügt über umfassendes Know-how in Sachen Marketing, Personalwesen, Redaktion, Konzeption, Presse- und Textarbeit.



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