Professionelles Gästemanagement für Events
VON Andrea Hauser Geschäftlich
Vorbereitung und Organisation spielen eine entscheidende Rolle. Professionelle Dienstleister haben sich auf diese Services spezialisiert und unterstützen die Veranstalter bei der Vorbereitung, der Einladung und der Durchführung des Events. Am Ende steht die gemeinsame Nachbereitung und die Reflexion der Veranstaltung.
Erstellen Sie detaillierte Ausschreibungsunterlagen
Wenn Sie als Veranstalter auf der Suche nach professioneller Unterstützung für Ihr Event sind, sollten Sie im Rahmen einer Ausschreibung den passenden Anbieter suchen. Stellen Sie anhand einer Liste zusammen, welche Aufgaben vom Gästemanagement übernommen werden sollen, und vergleichen Sie die einzelnen Angebote. Legen Sie im Vorfeld Ihres Events das zur Verfügung stehende Budget fest. Bedenken Sie: Je detaillierter die Angaben des Veranstalters sind, desto genauer fällt das Angebot des Dienstleisters aus! Sprechen Sie besondere Wünsche und Anforderungen direkt an und nehmen Sie sie in den Aufgabenkatalog auf. Experten empfehlen, die Anzahl der Angebote auf drei bis vier zu begrenzen, da der Prozess sonst schnell unüberschaubar und ein Vergleich schwierig wird.
Einsatz professioneller Software erleichtert das Management
Beim professionellen Teilnehmermanagement übernimmt ein Dienstleister die Gestaltung und den Versand der Einladungen. Eine Gästeliste gibt Überblick über die geladenen Gäste, hier werden Zu- und Absagen notiert. Im Fachhandel gibt es spezielle Software, die bei der Pflege der Teilnehmerliste unterstützt. Einige Anbieter haben eigene Tools entwickelt. Reisen Teilnehmer des Events von ausserhalb an, übernimmt das Gästemanagement die Buchung von Hotelzimmern, veranlasst auf Wunsch die Anreise der Gäste und sorgt für den Transfer zur jeweiligen Unterkunft.
Der Service übernimmt zudem das Seating und sorgt dafür, dass jeder Teilnehmer seinen Platz findet. Gemeinsam mit dem Veranstalter wird eine Tischordnung erstellt. Auf Wunsch werden Tickets oder Gäste-IDs für das Event bereitgestellt. Auch hier vereinfachen Software-Lösungen die Verwaltung.
Zu Beginn der Veranstaltung übernimmt das Teilnehmermanagement die Zugangskontrolle und sorgt für die Akkreditierung der Gäste. Ist ein Transfer von der Unterkunft zum Veranstaltungsort erforderlich, wird dies ebenfalls koordiniert. Die Betreuung der Technik vor Ort und die reibungslose Durchführung des Events stehen nun auf dem Programm.
Nachbereitung des Events
Nach Durchführung des Events erfolgt – falls erforderlich – die weitere Kommunikation mit den Teilnehmern. Ein umfassender Report gibt Auskunft über den Erfolg der Veranstaltung, zudem übernimmt das Gästemanagement die Abrechnung mit entsprechender Dokumentation und kümmert sich um die steuerlichen Belange. Auf Wunsch führt der Dienstleister eine Gästebefragung zur Zufriedenheit mit der Veranstaltung durch.
Oberstes Bild: © Sergey and Ekaterina – Shutterstock.com
Mehr zu Andrea Hauser
Aus meinem langjährigen Hobby, dem Schreiben, ist im Jahr 2010 ein echter Job geworden - seitdem arbeite ich als selbständige Texterin. Davor war ich als gelernte Bankkauffrau im klassischen Kreditgeschäft einer Hypothekenbank tätig. Immobilien und Baufinanzierungen zählen noch immer zu meinen Steckenpferden. Angetrieben durch die Lust, Neues zu entdecken, arbeite ich mich gern in unbekannte Themengebiete ein und lasse mich schnell begeistern.
Mit meiner Familie erkunde ich in den Ferien fremde Metropolen oder lasse bei einem Badeurlaub einfach die Seele baumeln. Seit ich klein bin, sind Bücher meine große Leidenschaft, wenn es meine Zeit erlaubt, bin ich immer mit einem guten Buch anzutreffen. Mich fasziniert alles, was mit Kreativität zu tun hat: Von Acrylbildern, über Glasmalerei bis hin zu Loombands habe ich schon vieles ausprobiert.
