Atmosphäre schaffen: Die zentrale „Soft Skill“ jedes erfolgreichen Veranstalters (Teil 1): Hinter den Kulissen

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Ob es sich um eine interne Betriebsfeier oder ein grosses Businessevent über mehrere Tage handelt: Es sind oft unbewusst abgespeicherte Details, die Gäste und Teilnehmer positiv beeinflussen und Ihr Event „rund“ machen. Wenn die Atmosphäre stimmt, lassen sich Inhalte optimal transportieren, werden kleine Pannen wesentlich schneller verziehen, findet mehr aktives Networking statt, wirkt vermittelter Input länger nach, finden wesentlich mehr Konversionen und Neukundengewinnungen statt und sind die Bewertungen der Veranstaltung deutlich besser.

Atmosphäre schaffen: Die zentrale „Soft Skill“ jedes erfolgreichen Veranstalters (Teil 1)
Atmosphäre schaffen: Die zentrale „Soft Skill“ jedes erfolgreichen Veranstalters (Teil 2)

Das klingt natürlich alles grossartig. Nur – wie schaffen Sie als Veranstalter die so offensichtlich essenzielle „gute Atmosphäre“? Nicht mit einem Schachzug allein. Vielmehr handelt es sich dabei um einen Sammelbegriff für viele Elemente, die einzeln von den wenigsten Anwesenden bewusst wahrgenommen werden, in der Summe aber entscheidend sind.

Wir haben für Sie eine Sammlung von Strategien für die perfekte Atmosphären-Inszenierung zusammengestellt, die bei jedem Event wirken, unabhängig von seiner Grösse oder Zielgruppe. Suchen Sie sich aus, was Ihnen machbar erscheint, und experimentieren Sie auch mit Instrumenten, die Sie intuitiv vielleicht eher nicht angewendet hätten.

1. Legen Sie an Ihre Dienstleister höchste Massstäbe an

Eine angenehme Atmosphäre ist immer geprägt von einem Gefühl der Reibungslosigkeit. Nur wenn es den Anschein hat, dass der Veranstalter den Ablauf im Griff und alle Details im Blick hat, entspannen sich auch die Teilnehmer. Ansonsten herrscht ständig ein implizites Gefühl von Hab-Acht-Stellung, wann sich die nächste Panne ereignet und ob man vielleicht selbst davon betroffen sein wird.

Auch wenn Sie als Veranstalter im Zentrum der Verantwortung stehen – Sie können nicht alles selber machen. Entscheidend ist also, früh ein Netzwerk aus verlässlichen Servicepartnern und Zulieferern aus den Bereichen Design, PR und Marketing, Veranstaltungstechnologie, Catering, Unterbringung und Transport aufzubauen.




Investieren Sie kontinuierlich Zeit in die Recherche nach Anbietern mit einer makellosen Reputation, die auch im direkten Dialog sofort einen erfahrenen und kompetenten Eindruck machen. Nur wenn Sie ruhigen Gewissens delegieren und dabei auch wirklich „abgeben“ können, sind Sie in der Lage, die Ruhe auszustrahlen, die sich dann auch auf Ihr Team und alle Gäste und Teilnehmer überträgt.

Halten Sie Ihr Team bei Laune. (Bild: Ambrophoto / Shutterstock.com)

Halten Sie Ihr Team bei Laune. (Bild: Ambrophoto / Shutterstock.com)





2. Halten Sie Ihr Team bei Laune

Sobald Events einen gewissen Planungsumfang annehmen, geht ohne Teamwork nichts mehr. Stellen Sie sicher, dass es nicht nur Ihren Teilnehmern, sondern auch Ihrem Team gut geht.




Das bedeutet praktisch: Haben Sie Ihr Team mit Ihrer Gesamtstrategie vertraut gemacht, damit es im Notfall auch ohne Rückfragen in Ihrem Sinne entscheiden kann? Wird es kontinuierlich mit allen aktuellen Informationen versorgt? Kennt jeder seine klar definierte Rolle? Haben Sie stets ein offenes Ohr für Nachfragen und Anregungen? Initiieren Sie die Klärung teaminterner Konflikte? Honorieren Sie überdurchschnittliche Bemühungen wie etwa Doppelschichten oder Wochenendarbeit mit Anerkennung und Prämien?

Gäste und Teilnehmer spüren sofort, ob Veranstalter und Team harmonieren und sich kollektiv mit der Veranstaltung identifizieren oder ob es jedem nur um schnelles Geld und ein baldiges Event-Ende geht. Niemand fühlt sich in der Gegenwart von Mitarbeitern wohl, die mit Söldnergesichtern ihren Dienst verrichten.




Tun Sie deshalb das ganze Event über pro-aktiv etwas für die allgemeine Motivation und Stimmung Ihrer Mitarbeiter. Ein kurzes Lob, eine kleine Lounge „hinter den Kulissen“ für die Pausenzeiten, ein Taxi für die Heimfahrt, wenn es sehr spät geworden ist: Der Return on Investment dieser Gesten ist schwer messbar und dabei doch enorm.

3. Wählen Sie den Veranstaltungsort sorgfältig aus




Die passende Venue ist fast immer auch der Schlüssel zur Atmosphäre. Dabei sollten Sie sich Zeit mit dem Vergleich verschiedener Alternativen lassen und einige grundlegende Kriterien an alle Angebote anlegen. Da ist zum einen das Gebot der Sicherheit: Kann sie bestmöglich, aber unauffällig gewährleistet werden? Dann das Gesetz des Komforts: Bietet die Venue genug Platz an allen entscheidenden Stellen, auch dem berühmten Nadelöhr der Check-in Area? Gibt es Rückzugsmöglichkeiten und organische Treffpunkte für Austausch und Networking? Ist die infrastrukturelle und logistische Anbindung optimal?

Schliesslich die Frage des Eindrucks: Bietet die Venue etwas, das Ihre Gäste unmittelbar positiv einnehmen wird? Die Architektur, die Lage, der Garten, das Interieur, die technische Ausstattung? Die allererste, völlig intuitive Reaktion Ihrer ausgeruht ankommenden Gäste sollte sein: „Wow, was für ein perfekt ausgesuchter, anregender Ort für diese Veranstaltung. Hier werde ich mich wohlfühlen.“ Denn auch hier gilt: Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck.

4. Bereiten Sie alles, aber auch alles pünktlich vor

Wenn Ihre Gäste oder Teilnehmer ankommen, sollten sie das Gefühl haben, rundum willkommen zu sein. Ihre gesamte Konzentration sollte auf die Gäste und deren Bedürfnisse fokussiert sein. Dies ist nur möglich, wenn Sie vor dem Eintreffen rechtzeitig mit den Vorbereitungen fertig geworden sind und auch Ihr Team nicht mehr wie eine aufgeregte Hühnerschar letzte Optimierungen vornimmt, sondern sich ebenfalls auf die Ankommenden konzentrieren kann.

Je klarer Sie diesen Zustand mit kleinen Details visualisieren, je offensichtlicher sich alles an seinem beabsichtigten Ort befindet, desto willkommener, wohler und geerdeter werden sich die Gäste fühlen. Einzelheiten wie perfekt sortierte Namensschilder und Willkommenspakete kommunizieren Struktur und Zuverlässigkeit – selbst wenn hinter den Kulissen noch etwas Restchaos herrscht. Vernachlässigen Sie sie also nicht als irrelevant!

 

Oberstes Bild: © docstockmedia – Shutterstock.com



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