Mobile Event Apps: Vorteile, Funktionen & Möglichkeiten

Zu einer perfekten modernen Veranstaltung gehört längst die Verwendung von Event Apps für Kongresse, Fachmessen und Konferenzen. Die digitalen Helfer haben einige wesentliche Vorteile, sowohl für Sie als Veranstalter als auch für die Teilnehmer.

Vorteile für beiden Seiten

Grundsätzlich ist die Verwendung einer App zur Eventplanung der erste Schritt beim Übergang vom Papier zum Digitalen. In vielen Fällen kann bereits das gedruckte Papier eines Eventprogramms durch eine App ersetzt werden. Damit besteht ein wesentlicher Vorteil auf der Kostenseite, denn weniger Drucken bedeutet in der Folge einfach auch weniger Ausgaben. Aber auch das Thema Nachhaltigkeit wird angesprochen, was vor allem beim Trend der Green Events nicht zu unterschätzen ist. Denn immerhin spart man durch weniger Drucken Energie und vor allem Papier, weshalb ein wichtiger Beitrag zum Umweltschutz geleistet wird.

Es gibt aber noch weitere Gründe, warum Sie in Zukunft eine App bei der Veranstaltungsplanung verwenden sollten. Denn Apps sind einfach agil, das bedeutet, man kann perfekt auf Unvorhergesehenes reagieren. Und wenn Sie öfter Veranstaltungen organisiert haben, dann wissen Sie, dass immer etwas passieren kann. Während das früher bedeutete, dass man Programmänderungen drucken und tausendfach in die Programmhefte einlegen musste, kann man heute ganz locker damit umgehen. Denn gerade Apps lassen spontane Veränderungen jederzeit und unkompliziert zu.

Apps sind aber auch ganz einfach praktisch, denn der Trend der neuen Mobiltelefone sorgt dafür, dass sie immer irgendwie mit von der Partie sind. Es kommt vermutlich öfter vor als angenommen, dass man seinen Filofax oder seine Geldbörse zu Hause liegen lässt, ebenso häufig passiert es, dass Sie an einer Veranstaltung, zum Beispiel einem Unternehmer-Stammtisch, teilgenommen und sich Notizen gemacht haben und dann wurde der Zettel vergessen. Mit einer mobilen App wäre das nicht passiert, denn diese ist einfach der Favorit, um Informationen zu konsumieren und zu speichern.

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Was eine Event App eigentlich kann

Die meisten Event Apps haben Standardfunktionen, die auch im gedruckten Programmplaner vorhanden sind. Das wären zum einen das Programm, die Listen der Referenten und Teilnehmer sowie die Biografien eventueller besonderer Gäste. Natürlich sind auch ein Routenplaner für die Location und diesbezügliche Pläne gespeichert. Die genannten Funktionen sollten einfach der Grundanspruch sein, wenn Sie sich eine Mobile App für Events zulegen möchten.

Moderne Event Guides können aber mehr, denn sie machen Ihre Kongresse und Konferenzen sozusagen interaktiv. Sie können beispielsweise als Fernbedienung für Live-Abstimmungen verwendet werden, womit Sie nicht mehr extra Geräte dazu mieten müssen. Aber auch die direkte Kommunikation von Teilnehmer zu Teilnehmer ist ein Vorteil der Event Apps, denn so können die Besucher den grössten Profit erzielen. Wobei ja auch der direkte Austausch und das Feedback zur Veranstaltung direkt zum Organisator, also zu Ihnen, oder zum Referenten möglich werden.

Auswahl der passenden App hängt von unterschiedlichen Faktoren ab

Bei der Auswahl der richtigen App sollten Sie unterschiedliche Faktoren bedenken. Ein entscheidender ist der, wie weit Sie selbst die App gestalten können. Manche Hersteller verlangen, dass Sie den Inhalt vorher liefern und dieser dann entsprechend eingepflegt wird. Andere wiederum gehen so vor, dass Sie vorher die Inhalte teilweise zur Verfügung stellen, während andere Bereiche wieder von Ihnen selbst eingepflegt werden können. Es gibt aber auch Anbieter, die Ihnen die volle Kontrolle über die Inhalte der App ermöglichen. Manchmal sorgen noch dazu Excel-Funktionen, die importiert werden können, dafür, dass Sie alle wichtigen Infos zur Verfügung haben.

Derzeit sind drei grosse Plattformen für Event Apps am Markt. Zum einen gibt es Native-, webbasierende und HTML5-Apps. Jede der Technologien hat ihre Vor- und Nachteile, die Sie ganz gezielt auf Ihre Bedürfnisse abstimmen sollten. Eine sehr ausgereifte Technologie ist HTML5, die es auch erlaubt, dass Apps offline funktionieren.

Im Endeffekt ist natürlich auch die Preisfrage zu stellen. Je nachdem, wie viel Sie hier investieren möchten oder können, sollten Sie sich für eine Technik entscheiden, die Ihnen erlaubt, tatsächlich komfortabler und zeitsparender Ihre Events zu planen.

Bevor Sie die Entscheidung treffen, sei gesagt, dass Event Apps mittlerweile durchaus marktkonform sind und eine wesentliche Erleichterung für Sie und Ihre Teilnehmer und Gäste darstellen. Machen Sie sich auch klar, dass Sie gerade als Eventplaner mit der Zeit und vor allem dem Trend der Technik gehen sollten, immerhin färbt dies über kurz oder lang auf Ihr Image ab, wenn Sie immer noch mit Terminplaner und Bleistift arbeiten, während andere einfach ihr Smartphone zücken.

 

Oberstes Bild: © Sergey Nivens – Shutterstock.com