Online Tools nutzen für Ihr Event

25.02.2014 |  Von  |  Geschäftlich
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Je umfangreicher Ihr Event sein soll, desto grösser ist im Vorfeld zumeist der Aufwand, der betrieben werden muss, um alles – wirklich alles – von Anfang an auf eine solide Basis zu stellen. Natürlich ist es mit einer gewissen Vorlaufzeit mitunter ein Leichtes, das Unterfangen auch in Eigenregie zu stemmen bzw. hierfür nur ein paar zusätzliche Helfer in Anspruch zu nehmen.

Bei Strassenfesten, Stadtfesten, bei einem Tag der offenen Tür oder bei grösseren Gala-Events vermag eine Person oder ein kleines Team indes nur sehr wenig auszurichten. Aus diesem Grund ist es nicht weiter verwunderlich, dass sich Online-Tools mit Blick auf die zielorientierte Konzeptionierung von Events einer kontinuierlich wachsenden Beliebtheit erfreuen.



Online-Tools für jedes Event

Nach dem Leitspruch: „Viele Hände, rasches Ende“, lässt sich eine erfolgsorientierte Veranstaltung – gleich, welcher Art – am besten planen, wenn möglichst viele Helfer zuverlässig mit Rat und Tat zur Seite stehen. Aber selbst wenn im Vorfeld längst festgelegt worden ist, wer welche Aufgabe zu übernehmen hat, so steht man doch erfahrungsgemäss dann und wann vor weiteren Herausforderungen. Wie häufig kommt es zum Beispiel vor, dass etwas vergessen wurde, weil im Rahmen der Organisation lediglich ein winziges Detail übersehen wurde? Angesichts dessen ist guter Rat teuer, und die Nerven aller Beteiligter werden auf diese Weise stark strapaziert. Um diesen leidigen Missständen rechtzeitig vorzubeugen, machen sich immer mehr Veranstalter moderne Online-Tools zu Nutze, mit deren Hilfe es nahezu unmöglich ist, Dinge zu vergessen, zu übersehen oder gar falsch zu planen.

In der Schweiz „erobern“ immer mehr Portale das Netz, in denen Events direkt online geplant werden und selbst Details festgelegt werden. Während es üblicherweise erforderlich ist, vor einem grösseren Event regelmässige Treffen mit den Verantwortlichen des Organisationskomitees zu veranstalten, die ja inklusive An- und Abfahrt an sich recht zeitraubend sein können, bieten besagte Planungsportale entscheidende Vorteile.

So wird eine eigene Internetpräsenz konzipiert, wobei jedes Teammitglied ein Passwort bzw. einen Pin-Code zugewiesen bekommt. Auf diesem Portal können Sie nun für alle Helfer klar ersichtlich festlegen, wer beispielsweise wann wie viele Champagnerflaschen organisiert, wer zu welchem Termin die Einladungen verschickt oder wann mit der Dekoration der Räumlichkeiten begonnen wird. Jeder einzelne Schritt kann beliebig ergänzt und erweitert werden, sodass alle Mitglieder – wo auch immer sich diese gerade befinden – stets einen optimalen Überblick über den aktuellen Planungsstand haben. Wer mag, kann im Zuge dessen sogar Fotos hochladen, damit es auch nach der Veranstaltung möglich ist, beispielsweise den Fortschritt der bereits angefertigten Kostüme zu betrachten oder die Kollegen bei den Vorbereitungen zu „bewundern“. Echte Schnappschüsse, die man sich gerne auch nach längerer Zeit nochmals anschaut.



Innovative Event-Software-Lösungen sind immer unverzichtbarer



Darüber hinaus nimmt im Hinblick auf die systematische Planung von Events moderne webbasierte Software einen immer wichtigeren Stellenwert ein. Diese ist zwar nicht immer sonderlich kostengünstig. Aber mit rund 75 bis 250 Franken monatlich sind zielorientierte Planer durchaus gut beraten. Derartige Eventplanungsprogramme bieten den entscheidenden Vorteil, ganz einfach selbst kompliziert anmutende Veranstaltungen online konzipieren zu können, ohne dafür allzu viele Schritte durchführen zu müssen. Eine einfache Bedienbarkeit ist dabei stets gewährleistet – und das bei höchster Effizienz und absoluter Transparenz.



Im Übrigen ist es diesbezüglich unerheblich, welche Art von Events mit dieser Software geplant werden soll: Vom Kundenevent über Produktpräsentationen bis hin zu Incentives und Workshops sowie vieles mehr lässt sich alles binnen kurzer Zeit umfassend und zielgerichtet erstellen. Gerade aus der Sicht vielbeschäftigter Unternehmer bietet sich dank dieser Software-Programme die Möglichkeit, sich auch weiterhin aufs Wesentliche konzentrieren zu können: auf das Kerngeschäft! Schliesslich spart man mit Blick auf die Planung und Organisation wertvolle Arbeitszeit und profitiert dennoch von einem Höchstmass an Sicherheit und Transparenz.

Mit innovativer Software ist mehr Transparenz garantiert

Besagte Software erklärt sich – je nach Anbieter – fast wie von selbst, und es ist ein Leichtes, Anmeldeseiten selbst zu erstellen und die erforderlichen Berichte und Bestätigungsmails mit nur wenigen Mausklicks einrichten zu können. Diese sind zum Beispiel von besonderer Relevanz, wenn es darum geht, rechtzeitig im Vorfeld die Einladungen zu verschicken. Aber auch nach einem erfolgreich durchgeführten Event lässt einen das Programm nicht „im Regen stehen“, sondern selbst die Nachbereitung wird damit zum Kinderspiel. So ist auf diese Weise schon auf den ersten Blick erkennbar, wie viele Anmeldungen eingegangen sind, welche der geladenen Gästen teilgenommen haben und welche nicht et cetera. Der Verwaltungsapparat kann im Zuge dessen also erheblich eingegrenzt und bei Bedarf auch für die nächste Feierlichkeit abgespeichert werden.

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Mit innovativer Software ist mehr Transparenz garantiert. (Bild: Lupo / pixelio.de)

In jedem Fall ein Highlight ist die Tatsache, dass Sie im Rahmen dieser Online-Planung stets im Dialog mit den übrigen Teilnehmern sein können. Diese und viele andere technische Raffinessen haben die neuen Online-Planungsprogramme zu bieten. Und als sei auch das noch nicht genug, gibt es damit einhergehend auf Wunsch sogar Hightech-Online-Lösungen, die dabei helfen, mögliche Schwachstellen bei der Planung „in Eigenregie“ zu erkennen und im Zuge dessen das gesamte Planungsmanagement zu analysieren. Mit Blick auf die zum Teil recht kostenintensiven Angebote machen derartige Systeme vor allem dann Sinn, wenn Sie in regelmässigen Abständen grössere Events planen. Ihre Gäste werden Ihnen so viel Engagement gewiss danken und auch bei Ihrer nächsten Veranstaltung gerne mit von der Partie sein.



 

Oberstes Bild: © Nmedia – Fotolia.com



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Über Sandra Katemann

Sandra Katemann ist ausgebildete Bürofachwirtin im Personal- und Rechnungswesen, Werbetexterin und Coach und seit 2006 freiberuflich tätig. Sie verfügt über umfassendes Know-how in Sachen Marketing, Personalwesen, Redaktion, Konzeption, Presse- und Textarbeit.



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