Kulturfest – Vereine präsentieren ihre Arbeit

15.07.2014 |  Von  |  Familie, Privat
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Viele Städte und Gemeinden veranstalten Kulturfeste um Vereinen, Künstlern und anderen Gruppen die Möglichkeit zu geben, sich und ihr Unternehmen der Öffentlichkeit zu präsentieren. Die Plattform dient nicht nur dazu, eine neue Zielgruppe zu erschliessen, sondern auch die Zusammenarbeit untereinander zu stärken.

Welche Zielgruppe wollen Sie erreichen?

Bei den ersten Überlegungen steht zunächst die Frage im Vordergrund, welche Zielgruppe mit dem Event angesprochen werden soll: Werden nur verschiedene Vereine aus der Region vorgestellt, oder geht es auch um den Austausch und die Zusammenarbeit verschiedener Kulturen? Als Veranstalter wählen Sie idealerweise ein Motto, das die Ziele des Events veranschaulicht.




Wo und wann wird gefeiert?




Wann und wo soll das Kulturfest gefeiert werden? Achten Sie bei der Terminwahl darauf, dass sich keine Überschneidungen mit anderen Veranstaltungen ergeben. Auch ein Datum in der Ferienzeit ist in der Regel keine gute Wahl. Findet das Event drinnen oder unter freiem Himmel statt? Die Entscheidung für die Wahl einer passenden Location ist nicht zuletzt vom Wetter abhängig – besonders schön ist es, in den Sommermonaten draussen zu feiern. Wählen Sie einen Park oder eine andere öffentliche Location, machen Sie sich Gedanken um die Stromversorgung und die Aufstellung öffentlicher Toiletten. Findet die Veranstaltung in der kälteren Jahreszeit statt, sind Turnhalle oder Gemeindesaal eine gute Wahl. Dabei kommt es auf die Grösse an, kalkulieren Sie im Vorfeld, mit wie vielen Besuchern Sie ungefähr rechnen. Eine gute Erreichbarkeit Ihrer Location und eine angemessene Parkplatzsituation sorgen für mehr Besucher! Ausserdem sollten Sie auf einen barrierefreien Zugang achten.




Die Finanzierung des Kulturfestes

Wie finanzieren Sie das Event? Kümmert sich die Stadt oder die Gemeinde um die Organisation, ist das besonders einfach, denn hier stehen nicht nur qualifizierte Mitarbeiter, sondern in der Regel auch finanzielle Mittel aus dem Stadtsäckel zur Verfügung. Vielleicht gewinnen Sie den Bürgermeister oder eine andere öffentliche Person als Schirmherren für Ihre Veranstaltung. Als privater Organisator müssen Sie sich selbst um die Planung kümmern. Teilen Sie die Kosten auf die teilnehmenden Vereine auf, oder wird ein Eintrittsgeld erhoben, aus dem die Unkosten gedeckt werden? Eventuell gewinnen Sie einen Sponsor, der sich entweder an den Kosten beteiligt oder sich mit Materialien oder Dienstleistungen einbringt. Stellen Sie eine konkrete Budgetplanung auf, die einen umfassenden Überblick über die entstehenden Kosten gibt.

Legen Sie im Vorfeld fest, was mit einem etwaigen Überschuss aus den Einnahmen geschehen soll: Bleibt nach Deckung der Unkosten ein Betrag übrig, könnte dieser unter allen teilnehmenden Institutionen aufgeteilt werden. Eventuell entscheiden Sie sich für eine Spende an eine gemeinnützige Organisation, zu Werbezwecken können Sie dies bereits vorab bekannt machen.

Gemeinsam mit allen Teilnehmern sollten Sie eine Werbestrategie festlegen: Je bekannter Sie das Kulturfest machen, desto mehr Gäste werden Sie erreichen. (Bild: Aaron Amat / Shutterstock.com)

Gemeinsam mit allen Teilnehmern sollten Sie eine Werbestrategie festlegen: Je bekannter Sie das Kulturfest machen, desto mehr Gäste werden Sie erreichen. (Bild: Aaron Amat / Shutterstock.com)

Schlagen Sie die Werbetrommel

Gemeinsam mit allen Teilnehmern sollten Sie eine Werbestrategie festlegen: Je bekannter Sie das Kulturfest machen, desto mehr Gäste werden Sie erreichen. Veröffentlichen Sie Anzeigen in Printmedien, hängen Sie Plakate auf und nutzen Sie die Presseverteiler der teilnehmenden Vereine und Organisationen. Ein Kulturfest ist eine Veranstaltung für alle Altersklassen: Veröffentlichen Sie Einladungen an schwarzen Brettern von Schulen oder Kindergärten – hier werfen viele Eltern sicher einen Blick darauf! Nahezu alle Vereine und Institutionen haben mittlerweile Internetpräsenzen, hier kann ein kurzer Hinweis auf das bevorstehende Event eingepflegt werden.




Experten empfehlen, etwa sechs Wochen vor der Veranstaltung erste Anzeigen in Printmedien zu schalten. Plakate sollten Sie etwa zwei bis drei Wochen vor dem Termin aufhängen. In örtlichen Anzeigeblättern können Sie ein bis zwei Wochen vor dem Event mit einem ausführlichen Artikel über das Kulturfest informieren. Am Tag der Veranstaltung selbst sind Aufrufe in regionalen Radiosendern eine gute Idee.

Der Ablauf des Kulturfestes




Stehen Termin und Location fest, geht es an die Detailplanung: Sind gemeinsame Programmpunkte geplant? Oftmals präsentieren teilnehmende Vereine ihre Leistungen gern auf einer kleinen Bühne. Stellen Sie gemeinsam mit allen Teilnehmer einen Ablauf zusammen und veröffentlichen das Programm vor dem Fest. Damit es später nicht zu Diskussionen kommt, legen Sie die jeweiligen Zeiten vorher genau fest. In diesem Zusammenhang sollten technische Fragen geklärt werden: Benötigen einige Teilnehmer Musik, spezielle Beleuchtung oder andere Effekte? Denken sie daran, die öffentliche Nutzung der Musikstücke mit der SUISA abzuklären. Bestimmen Sie einen Koordinator, der für den technischen Ablauf während der Veranstaltung zuständig ist. Eventuell führt ein Moderator durch das Programm – engagieren Sie einen professionellen Entertainer oder legen fest, wer für die Ansagen zuständig ist.

Benötigen einige Gruppen Umkleideräume? Gerade wenn die Veranstaltung im Freien stattfindet, sollten Sie sich um einen entsprechenden Raum bemühen. Alternativ stellen Sie ein Zelt auf, in dem die Teilnehmer sich umziehen können.

Machen Sie sich Gedanken um die Bewirtung: Werden Speisen und Getränke zentral von einem externen Dienstleister angeboten oder sorgt jeder Verein selbst für die Bewirtung der Gäste? Bei einem Kulturfest mit interkulturellem Charakter ist es besonders schön, wenn jeder Verein typische Speisen seiner Nation anbietet. Legen Sie gemeinsam Preise für die angebotenen Speisen und Getränke fest. Bei Kulturfesten entscheiden sich Veranstalter oftmals für den Verkauf von Wertbons, das erleichtert nicht nur den Bezahlvorgang, sondern auch die spätere Abrechnung.

 

Oberstes Bild: © CHRISTIAN DE ARAUJO – Shutterstock.com

Über Andrea Hauser

Aus meinem langjährigen Hobby, dem Schreiben, ist im Jahr 2010 ein echter Job geworden - seitdem arbeite ich als selbständige Texterin. Davor war ich als gelernte Bankkauffrau im klassischen Kreditgeschäft einer Hypothekenbank tätig. Immobilien und Baufinanzierungen zählen noch immer zu meinen Steckenpferden. Angetrieben durch die Lust, Neues zu entdecken, arbeite ich mich gern in unbekannte Themengebiete ein und lasse mich schnell begeistern.

Mit meiner Familie erkunde ich in den Ferien fremde Metropolen oder lasse bei einem Badeurlaub einfach die Seele baumeln. Seit ich klein bin, sind Bücher meine große Leidenschaft, wenn es meine Zeit erlaubt, bin ich immer mit einem guten Buch anzutreffen. Mich fasziniert alles, was mit Kreativität zu tun hat: Von Acrylbildern, über Glasmalerei bis hin zu Loombands habe ich schon vieles ausprobiert.


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