Eventplanung: Was tun, wenn es Probleme gibt?

Mit „Murphys Gesetz“ kennen wir uns wohl alle zur Genüge aus: Was schiefgehen kann, wird es irgendwann auch tun. Bei grösseren Veranstaltungen erweisen sich solche Pannen allerdings als besonders problematisch – Erfolg und Reputation eines Events hängen nicht nur von spannenden Inhalten, sondern auch von einem reibungslosen Ablauf ab.

Gute Eventplanung bedeutet, auch mögliche negative Zwischenfälle bereits im Vorfeld zu bedenken – ganz ausschliessen lassen sie sich nicht. Vielleicht sind wichtiges Equipment oder ein Redner ausgefallen, vielleicht hat einer Ihrer Servicepartner eine zugesagte Leistung nicht erbracht. Möglicherweise ergeben sich im Programmablauf plötzlich zeitliche Konflikte. Wichtig ist, dass Sie auch in solchen Situationen Ihre Souveränität behalten – eine Lösung für Ihr Problem gibt es auf jeden Fall.

Souveränität ist auch beim Umgang mit Problemen wichtig

Das Problem, mit dem Sie zu kämpfen haben, kennen zunächst sehr wahrscheinlich nur Sie und Ihr Organisations- und Planungsteam. Gut ist, wenn dies auch so bleibt. Bewahren Sie die Ruhe und versuchen Sie, eine alternative Agenda zu entwickeln. Die Chancen stehen oft nicht schlecht, dass Ihre Gäste den fraglichen Zwischenfall nicht einmal bemerken. Wenn die Panne offensichtlich ist, hilft im Gegenzug nichts als Offenheit. Informieren Sie die Besucher Ihres Events sachlich darüber, was geschehen ist. Frustrationen lassen sich hierdurch zwar nicht immer vermeiden, Ihr Publikum wird jedoch Ihre Ehrlichkeit zu schätzen wissen.

Identifizieren Sie die erforderlichen nächsten Schritte

Analysieren Sie, was das Problem verursacht hat, möglicherweise erkennen Sie dabei auch bereits die nächsten Schritte, die nötig sind, damit Ihr Event nicht völlig aus dem Ruder läuft. Nach dem Verursacher der Panne können Sie später suchen – zunächst kommt es darauf an, mit der neuen Situation zurechtzukommen. Wenn möglich, sollten Sie sich dafür Unterstützung holen. Ein kurzes Brainstorming mit Ihrem Team kann im Hinblick auf eine effiziente Lösung Wunder wirken.

Sorgen Sie für Alternativkonzepte und ein gutes Netzwerk

Noch besser ist, wenn Sie im Rahmen Ihrer Eventplanung bereits einen „Plan B“ entwickeln – also versuchen, mögliche Probleme zu antizipieren und Alternativen einzuplanen. Besonders wichtig ist dies für den sicheren Erfolg von grösseren Events, der für die Aussenwirkung Ihrer Organisation oder Ihres Unternehmens wichtig ist. Dies kann bedeuten, dass Sie auch damit rechnen, dass der von Ihnen engagierte renommierte Redner plötzlich verhindert ist und Sie für diesen Fall eine zweite Option in petto haben. Auch ein gutes Netzwerk von Dienstleistern hilft, Schwierigkeiten klein zu halten – Sie sollten wissen, an wen Sie sich notfalls auch kurzfristig wenden können, wenn es Probleme mit technischen Ausstattungen oder bereits georderten Serviceleistungen gibt. Für Outdoor-Events ist eine Alternative für Regentage ein absolutes Muss, da sich das Wetter nun einmal nicht langfristig planen lässt.

 

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