Das macht Sie zum perfekten Meeting-Designer: 8 Tipps für innovative Meeting-Gestaltung (Teil I)

29.04.2014 |  Von  |  Geschäftlich
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Das macht Sie zum perfekten Meeting-Designer: 8 Tipps für innovative Meeting-Gestaltung (Teil I)
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Auf der Negativliste der meisten Arbeitnehmer stehen Meetings weit oben. Das ist verständlich, denn viele enden ergebnislos und die meisten sind schlicht langweilig. Das langfristig deutlich spürbare Problem dabei: Derart wenig inspirierende Zusammenkünfte sind zeitraubend und demotivierend. Ein spezialisierter Meeting-Designer könnte hier schnell Abhilfe schaffen – aber nicht jedes Unternehmen kann sich solch externe Kompetenz leisten.

Glücklicherweise ist das aber auch gar nicht nötig – mit etwas strategischer Kreativität und ein paar spezifischen Planungsgrundlagen können Sie sich leicht autodidaktisch zum Meeting-Designer „fortbilden“. Damit leisten Sie Ihren Mitarbeitern und sich selbst einen unschätzbaren Dienst. Denn eine der jener ungeliebten Meeting-Kultur zugrunde liegenden Ursachen ist: Es handelt sich in den meisten Firmen gar nicht um eine bewusst gepflegte Kultur.

Stattdessen sind Meetings häufig ein Stückwerk aus eher diffusen Erwartungen aller Teilnehmenden, die selten explizit ausgesprochen oder moderiert werden. Grund dafür ist unter anderem, dass niemand im Unternehmen die inhaltliche Ausgestaltung der Meetings verantwortet. In den meisten Firmen besteht die Planung lediglich aus organisatorischen Aspekten wie dem Catering, der Technologie, der Raumbuchung, der Einladung an die Teilnehmer etc. und bleibt demzufolge dem Sekretariat überlassen.

Inhaltlich halten die Verantwortlichen Meetings überwiegend für Selbstläufer – nach dem Motto: Wenn eine beliebige Anzahl kompetenter Menschen mit einem gemeinsamen Projekt, Problem bzw. Aufgabenbereich lang genug in einen Raum (oder einer Onlineschaltung) zusammengepfercht und zum Reden beziehungsweise Zuhören gezwungen werden, wird schon etwas Konstruktives dabei herauskommen.

Dass diese Gleichung so gut wie nie aufgeht, beweist die Unwilligkeit, mit der fast jeder Mitarbeiter sich zu Meetings schleppt. Sie wollen das ändern und ein erfolgreiches Meeting-Design in Ihr Unternehmen implementieren? Dann setzen Sie unsere acht Tipps für lebhafte, konstruktive und erfolgsorientierte Meetings um. Im ersten Teil stellen wir Ihnen vier essenzielle Tipps für die optimale Vorbereitung vor.

1. Nutzen Sie das Meetingformat für seine idealen Zwecke – und nichts anderes

Meetings können bestimmte Funktionen ausgezeichnet erfüllen. Dazu gehören:

  • die Aufarbeitung und der Abgleich von Informationen, die den Teilnehmern bereits zur Verfügung stehen – sei es, weil sie von aussen an sie herangetragen wurden, sei es, weil sie innerhalb eines laufenden Projektes generiert wurden.
  • die Kommunikation und Lösung von Unklarheiten, Missverständnissen, Konflikten und Motivationslosigkeit innerhalb von und zwischen Gruppen oder Arbeitskreisen sowie die Stärkung der Gruppendynamik. Unstimmigkeiten zwischen zwei Einzelpersonen sollten in Dreiermeetings besprochen werden.
  • die Vorstellung neuer Projekte, einschliesslich des Kick-off-Meetings, und die Synchronisierung von Teilprojekt-Fortschritten in den verschiedenen Zuständigkeitsbereichen.

Um neue Informationen zu kommunizieren, sind Meetings weniger geeignet. Jene sollten fast immer schriftlich vorgelegt werden.

Planen Sie sorgfältig und im richtigen Gleichgewicht. (Bild: Dooder / Shutterstock.com)

Planen Sie sorgfältig und im richtigen Gleichgewicht. (Bild: Dooder / Shutterstock.com)





2. Planen Sie sorgfältig und im richtigen Gleichgewicht.

Dass ein erfolgreiches Meeting der Planung bedarf, ist den meisten klar. Der tatsächlich notwendige Aufwand wird aber tendenziell unterschätzt. Im Ergebnis sieht das Verhältnis dann prozentual häufig so aus: Von 100 % mit einem Meeting verbrachter Arbeitszeit werden etwa 10 % in die Vorbereitung, 80 % in das Meeting selbst und nochmals 10 % in die Nachbereitung investiert. Optimal hingegen wäre eine Ratio von 50 % Planung, 30 % Meeting und 20 % Follow-up.




Das erscheint Ihnen paradox? Probieren Sie es aus. Legen Sie den Schwerpunkt auf die Vorbereitung, die zwar Sie als Verantwortlichen beschäftigt, nicht aber das ganze Team lahmlegt. Wenn im Ergebnis alle Teilnehmer exzellent informiert und mit klarer Zielsetzung ins Meeting gehen, wird dieses sich automatisch zeitlich straffen und dabei zu wesentlich besseren und nachhaltigeren Ergebnissen führen.

3. Definieren Sie die vier Pfeiler jedes effektiven Meetings: Was, Wer, Warum, Wie.

Erstens, legen Sie so präzise und so detailliert wie möglich fest, um welche Themen es gehen soll und was die gewünschten Ergebnisse sind. Vergewissern Sie sich eindeutig, dass diese Definition im Sinne derjenigen ist, die das Meeting anberaumen.

Zweitens, definieren Sie, wer in diesem Zusammenhang anwesend sein muss und sollte und welche jeweiligen Verantwortlichkeiten, Kompetenzen und Beziehungen untereinander diese Teilnehmer mitbringen. Die goldene Regel lautet: Laden Sie nur Mitarbeiter oder Referenten ein, die für Ergebnisfindung und Implementierung unverzichtbar sind. Ein Meeting sollte immer nur das absolut machbare Minimum an Teilnehmern haben; jede zusätzliche Person kann den Prozess verwässern und die Dynamik reduzieren.




Wenn Sie lediglich den inhaltlichen Input bestimmter Mitarbeiter brauchen, diese aber an der Diskussion nicht beteiligt sein müssen, dann protokollieren Sie den Input vorab und kommunizieren ihn dann selbst im Meeting, wo notwendig.

Legen Sie drittens fest, welche Instrumente Sie wählen sollten, um mit den Anwesenden zu den gewünschten Ergebnissen zu kommen. Hierzu zählt auch das Vorab-Briefing der Teilnehmenden. Stellen Sie ihnen dies so früh wie möglich, so ausführlich wie nötig und in Schriftform zur Verfügung.




4. Erstellen Sie das Briefing von hinten nach vorne




Es ist natürlich, ein Meeting zeitlich chronologisch anlegen zu wollen. Sinnvoller aber ist es, von den Zielen aus zurück zu planen. Setzen Sie also zunächst die Massstäbe fest, denen zufolge das Meeting als Erfolg verbucht werden kann. Das bedeutet praktisch: Beginnen Sie mit der bereits erwähnten Ergebnisplanung. Skizzieren Sie dann die sich hieraus ergebenden, spezifischen Zielsetzungen für jede einzelne Abteilung oder Arbeitsgruppe.

Umreissen Sie anschliessend, wer mit wem zum Erreichen dieser Ziele wie lange wird wann zusammenarbeiten müssen. Beschreiben Sie für sich, mit welchen Reaktionen und Graden an Zufriedenheit oder Kritik Sie innerhalb des Meetings und im Anschluss werden rechnen können. Natürlich werden diese Prognosen nicht zu 100 % eintreffen. Aber sie helfen Ihnen, sich und die Teilnehmer auf das Meeting vorzubereiten und in dessen Verlauf den Weg zum Ziel nie grundsätzlich zu verlassen.

 

Oberstes Bild: © bikeriderlondon – Shutterstock.com


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