Die Gästeliste – ein Schlüssel zum Eventerfolg

Gerade wenn es um Corporate Events, also Unternehmensveranstaltungen, geht, ist die Gästeliste absolut entscheidend für den Erfolg. Deshalb sollten Sie Zeit und strategisches Denken in ihre Zusammenstellung investieren. Wir haben Ihnen die fünf wichtigsten Punkte aufgelistet, die es bei der Komposition Ihrer Gästeliste und dem Umgang damit zu bedenken gilt.

1. Bauen Sie sich jetzt eine Datenbank auf

Wenn Ihr Event vor der Tür steht, sollten Sie auf eine gut geführte, konstant aktualisierte Datenbank zugreifen können und diese nicht erst erstellen müssen. Ob Sie hierfür das entsprechende Modul einer komplexen Event-Software nutzen oder sich einfach eine Excel-Tabelle anlegen, bleibt Ihnen überlassen. Erstere hat den Vorteil, dass Sie die hinterlegten Daten direkt für die Einladungsaddressierung und den Mailversand nutzen können.

Wichtig ist: Ihre Gäste-Datenbank muss mehr sein als nur ein Adress- und Kontaktdatenverzeichnis. Sie sollte alle Informationen enthalten, die Ihnen zum jeweiligen potenziellen Gast zur Verfügung stehen: Alter, Familienstand, Position im Unternehmen, bisherige Kontaktaufnahmen, kulinarische Präferenzen, Hobbys, Vernetzung, Social-Media-Aktivitäten etc. Vermerken Sie auch, ob die Person bereits bei Ihnen zu Gast war, und wenn ja, wann und zu welchem Anlass. Fügen Sie der Liste jeden neuen Kontakt hinzu und notieren Sie ebenfalls, in welchem Kontext Sie diese Person kennengelernt haben – ob online oder offline.

2. Entwickeln Sie ein Bewertungs- und Bezugssystem

Hilfreich ist auch ein farbiges Kodierungssystem, dem Sie entnehmen können, wie wichtig diese Person für Ihre Unternehmensentwicklung oder spezifische Anlässe wie Product-Launches sein könnte und ob sie sich als Sprecher eignen würde. Vergessen Sie auch nicht, die Beziehung wichtiger Gäste untereinander zu eruieren und konstant zu aktualisieren. Häufig setzen Gastgeber den Fokus einzig auf sich und Ihren Gast beziehungsweise dessen Relevanz zum Thema. Dabei kann es für Gäste gerade bei einer kleineren, überschaubaren Veranstaltung unangenehm sein, etwa auf einen ungeliebten Wettbewerber oder ehemaligen Chef zu treffen.

3. Kultivieren Sie Ihre Gästeliste – gern auch mit ein bisschen virtueller „Starthilfe“

Gerade als junger Entrepreneur mit einem Start-up kurz vor Markteintritt sind Sie vielleicht noch nicht umfassend in Ihrer Branche vernetzt. Glücklicherweise machen es die Social Media und im Speziellen Plattformen wie Xing, LinkedIn, Facebook oder Google+ relativ leicht, in kürzester Zeit essenzielle Kontakte zu knüpfen.

Auch wenn Sie dort wie im „realen“ Leben nichts überstürzen können und belastbare Beziehungen sich organisch entwickeln sollen: Es gibt eine Reihe von Massnahmen, die Ihre Gästeliste schneller wachsen lassen. Dabei sollten Sie in diesem Fall neben Branchen- und Produktaffinität und geteilten Interessen auch Wert auf die geografische Verortung der Personen oder Gruppen legen, mit denen Sie interagieren oder die Sie kontaktieren.

Gehen Sie die virtuelle Kontaktaufnahme früh genug vor Ihrem Event an. Wenn Sie als erste Nachricht eine Einladung schicken, müsste diese schon ausserordentlich mehrwertig sein, um direkt angenommen zu werden. Haben Sie aber bereits ein paar Inhalte ausgetauscht, ob als Direktnachricht, in einer Gruppe oder auf Ihren Profilen, dann ist eine Einladung natürlich und unkompliziert. Dies gilt allerdings nicht, wenn es um ein virtuelles Event geht, wie etwa ein offenes Webinar; dafür können Sie sofort um Teilnehmer werben. Sie können solche Online-Events auch nutzen, um sich bereits als Online-Gastgeber zu profilieren.

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Aktivieren Sie auch Ihre privaten Kontakte, um Ihre Gästeliste zu erweitern. Häufig kennen Freunde und Verwandte interessante Gäste oder sogar Referenten, die sie in Ihrem Namen einladen können.

4. Stargäste – und wie Sie mit ihnen umgehen

Gerade wenn es sich um ein Start-up-Event handelt, das Ihnen zur Branchenetablierung helfen soll, sind prominente Gäste hilfreich. Überbewerten Sie allerdings nicht deren Celebrity-Status für Ihre Imagebildung: Hat der Stargast inhaltlich eigentlich nichts mit Ihrem Unternehmen oder Ihrer Branche zu tun, verfliegt die Wirkung seiner Anwesenheit schnell.

Wenn Sie auf eine prominente Gästeliste Wert legen, sind meist Charity-Events Ihre beste Option, denn sie verstärken wiederum das Image Ihres Gastes. Aber: Seien Sie auch in diesem Fall vorsichtig damit, mit der prospektiven Anwesenheit der Prominenz Werbung zu machen – es sei denn, es handelt sich um den Keynote-Sprecher. Je bekannter, desto grösser die Wahrscheinlichkeit, dass der Star trotz Zusage nicht auftaucht, weil sich ein wichtigerer Alternativtermin ergeben hat.

Vor allem wenn Sie ein Sponsoringpaket geschnürt haben, das die Anwesenheit bestimmter Gäste bedingt, ist so ein Ausfall besonders ärgerlich. Sollten Sie also tatsächlich ein finanzielles Arrangement getroffen haben, dann ist der Star nicht länger Gast, sondern von Ihnen beschäftigt, unabhängig von seiner Bekanntheit. Lassen Sie sich dies in jedem Fall vor dem Event vertraglich bestätigen.

5. So erhöhen Sie die Chancen, dass Ihre Gästeliste sich „materialisiert“

Wenig Dinge rund um Veranstaltungen sind so ärgerlich wie nicht auftauchende oder in letzter Sekunden absagende Gäste. Das ruiniert nicht nur Ihre Networking-Strategie, sondern verursacht auch unnötige Kosten. Sie können diesem Phänomen ein wenig vorbeugen (ganz verhindern lässt es sich selten), indem Sie mit der Zusage eine gewisse psychologisch generierte Verbindlichkeit verknüpfen. Menschen halten sich selbst gerne für konsequent. Haben Sie sie einmal zu einem expliziten „Ja“ bewegt, ist es unwahrscheinlicher, dass sie ihr Wort wieder brechen.

Motivieren Sie Ihre Gäste, nach Ihrer Einladung auf der Antwortkarte oder in der Mail nicht nur die Teilnahme zu bestätigen, sondern auch noch einen kurzen Kommentar oder Wunsch abzugeben, der mit dem Thema oder Anlass zu tun hat – zum Beispiel „Welche der folgenden Networking-Möglichkeiten würden Sie gerne nutzen?“ oder „Welches Thema würde Sie bei unserer Diskussion besonders interessieren?“.

Am verbindlichsten sind selbst formulierte Antworten. Schicken Sie Ihren Gästen dann etwa zehn Tage vor dem Event eine Erinnerung, die eine Referenz auf eben diese Antwort beinhaltet und kommuniziert, dass Sie sich die Mühe gemacht haben, den geäusserten Wunsch zu erfüllen (was dann natürlich auch tatsächlich der Fall sein muss).

 

Oberstes Bild: © Thomas Bedenk – Shutterstock.com