Leere Plätze auf Events und was Sie dagegen tun können – Teil 1
VON Daniel Lehrmann Allgemein Geschäftlich
Niemand mag leere Veranstaltungen
All die Technologie, die wir mittlerweile für Einladungen und Erinnerungen nutzen können, hilft nicht gegen fernbleibende Gäste. Für Sie ist das gleich doppelt ärgerlich: Sie haben ein Event geplant, das nicht voll ausgelastet ist, wodurch Sie in eine lange Nachbereitungsphase geraten – denn irgendwie müssen Sie den Fehler schliesslich finden. Gleichzeitig bedrückt Sie dieses Ereignis vielleicht auch persönlich: Habe ich einen Fehler gemacht? Ist meine schlechte Organisation für das Fehlen der Besucher verantwortlich? Sie werden auf professioneller und emotionaler Ebene gleich doppelt attackiert, woraus ein überaus negatives Gefühl entsteht.
Es wäre falsch, den Fehler bei den umsonst erwarteten Gästen zu suchen. Wenn sie nicht gekommen sind, wird das einen guten Grund haben. Sollten Sie mit der Einstellung, dass die Eingeladenen schuld sind, das Problem angehen, wird dieses wahrscheinlich auf dem nächsten Event prompt wieder auftreten. Machen Sie sich also bewusst, dass es Hindernisse gibt, und versuchen Sie zu verstehen, warum das so ist. Anschliessend sollten Sie eine neue Strategie entwerfen. Schliesslich verfügen Sie ohnehin meist über einen Plan B, falls Ihr Event – zum Beispiel ein Outdoor-Event wegen Regens – nicht stattfinden kann. Wieso also nicht auch einen Ersatzplan für den Fall nicht erscheinender Gäste?
Warum bleiben Gäste fern?
Zunächst sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass es nicht Ihr alleiniges Ziel sein kann, fernbleibende Gäste zum Umdenken anzuregen. Wenn ein Gast nicht kommen kann, wird er nicht kommen. Sie sollten versuchen Ihre Besucher dazu zu bringen, sich sehr frühzeitig bei Ihnen zu melden. So können Sie die freien Plätze anderweitig vergeben. Sehen wir uns aber zunächst an, warum es überhaupt zu den leeren Sitzen bei Vorträgen, auf Messen, Konferenzen etc. kommt.
Geänderte Termine sind ein häufiger Grund für Absagen. Dagegen können Sie nicht viel ausrichten. Wenn ein noch wichtigerer Termin mit Ihrem Event kollidiert, werden Sie diese Gäste nicht umstimmen können. Das kommt immer wieder vor und dagegen sollten Sie auch keinen grossen Groll hegen. Fehlende Spannung ist hingegen sehr wohl Ihr Fehler: Sie müssen im Vorfeld darauf achten, die Spannung aufrechtzuerhalten. Gutes Marketing ist ein wichtiger Schritt, die potenziellen Gäste bis zum Tag vor dem Event für einen Besuch zu motivieren. Wenn Sie darauf verzichten, regelmässige Erinnerungen und spannende Informationen zu veröffentlichen, wird das Interesse an Ihrem Event langsam schwinden.
Tickets für Sponsoren und andere Partner können kontraproduktiv sein. Häufig werden diese vorab vergebenen Plätze nicht genutzt. Je wichtiger die Person ist, desto eingespannter ist sie auch. Zeit für Ihr Event steht also gerade bei Sponsoren selten zur Verfügung, entsprechend leer bleiben ihre Sitze häufig. Halten Sie sich mit den zugewiesenen Plätzen für Sponsoren und andere Partner also zurück. Generell kann kostenlos schlecht sein! Paradox, aber wahr: Kostenlose Events können einen bestimmten Reflex bei den potenziellen Gästen hervorrufen. „Was nichts kostet, ist auch nichts wert.“ Wenn Sie häufig kostenfreie Veranstaltungen organisieren, kann es also nicht schaden, vielleicht einfach einen kleinen Eintritt zu verlangen. Ein Allheilmittel mit Garantie ist das jedoch auch nicht.
Leere Stühle wirken nicht nur auf Sie negativ
Unangenehm ist die Tatsache, dass nicht nur Sie selbst unter den freien Sitzen leiden. Zahlreichen anderen Parteien geht es ganz genauso, zum Beispiel Gästen, die gerne gekommen wären. Möglicherweise haben Sie einigen Besuchern absagen müssen, obwohl diese auf eine Einladung gehofft hatten. Im Anschluss erfahren diese Personen dann womöglich, dass gähnende Leere herrschte. Dies ist offensichtlich ein höchst unschönes Szenario.
Sie haben Partnern und Sponsoren eine prall gefüllte Halle versprochen, stattdessen blieben 30 % der Plätze unbesetzt? Das wirft kein gutes Licht auf Sie und wird die Sponsoren verärgern. Möglicherweise werden Partner davon abgehalten, in Zukunft mit Ihnen zusammenzuarbeiten. Solange Sie nicht Ihr eigener Chef sind, werden Sie ausserdem Ihren Vorgesetzten Rede und Antwort stehen müssen. Freie Plätze bedeuten oft einen Geldverlust, und das sehen Chefs und Chefinnen in der Regel nicht gerne. Gastredner treten ebenso ungern vor leeren Stuhlreihen auf wie Musikbands. Auch diese Personen werden Erklärungsbedarf haben.
Wir haben jetzt also geklärt, warum Gäste Events fernbleiben und wieso das für Sie und Ihr Unternehmen dauerhaft eine sehr unerquickliche Situation ist. Im nächsten Teil bieten wir einige Lösungsansätze an, damit Sie die Gruppe der Abwesenden auf ein Minimum reduzieren können.
Oberstes Bild: © Pertusinas – Shutterstock.com
Mehr zu Daniel Lehrmann
