So wird die Nachbereitung Ihrer Konferenz in sechs Schritten zur Wissensressource

22.05.2014 |  Von  |  Geschäftlich
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So wird die Nachbereitung Ihrer Konferenz in sechs Schritten zur Wissensressource
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Eine (selbst-)kritische und gründliche Nachlese Ihres Business-Events gehört wesentlich zu einer effektiven Kommunikationsstrategie und zur Erweiterung des eigenen Know-hows. Gleichzeitig sollten Sie Ihre Erfahrungen mittels eines nachhaltigen Wissenstransfers auch jenen Kollegen und Mitarbeitern verfügbar machen, die vielleicht in Zukunft für die Konferenzorganisation und andere Veranstaltungen verantwortlich sind.

Schritt 1: Raffen Sie sich auf

Die Tage nach jeder grösseren Business-Veranstaltung sind meist von Erleichterung, hoffentlich Befriedigung, aber auch Erschöpfung geprägt. Sich hinzusetzen und das Event auszuwerten ist oft das Letzte, was dann verlockend erscheint. Tatsächlich aber ist die Nachbereitung von Konferenzen, Kongressen, Messen und Workshops dann am effektivsten, wenn Sie die gemachten Erfahrungen unmittelbar im Anschluss evaluieren.

Idealerweise machen Sie sich bei mehrtägigen Veranstaltungen bereits abends Notizen zu allem, was Ihnen tagsüber aufgefallen ist, besonders gelungen oder verbesserungswürdig erschien. Falls Sie während des Event-Verlaufs Feedback von Teilnehmern bekommen, nehmen Sie dieses sichtbar dankbar an und notieren Sie es sofort unter Nennung des Gesprächspartners.

Schritt 2: Erbitten Sie Kommentare

Dieser Schritt lässt sich schon vorab planen und anlegen. Nach dem Event muss er dann nur noch ausgeführt werden. Erarbeiten Sie einen kurzen (!) Fragebogen, der so wenige Ja- und Nein-Antworten wie möglich zulässt, und versenden Sie ihn an Ihren Eventverteiler. Alternativ können Sie um die Vergabe von Noten bitten, mit der Möglichkeit zusätzlicher, ausführlicherer Kommentare.

Sie können an die Rücksendung komplettierter Surveys auch ein kleines Incentive knüpfen, wie etwa einen speziellen Rabatt auf den Eintritt der Folgeveranstaltung, ein informatives eBook, eine kostenfreie App zu einem Branchenthema oder Einkaufsgutscheine, falls Sie eine eCommerce-Plattform bespielen. Fügen Sie der Grafik des Fragebogens Fotos der Veranstaltung hinzu, das erhöht erfahrungsgemäss die Rücklaufquote.

Setzen Sie möglichst zeitnah eine Feedback-Runde. (Bild: faithie / Shutterstock.com)

Setzen Sie möglichst zeitnah eine Feedback-Runde. (Bild: faithie / Shutterstock.com)





Schritt 3: Setzen Sie möglichst zeitnah eine Feedback-Runde mit Ihrem Orga-Team an

Ihre Mitarbeiter leiden natürlich genau wie Sie unter dem in Schritt 1 beschriebenen Post-Event-Syndrom. Dennoch – laden Sie sie so schnell wie möglich zur Nachlese-Runde ein, um die noch frischen Erinnerungen und Eindrücke abrufen und nutzbar machen zu können. Vergessen Sie auch keinesfalls, Lob und Anerkennung für die geleistete Arbeit auszusprechen. Optimal wird das Meeting in informeller Atmosphäre etwa bei einem Glas Wein abgehalten.




Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, dabei offen Verbesserungsvorschläge zu äussern, und notieren Sie alles unmittelbar (am nächsten Morgen ist die Hälfte vergessen). Sollte ein Treffen unmöglich sein, kann Ihr Team genauso wie Ihre Teilnehmer einen entsprechend vorbereiteten Fragebogen zum Online-Ausfüllen bekommen.

Schritt 4: Danken Sie Ihren Teilnehmern, Gästen und Dienstleistern




Diesen Schritt können Sie in Kombination mit der Bitte um Feedback oder davon abgekoppelt umsetzen. Besonders nachhaltig werden Sie in Erinnerung bleiben, wenn Sie gleichzeitig aufbereitetes Konferenzmaterial in Form von Fotos, Podcasts der Vorträge (Audio und Video) oder Vortragstexten zur Verfügung stellen. Dies kann als downloadbare Datei, als per Zugangscode verfügbarer Content auf dem Eventblog oder, besonders elegant, auf einem eigens gebrandeten und versandten USB-Stick geschehen.

Vergessen Sie auch Ihre Referenten nicht! Gehen Sie hierbei kurz auf die gehaltenen Vorträge ein, etwa indem Sie begeisterte Teilnehmer zitieren oder die Relevanz des Vortrags für den Gesamterfolg hervorheben. Stellen Sie eventuell aufgenommenes Video- oder Audiomaterial zur Verfügung und fragen Sie nach, ob Sie dieses entweder nur für die Teilnehmer oder generell öffentlich machen können – etwa auf Ihrem Blog oder in Ihrer Pressearbeit.

Danken Sie auch der Venue, die den Veranstaltungsort verfügbar gemacht hat, sowie dem Caterer, der Technik und allen Dienstleistungsfirmen, die das Event praktisch möglich werden liessen. Falls diese bewertbare Online-Profile im Internet haben, geben Sie dort zuerst Ihre Bewertung ab und erwähnen Sie dies dann kurz bei der Kontaktaufnahme.

Schritt 5: Versenden Sie eine Presseerklärung

Fassen Sie darin die wichtigsten Informationen zum Event wie etwa die Anzahl der Aussteller und Teilnehmer, wichtige Referenten und Branchenspezialisten etc. zusammen. Ziehen Sie Ihr persönliches Fazit (das natürlich in diesem Fall immer positiv ausfallen sollte). Stellen Sie möglichst viel Bild- und Videomaterial zur Verfügung, von dem Sie einiges an besonders wichtige Medienpartner auch exklusiv vergeben können.




Schritt 6: Erstellen Sie eine detaillierte Analyse




Diese sollte die folgenden Fragen beantworten:

  • Haben Sie Ihre ursprünglichen Veranstaltungsziele erfüllt? Falls nicht, warum nicht?
  • Konnten Sie Ihre Wunschzielgruppe erreichen? Wenn nicht, woran lag es? Oder hat das Thema zu Ihrer Überraschung genauso viele, aber völlig andere Besucher als erwartet angezogen?
  • Konnten Sie Ihr Thema oder Ihr Portfolio klar, unmissverständlich und langlebig kommunizieren?
  • Hat die Logistik des Events funktioniert? Gehen Sie den kompletten Ablauf im Geiste durch und notieren Sie alle verbesserungswürdigen Punkte, sofort ergänzt um die Alternativen, die Ihnen nun im Nachhinein einfallen.
  • Haben Ihre Zulieferer und Dienstleister den versprochenen Service eingehalten? Wenn nicht, dann vermerken Sie, dass eine zukünftige Zusammenarbeit mit diesem Anbieter nicht mehr infrage kommt.

 

Oberstes Bild: © Syda Productions – Shutterstock.com


1 Kommentar


  1. Gäähn – schon wieder Meeting. Meetings und Konferenzen finden die meisten todlangweilig Ein Drittel aller Arbeitnehmer haben bereits erlebt, dass Kollegen während Präsentationen einschlafen. Der Grund: einfallslose und unproduktive Arbeitstreffen. Aber sind bessere Hilfsmittel die Lösung? Lesen sie hier:
    http://ibmexperts.computerwoche.de/social-business/artikel/gaeaeaehn-schon-wieder-meeting

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