So bereiten Sie schnell eine gute Präsentation vor!

Präsentationen sind ein fester Bestandteil vieler Veranstaltungsformate. Ob es um ein Meeting, eine Tagung, einen Messeauftritt oder eine Konferenz geht, überall kommen Präsentationen zum Einsatz. Nicht immer bleibt viel Zeit für eine ausführliche Vorbereitung.

Manchmal kommt der Auftrag, einen Vortrag zu halten, äusserst kurzfristig. Dann ist schnelles und effizientes Arbeiten besonders gefragt, damit die Präsentation trotzdem gelingt und bei den Teilnehmern einen bleibenden Eindruck hinterlässt. Hier sind einige Tipps und Grundregeln für den Aufbau und die Gestaltung.

1. Starten Sie mit einer Überraschung

Eröffnen Sie Ihre Präsentation mit einem überraschendem Einstieg. Eine rhetorische Frage, ein Zitat, eine Anekdote, der Bezug zu einem aktuellen Ereignis, ein persönliches Erlebnis oder eine provokante Aussage bieten Möglichkeiten, die Aufmerksamkeit der Zuhörer zu gewinnen und Spannung für das Folgende zu erzeugen. Das wirkt im Zweifel mehr als die blosse Nennung des Themas.

2. Begrüssen Sie die Teilnehmer

Erst nach diesem kurzen Überraschungseinstieg begrüssen Sie Ihr Publikum. Das durchbricht das gewohnte Präsentationsmuster und spricht Ihr Auditorium daher besonders an.

3. Stellen Sie Ihr Thema vor

Hier geht es darum, dass Ihre Zuhörer erfahren, was sie in der Präsentation erwartet. Stellen Sie kurz (!) das Thema und die Gliederung vor. Beschränken Sie sich dabei tatsächlich auf das Wesentliche, denn sonst drohen Wiederholungen im weiteren Präsentationsverlauf, die sehr schnell die Aufmerksamkeit beeinträchtigen. Wenn der Zeitrahmen durch das Veranstaltungsprogramm nicht klar abgesteckt ist, kann es sinnvoll sein, den Zuhörern eine Vorstellung von der Dauer der Präsentation zu geben. Zeitangaben sollten von Ihnen dann allerdings auch strikt eingehalten werden.

4. Stellen Sie sich als Person vor

Wenn die Zuhörer Sie nicht kennen, sollten Sie etwas zu Ihrer Person sagen: Warum, mit welcher Kompetenz und mit welchem Anliegen präsentieren Sie? Das sollte dem Auditorium aus Ihrer Vorstellung deutlich werden. Wenn ein Vorredner Sie bereits vorgestellt hat, können Sie auf diesen Part ggf. verzichten. Manchmal sind aber auch noch persönliche Ergänzungen zweckmässig. Es kommt hier ganz auf die jeweilige Situation an. Mit der persönlichen Vorstellung können Sie über das reine thematische Interesse hinaus Sympathie gewinnen. Auch das fördert die Bereitschaft, Ihnen zu folgen.

5. Zeigen Sie die Ausgangslage, Ist-Situation oder Fakten auf

Mit der Darstellung von Ausgangslage, Ist-Situation oder Fakten verschaffen Sie Ihren Zuhörern die notwendige Informationsbasis, um die später von Ihnen präsentierten Schlussfolgerungen, Lösungsansätze und Handlungsmöglichkeiten zu verstehen. Ziel dieses Parts ist es, ein gemeinsames Verständnis des Themas bei allen Teilnehmern zu erreichen.

6. Weisen Sie auf Konsequenzen hin

Was muss aus dem Ist-Zustand folgen? Wo sind Schwachstellen zu beseitigen? Welches Problem oder welche Aufgabe ist zu lösen? Darum geht es in diesem Teil Ihrer Präsentation. Zur Visualisierung hat sich dabei – trotz moderner Präsentationstechnik – das gute alte Flip-Chart bewährt. Hier können mit entsprechenden Pfeildarstellungen Entwicklungen und Schritte von einer Ausgangssituation ausgehend besonders einfach und anschaulich dargestellt werden. Das Auditorium ist hier in der Regel deutlich stärker eingebunden als bei der reinen Folienpräsentation. Ggf. lassen sich ergänzend zur Flip-Chart-Darstellung Diagramme über den PC präsentieren. Das Flip-Chart bietet noch einen wichtigen Vorteil: es wird praktisch spontan während des Vortrags entwickelt, das spart eine zeitaufwändige Vorbereitung, wie sie zum Beispiel bei Folien notwendig ist – bei knapper Vorbereitungszeit ein echter Mehrwert.

7. Bieten Sie eine Scheinalternative an

Diesen Kunstgriff können Sie, müssen Sie aber nicht anwenden. Präsentieren Sie Ihren Zuhören zunächst nur eine Second-best- oder sogar nur eine Scheinlösung. Dieses Mittel dient dazu, den Spannungsbogen bis zur Vorstellung der eigentlichen Lösung zu erhöhen. Ihr tatsächlicher Vorschlag wirkt dann umso überzeugender. Damit dieser ‚Trick‘ gelingt, muss die Scheinalternative durchaus plausibel sein und von Ihnen auch mit entsprechendem Ernst vorgetragen werden.

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8. Zeigen Sie Ihre tatsächliche Lösung

Jetzt präsentieren Sie Ihren tatsächlichen Lösungsvorschlag. Machen Sie dabei deutlich, warum dieser Weg besser ist als die zuvor präsentierte Scheinalternative. Stellen Sie den zusätzlichen und besonderen Nutzen Ihrer Lösung heraus. In der Regel ernten Sie mit dieser Vorgehensweise noch mehr Zustimmung.

9. Formulieren Sie einen Zielsatz

Mit dem Zielsatz bringen Sie ihre Botschaft noch einmal prägnant zum Ausdruck. Oft hat sich in diesem Zusammenhang auch ein einprägsames Motto bewährt, in dem Sie Ihre Kernaussage vorbringen.

10. Denken Sie an einen guten Abschluss

Wie beim Turnen gilt auch hier: ein guter Abgang gehört mit zu einer erfolgreichen Performance. Es gibt grundsätzlich drei Möglichkeiten hierfür: eine Aussage, die zusammenfasst, appelliert oder nach vorne weist. Besonders elegant ist, wenn es Ihnen gelingt, am Ende wieder auf Ihre Anfangsaussage am Beginn der Präsentation zurückzukommen. Sie können damit den Kreis ihres Vortrags schliessen – im wahrsten Sinn des Wortes eine runde Sache.

Vorbereitung ohne Stress

Diese Tipps beanspruchen keine universelle Gültigkeit. Sie bieten aber eine nützliche Hilfestellung beim Aufbau einer Präsentation. Sie ist besonders wertvoll, wenn es schnell gehen muss. Mit der Beachtung dieser einfachen Grundregeln können Sie auch bei knappen Zeitvorgaben in Ruhe und mit Zuversicht an die Vorbereitung gehen. Das sind die besten Voraussetzungen dafür, dass Sie anschliessend bei Ihrer Präsentation sicher auftreten und überzeugend wirken.

 

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