Wie Sie schon bei der Planung eines Events Geld sparen – ohne dass Ihre Gäste es merken

Bei der Planung eines Events hat man es oftmals nicht leicht. Der Kunde gibt ein schmales Budget vor und erwartet dafür nur das Beste vom Besten. Doch wie kann man Gewinn machen, ohne Abstriche bei der Qualität des Events hinnehmen zu müssen?

Es gibt zahlreiche Tricks und Kniffe, wie man die Kosten schlank halten und trotzdem ein einmaliges Event vorbereiten kann. Professionelle Event-Planer achten z. B. bei der Wahl der Location nicht nur auf die Preise, sondern auch auf die Lage. Warum, verraten wir Ihnen hier.

Bei der Location fängt es an

Natürlich möchte man – gerade wenn es um grössere Events geht – mit einer Location aufwarten, die es in sich hat. Doch das hippe Boutique-Hotel mitten im Zentrum der Stadt kostet oftmals ein Vielfaches dessen, was man ausserhalb des Zentrums zahlen würde. Vor der kleinsten Metropole der Welt Genf haben sich einige sehr exklusive Konferenzzentren angesiedelt, die sowohl vom Ambiente als auch von den Preisen her lohnenswert sind.

Solche Veranstaltungsorte liegen oft nicht nur ausserhalb der Stadt, sondern dafür auch in direkter Nähe zu Flughäfen und Bahnhöfen – was die Erreichbarkeit für die Gäste des Events nicht unerheblich vereinfacht, die auf einen Pkw verzichten. Wieso das wichtig zu berücksichtigen ist? Schliesslich wurden im August 2014 weniger Automobile verkauft als im Vorjahr, denn viele Schweizer setzen immer mehr auf öffentliche Verkehrsmittel.

Das passende Buffet für jedes Event

Je nachdem, welche Art von Event man organisiert, verschlingt das Buffet in manchen Fällen buchstäblich das Budget. Umso wichtiger ist es, clever zu planen. Das bedeutet natürlich nicht, dass Sie beim Gala-Dinner ein Komplett-Menü von der nächsten Fast-Food-Filiale um die Ecke servieren sollen – aber der Hauptgang muss auch nicht unbedingt mit Blattgold verziert sein.

Viele Caterer haben den Trend erkannt und bieten relativ günstige Buffets oder All-inclusive-Pakete an. Achten Sie aber darauf, dass die Menge des Essens an die bestätigte Gästeliste angepasst ist und Sie nicht am Ende zu viele Gerichte überhalten, weil weniger Gäste auftauchen als eigentlich geplant. Zahlen Sie nur für das, was Sie auch tatsächlich brauchen!

Angebote einholen, vergleichen, sparen

Gerade bei der Planung eines grösseren Events ist es besonders wichtig, für Catering, Technik und Dekorationen verschiedene Angebote einzuholen. Teilweise differieren diese nämlich in ihren Preisen um bis zu 30 % – bei gleichbleibendem Inhalt! Dekorationen kann man beispielsweise nicht nur im oft überteuerten Party-Artikel-Laden kaufen, sondern für einen Bruchteil der Kosten im Internet bestellen. Da allerdings viele günstigere Anbieter im Ausland sitzen, ist es wichtig, früh genug zu ordern – nicht, dass Sie am Ende ohne die Deko dastehen!

Moderne technische Möglichkeiten nutzen

Sie möchten zu Ihrer Konferenz unbedingt diesen einen Gastredner einladen, aber die Reisekosten liegen ausserhalb Ihres Budgets? Ehrlichkeit kann sich lohnen! Gerade bei Veranstaltungen für den guten Zweck sind manche Redner dazu bereit, die Reisekosten selbst zu übernehmen und nur die Gage für den Auftritt zu verlangen. Die wichtigste Regel bei der Planung: Fragen kostet nichts!

Sollten die Reisekosten für den Gastredner zu hoch sein, gibt es einen weiteren Weg, wie er trotzdem anwesend sein kann: Holen Sie ihn doch per Live-Stream auf die Leinwand! Dank der immer besser werdenden Verbindungen und der rasanten Entwicklungen der Live-Stream-Technik ist es heutzutage ein Kinderspiel, Gastredner einfach einzublenden, so dass die Teilnehmer auch in Echtzeit Fragen stellen können.

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Weniger Papier, mehr Internet

Auch wenn bei manchen Veranstaltungen eine edle Einladung auf kostbarem Büttenpapier einen besonders guten Eindruck machen kann, so schraubt das natürlich auch die Kosten in die Höhe. In Zeiten, in welchen fast jeder Gast über Smartphone, Tablet oder Netbook Zugang zu seinen Mails und Accounts für soziale Netzwerke hat, sollte man das auch nutzen und, soweit es geht, auf Papier und andere Druckprodukte verzichten! Wie man als Unternehmen erfolgreich „zwitschert“ und sein Event auf Twitter, Facebook & Co. bewirbt, ist kein grosses Geheimnis mehr. Aber wussten Sie schon, dass es mittlerweile sog. „Twitterwalls“ gibt, mit welchen Ihre Gäste in Echtzeit Fragen oder Lob senden können? Auch Sie können die Wall nutzen, um die Teilnehmer mit Informationen zu versorgen. Die Programme gibt es kostenlos zum Download – Ihr Budget wird es Ihnen danken.

Holen Sie sich Hilfe bei Universitäten

Studenten in der Schweiz haben ein wesentliches Problem: Sind sie „ausstudiert“, erwartet der Arbeitsmarkt von ihnen, dass sie auch schon zahlreiche Erfahrungen in der Praxis gemacht haben. Machen Sie sich das zunutze und vergeben Sie Praktikumsplätze an Event-Management-Studenten. Auch Grafikdesigner oder Film- und Fotografiestudenten und nicht zu vergessen Marketing-Lehrlinge können Ihnen nicht nur einen Haufen Arbeit für relativ kleines Geld abnehmen, sie bringen auch frische Ideen und Meinungen mit.

Natürlich bedeuten unerfahrene Studenten auch ein wenig mehr Einarbeitungsaufwand für Sie, aber am Ende des Tages überwiegen die positiven Einflüsse und Impulse. Im Gegenzug erwarten die Studenten natürlich einen Nachweis über das Praktikum – und im besten Fall auch eine kleine Entlohnung.

 

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