Kein Budget? Kein Problem! – 10 Tipps, wie Sie Ihre Event-Kosten auf ein Minimum reduzieren (Teil II)

Im zweiten Teil unseres Beitrags zum kostengünstigen Event-Planen für Start-ups & Co. gehen wir auf die einzelnen Veranstaltungsdetails ein. Unsere sechs Tipps für das kleine Budget verhelfen Ihnen zu effektiven Veranstaltungen, die Ihre Liquidität nicht belasten und nachhaltig wirksam sind.

5. Partner und Sponsoren

Zuverlässige, etablierte Partner und finanzkräftige Sponsoren gehören zu den „Geheimwaffen“ jedes Zero-Budget-Events. Denn mit Zero-Budget muss nicht immer gemeint sein, dass Sie selbst keine Investitionen tätigen – sondern vielmehr, dass das Event nach Abschluss hinsichtlich des Kostenaufwandes ein Nullsummenspiel war. Dies können Sie erreichen durch:

• Werbeeinnahmen, etwa durch Logo-Einbindungen auf Websites, Blogs, in Newslettern, Einladungen, auf Plakaten und anderen Kommunikationskanälen. Achten Sie hierbei darauf, dass die Werbenden inhaltlich zu Ihrem Portfolio passen und Sie hinter den angebotenen Produkten oder Dienstleistungen stehen können. Die Werbung sollte niemals visuell präsenter sein als der Inhalt der Einladung.

• Spenden, falls Sie ein entsprechend absatzfähiges, gemeinnütziges Unternehmen sind oder mit einer entsprechenden Organisation kooperieren. Diese kann Eventkosten tragen, wenn sie durch nachfolgende zugesicherte Spenden Ihrer Kooperationspartner ausgeglichen werden.

• Product-Placement, indem vor allem Nahrungsmittelhersteller ihre (neuen) Produkte kostenfrei zur Verfügung stellen oder Sie von einem an der Zielgruppe interessierten Einzelhändler Ware kostenfrei gegen Bewerbung seines Unternehmens zur Verfügung gestellt bekommen.

• Sponsoring durch branchenaffine Partner. Sponsoren-finanzierte Veranstaltungen können eine Bandbreite an Kooperationen beinhalten. Recherchieren Sie die verschiedenen Möglichkeiten auf diesem Blog und generell im Netz, um Ideen zu sammeln.

Der Schlüssel heisst Win-win: Sowohl Sie als auch Ihre Partner sollten von Ihrer geplanten Veranstaltung gleichermassen profitieren. Gehen Sie die Planungsaspekte im ersten Teil dieses Beitrags im Hinblick auf die vorangehenden Zero-Budget-Kooperationen Punkt für Punkt durch. Dabei sollten Sie mit Ihren potenziellen Partnern natürlich dieselbe Zielgruppe teilen, ohne dass diese zu Ihren unmittelbaren Wettbewerbern gehören. Es ergibt wenig Sinn, wenn Sie sich direkte Konkurrenz ins Haus holen.

6. Design

Wenn Sie Ihrem Event ein eigenes CD (Corporate Design) verleihen, das Ihr Unternehmens-Branding in Farb- und Motivwahl aufgreift und dabei noch ein eigenständiges Element beinhaltet, kommunizieren Sie Professionalität und schaffen Wiedererkennungswerte, die Ihnen beim anschliessenden Eventmarketing zugute kommen.

Um dieses Design preisgünstig zu gestalten, stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten offen. Designstudenten an Fachhochschulen oder Kunstakademien sind fast immer offen für solche gestalterischen Aufgaben gegen ein budgetfreundliches Honorar, wenn ihnen etwas gestalterischer Freiraum eingeräumt wird. Verfassen Sie ein detailliertes Layout-Briefing hinsichtlich Zweck und Zielgruppe Ihres Events. Stellen Sie alle nötigen Gestaltungsinformationen hinsichtlich Ihrer CI zur Verfügung. Lassen Sie dann los.

Der kreative Input, der von branchenfremden, innovativen Köpfen kommen kann, ist Gold wert. Denken Sie hier nicht zu konservativ; auch ergebnisorientierte, sachliche Veranstaltungen wie Kongresse oder Kleinmessen können von einem aufgelockerten Event-Design profitieren.

Alternativ können Sie die Gestaltung auch auf einer offenen Designer-Plattform ausschreiben, von denen es inzwischen im Netz eine Reihe gibt. Hier bestimmen Sie den Preis selbst. Kalkulieren Sie in diesem Fall aber einen längeren Vorlaufzeitraum ein.

7. Event-Blog 

Das Internet macht eine tatsächlich fast kostenfreie Bewerbung Ihres Events möglich – wenn Sie bereit sind, die notwendige Zeit zu investieren. Hierbei ist zu unterscheiden zwischen der Nutzung einer eigenen Plattform und der Erstellung von Profilen auf Angeboten Dritter.

Besonders sinnvoll ist die Bespielung eines eigenen Event-Blogs, etwa bei WordPress oder Tumblr. Nutzen Sie hierfür eines der von den Anbietern bereitgestellten Templates. Recherchieren Sie vorab andere Eventblogs und machen Sie sich eine Liste der Features, die Ihnen gefallen und die Sie ansprechen. Der enorme Vorteil des Blogs: Effektiv auf SEO und Content Marketing hin ausgerichtete Event-Blogs verbessern automatisch die Sichtbarkeit Ihres Unternehmens bei Google & Co., wenn sie in Ihre Firmenwebsite eingegliedert werden. Zudem können Sie dieses Tool auch zur Nachbereitung der Veranstaltung und eventuell zur Veröffentlichung der gehaltenen Vorträgen nutzen.

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8. Social Media 

Richten Sie bei den wichtigen Social-Media-Netzwerken wie Facebook, LinkedIn oder Xing eine eigene Gruppe rund um das Event-Thema ein. So erreichen Sie gleichzeitig potenzielle Besucher und Multiplikatoren – allerdings nur, wenn Sie das Umfeld aktiv bespielen und sowohl Kompetenz als auch Präsenz zeigen.

9. Pressearbeit

Schreiben Sie eine Pressemitteilung und verschicken Sie diese mit Fotomaterial an lokale und regionale Medien wie Zeitungen oder Radiostationen. Betonen Sie dabei den Mehrwert der Inhalte und nutzen Sie einen sachlichen Duktus. Kein Medium wird Werbung für Sie machen wollen. Wenn es aber bei Ihrer Veranstaltung um ein aktuelles Thema geht, interessante Referenten ihr Kommen zugesichert haben oder es sich um eine Charity-Veranstaltung handelt, greifen die Redaktionen auch derartige Inhalte gerne auf. Wenn Sie noch nie eine Pressemitteilung geschrieben haben, dann machen Sie sich zunächst anhand von online verfügbaren Vorlagen mit dem Format vertraut.

Eine weitere Variante ist die exklusive Media-Partnerschaft mit einem branchenaffinen Medium, sei es online oder offline. Berücksichtigen Sie dabei, dass derartige Kooperationen eines relativ langen Vorlaufs bedürfen und redaktionsintern nur auf der Basis eines detaillierten Event-Briefings beschlossen werden können, das Sie entsprechend zusammenstellen müssen. Finden Sie ausserdem vor der Kontaktaufnahme heraus, wer der entsprechende Ansprechpartner ist.

10.Einladungen

Nur in den wenigsten Branchen werden noch postalisch verschickte Einladungen erwartet. Diese Tatsache arbeitet gleich zweifach für Sie: Erstens können Sie durch online verschickte Einladungen Kosten sparen und zweitens noch einen Werbeeffekt einbauen.

Erstellen Sie Ihre Einladungen als virtuelle eCard und verschicken Sie sie via Mail als Textdatei und Anhang an Ihren Mail-Verteiler mit der Bitte um Weiterleitung an Interessierte. Erstellen Sie einen entsprechenden Newsletter im Event-Design und schicken Sie diesen an Ihren Newsletter-Verteiler.

 

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