Die organisatorischen Risiken eines Events – was kann alles schiefgehen?

Wenn Sie sich schon des Öfteren mit Events auseinandergesetzt haben, kennen Sie auch die eine alles entscheidende Frage: Was kann dabei eigentlich alles schiefgehen? Eines der grössten Risiken liegt selbstverständlich in der Organisation. Auch wenn das Konzept noch so gut ist, aber der Service nicht funktioniert oder aber die Moderation nicht stimmig ist, nützt die beste Idee zur Veranstaltung nichts.

Meistunterschätzte Aufgabe beim Event

Die Organisation gehört zu den am meisten unterschätzten Aufgaben bei der Eventplanung. Vor allem unerfahrene Veranstalter haben meist keine richtige Vorstellung, welche Aufgaben, Probleme und Herausforderungen überall und spontan entstehen können. Doch wer hier auf Struktur, eine Profi-Checkliste und gewisse Regeln setzt, hat viel getan, um späteres Chaos zu vermeiden.

Was kann bei der Organisation eigentlich schiefgehen?

Sollten Sie sich diese Frage schon einmal bei der Eventplanung gestellt haben, so ist die Antwort denkbar einfach. Es kann nämlich sehr rasch alles schiefgehen, denn vor allem mangelnde Kommunikation oder aber fehlerhafte oder ungenügende Berechnung kann ein Event schnell zu Fall bringen oder aus den Fugen geraten lassen.

Stellen Sie sich vor, das Event ist mitten in seinem Ablauf, doch dann fehlen ein paar Essen, oder aber die gekühlten Getränke gehen aus. Bei der Vorbereitung wird der Teppich für den Empfangsbereich geliefert – doch er ist zu kurz. Für den Workshop im Konferenzraum sind zu wenige Flip-Charts vorhanden. Um diesen Eventualitäten vorzubeugen, hilft nur eines: rechnen, nachzählen, Listen mittels Excel erstellen und auf dem neuesten Stand halten. Gefragt sind natürlich auch Mitarbeiter mit Improvisationstalent, Führerschein und schnellen Autos.

Doch auch die Kommunikation ist ein nicht zu unterschätzender Risikofaktor für das Gelingen eines Events. Hier gilt ähnliches wie manchmal bei Paar- oder Familienbeziehungen, denn im Falle von Info-, Lern- oder sogenannten Change-Events kann die Lösung bereits Teil des eigentlichen Problems sein. Hier hilft nur, strikte Regeln aufzustellen, eine Hierarchiefolge auszugeben und diese einzuhalten sowie bei Unklarheiten nachzufragen. Doch das Wichtigste ist in diesem Fall, einfach immer ruhig zu bleiben, auch und vor allem unter Druck.

Programm-Check beugt Hektik und Scheitern vor

Wenn Sie den Programmablauf für Ihr Event erstellen, planen Sie gerade bei Zeitfragen grosszügig. Lediglich 15 Minuten Dauer für eine Kaffeepause sind einfach unrealistisch. Denken Sie daran, dass die Teilnehmer diese Zeit eventuell nutzen, um sich kurz frisch zu machen, vielleicht ihr Handy oder ihre E-Mails checken oder einfach kurz im Büro anrufen möchten. Da reichen die paar Minuten keinesfalls aus.

Ähnliches gilt für die vorgesehene Dauer der Mahlzeiten. Meist beläuft sich diese auf 45 Minuten, was für ein traditionelles Essen niemals ausreichen kann. Bestenfalls funktioniert dies, wenn Sie Ihren Gästen Fingerfood im Stehen reichen, ohne Warteschlange, ohne aufwendiges Platznehmen und ähnliches. Zu knapp bemessene Zeiten erzeugen immer ein Gefühl von Hektik und Getriebensein, das bei den Besuchern auch in der Erinnerung unangenehm hängen bleibt.

Auch für Referenten und Chefs gilt es, das Zeitfenster, das sie für ihre Rede oder ihren Vortrag zur Verfügung haben, sorgfältig zu planen. Begrenzen Sie also die Anzahl der Themen und Folien vorab, wobei durchaus die wichtigsten Botschaften herausgearbeitet werden sollen. Abgesprochene Interviews, die vor Publikum abgehalten werden, können sowohl zeitlich als auch thematisch gut eingegrenzt werden und sind optimal planbar. Hinzu kommt, dass sie lebendiger wirken und daher beim Publikum besser ankommen.

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Pünktlichkeit ist oberstes Gebot

Ähnlich, wie ein guter Businessplan ausschlaggebend für den Erfolg eines Gründerunternehmens ist, ist der Zeitplan für das Gelingen Ihres Events zentral. Vor allem konsequente Pünktlichkeit ist oberstes Gebot. Denken Sie daran, vor allem am ersten Tag im Zeitfenster zu bleiben, dann profitieren sowohl Sie als Veranstalter als auch die Teilnehmer am Folgetag.

Damit ist es durchaus legitim, längere Pausen und entsprechende Pufferzeiten einzuplanen, doch diese sollten dann auch strikt eingehalten werden. Sorgen Sie dafür, dass die Beginnzeiten danach durch laute Gongs, eine Fanfare oder ein sonstiges Musiksignal klargemacht werden. Freundliche Helfer sorgen zusätzlich dafür, dass die Rückkehr aller Beteiligter zur Eventlocation reibungslos funktioniert.

Der Ablaufplan muss minutiös und chronologisch festhalten, was alles während der Veranstaltung wo von wem zu erledigen ist. Verteilen Sie ihn auch an Ihre Mitarbeiter, damit alle immer genau wissen, was wann wo stattfindet und wo sie sich dazu befinden müssen. Nur so ist der reibungslose Ablauf gewährleistet und die Veranstaltung bleibt, was die Nervosität betrifft, im Rahmen. Damit steht einem guten Gelingen nichts im Weg und Ihre Gäste erleben einen perfekten Ablauf.

 

Oberstes Bild: © Sergey Nivens – Shutterstock.com